nejlepší odpověď
cyklus zadávání veřejných zakázek má řadu kroků nebo součástí;
1: Need Recognition
Firma musí vědět, že potřebuje nový produkt, ať už z interních nebo externích zdrojů. Může se jednat o produkt, který je třeba doobjednat, nebo se může jednat o nový produkt pro společnost.
2: Specifická potřeba
Správný produkt je pro společnost zásadní. Některá průmyslová odvětví mají standardy, které pomáhají určovat specifikace. Čísla dílů pomáhají identifikovat je u některých podniků. Ostatní průmyslová odvětví nemají žádný referenční bod. Společnost si mohla produkt v minulosti objednat. Pokud ne, musí firma určit potřebný produkt pomocí identifikátorů, jako je barva nebo váha.
3: Možnosti získávání zdrojů
Podnik musí určit, kde produkt získá. Společnost může mít seznam schválených dodavatelů. Pokud ne, bude muset podnik vyhledat dodavatele pomocí objednávek nebo prozkoumat řadu dalších zdrojů, jako jsou časopisy, internet nebo obchodní zástupci. Společnost kvalifikuje dodavatele, aby určili nejlepší produkt pro podnikání.
4: Ceny a podmínky
Podnik prošetří všechny relevantní informace, aby určil nejlepší cenu a podmínky pro produkt. To bude záviset na tom, zda společnost potřebuje komodity (snadno dostupné produkty) nebo speciální materiály. Než se podnikne konečné rozhodnutí, obvykle se firma podívá na tři dodavatele.
5: Objednávka nákupu
nákupní objednávka slouží k nákupu materiálů mezi kupujícím a prodávajícím. Specificky definuje cenu, specifikace a podmínky produktu nebo služby a veškeré další povinnosti.
6: Dodání
Objednávka musí být doručena, obvykle faxem, poštou, osobně, e-mailem nebo jinými elektronickými prostředky. Někdy je konkrétní způsob doručení uveden v nákupních dokladech. Příjemce poté potvrdí přijetí nákupní objednávky. Obě strany uchovávají kopii v záznamu.
7: Expedice
Expedice nákupní objednávky řeší včasnost služba nebo dodané materiály. Obzvláště důležité je to v případě zpoždění. Mezi nejčastěji zmiňované problémy patří data platby, dodací lhůty a dokončení práce.
8: Příjem a kontrola nákupů
Jakmile odesílající společnost doručí produkt, příjemce položky přijme nebo odmítne. Přijetí položek zavazuje společnost k jejich úhradě.
9: Schválení a platba faktury
Tři dokumenty se musí shodovat, když faktura požaduje platbu – samotná faktura, přijímací doklad a původní nákupní objednávka. Souhlas s těmito dokumenty poskytuje potvrzení od příjemce i dodavatele. Jakékoli nesrovnalosti musí být vyřešeny dříve, než příjemce zaplatí účet. Platba se obvykle provádí v hotovosti, šekem, bankovními převody, dobropisy nebo jinými typy elektronických převodů.
10: Údržba záznamů
V případě auditů musí společnost vést řádné záznamy. Patří mezi ně záznamy o nákupu k ověření veškerých daňových údajů a nákupní objednávky k potvrzení záručních informací. Záznamy o nákupu odkazují také na budoucí nákupy.
Spravujte své dodavatele
Smlouvy o úrovni služeb dodavatele
Smlouvy o úrovni služeb (SLA) jsou dohody nebo smlouvy s dodavateli, které definují službu musí poskytovat a úroveň služeb, které musí poskytovat. Rovněž stanoví odpovědnosti a priority, se kterými jste vy a dodavatel souhlasili.
SLA jsou smluvní závazky často zakomponovány do právně závazné smlouvy. Mohou být zahrnuty do smlouvy jako jedna nebo více doložek nebo jako celá část. SLA můžete použít v jakékoli dodavatelské smlouvě, kde vám poskytují službu.
Smlouvy o úrovni služeb v dodavatelských řetězcích
Dohoda o úrovni služeb dodavatele by měla obsahovat komplexní popis všech aspektů služeb dodavatele.SLA obvykle stanoví:
- typ poskytované služby
- přijatelné a nepřijatelné úrovně služby
- metriky spojené s služby a výkonnost dodavatele
- časový harmonogram dodávek
- odpovědnosti poskytovatele služeb a zákazníků
- ustanovení o dodržování právních a regulačních předpisů
- pro monitorování a hlášení služby
- platební podmínky
- jak budou spory řešeny
- možná nápravná opatření
- ustanovení o důvěrnosti a zachování mlčenlivosti
- podmínky ukončení
Pokud dodavatelé nesplní dohodnuté úrovně služeb, dohody SLA obvykle poskytují kompenzaci , obvykle ve formě slev na poplatcích za služby.
Každý tým pro zadávání veřejných zakázek by měl měřit bez selhání 11 KPI
Správný klíčový ukazatel výkonu pro veřejné zakázky je relevantní pro vaše obchodní cíle a lze jej snadno sledovat. Zatímco připravujete své první klíčové ukazatele výkonu nákupu, může to být trochu ohromující. Získáním lepšího porozumění jejich účelu byste byli schopni identifikovat KPI, které lépe vyhovují vašim potřebám.
Níže je uvedeno jedenáct KPI pro zadávání zakázek, které by každá organizace měla sledovat:
- Míra souladu
- Míra vad dodavatele
- Přesnost objednávky a fakturace
- Míra nouzových nákupů
- Dodací lhůta dodavatele
- doba cyklu PO
- dostupnost dodavatele
- náklady na fakturu a PO
- útrata za správu (SUM)
- nákup Návratnost investic a výhody
- Cenová konkurenceschopnost
Podle jejich účelu lze tyto klíčové ukazatele výkonu při zadávání veřejných zakázek rozdělit do tří hlavních kategorií: zajištění kvality, zlepšení dodávek a úspory dodávek. Všechny tři kategorie jsou na sobě vzájemně závislé, takže zaměření se pouze na jednu kategorii může poškodit další dvě a snížit udržitelnost procesu.
Odpověď
Hej,
z mého Strategické zakázky na 15 let jsou zde velmi praktickým přístupem, jak denně probíhá nákupní cyklus. Poznámka: toto pokrývá kroky od podpisu požadavku k podpisu smlouvy (protože všechny rezervace faktur faktury a příjmů zboží považuji za víceméně provozní / logistické otázky):
Ilustroval jsem to pro vás ve třech fázích:
- Fáze definice poptávky
- Fáze vyjednávání
- Fáze udělování cen
Zde jednotlivé kroky, kterými procházím já a moje organizace, jsou v tom nejlepším případě:
Fáze I – definice poptávky
- Po prvním kontaktu mezi vlastníkem poptávky a odborníkem na veřejné zakázky obvykle začíná proces objasnění. To zahrnuje několik otázek, například…
… kdo jsou vaši stakeholdeři (management, zákazníci, další jednotky)?
To je docela důležité. Tuto otázku také využívám k zajištění toho, aby po zahájení RfP (Request for Proposal) bylo zadávání veřejných zakázek jediným kontaktním místem pro jakékoli diskuse s prodejci – žádná boční komunikace jako to oslabuje celkovou vyjednávací pozici
… máte představu o potenciálních prodejcích, které byste chtěli zahrnout do poptávky / výběrového řízení?
… jaké jsou hranice od hledisko vlastníků poptávky?
… jaký je časový harmonogram, jaký poslední okamžik potřebujeme podepsanou smlouvu?
a možná nejdůležitější:
… V kostce: Jaký je váš konečný cíl? Co chcete tímto nabídkovým řízením dosáhnout (např. Uvolnit zdroje, přesunout určité téma na další úroveň, najít alternativy atd.)
- Z těchto otázek – ve společném úsilí – vyvíjí se definice poptávky nebo ještě lépe specifikace poptávky (co chceme uzavřít?) Toto je jádro výběrového řízení!
- během této diskuse může dojít k určitým objasněním, která se promění v cyklus zpětné vazby. Zadávání veřejných zakázek zde může skutečně sloužit jako kvalitní brána nejen pro získání srovnatelných nabídek, ale také pomáhá získat jasnost poptávky a lépe plnit konečný cíl vlastníků poptávky (viz výše)
Fáze II – Vyjednávání
- Jakmile je jádro (viz výše) dokončeno, zadávání veřejných zakázek spojuje všechny pracovní postupy (jako jsou právní požadavky, kvalita, IP atd.) a připravuje balíček nabídky. Z mých zkušeností to funguje nejlépe, když je kombinováno s NDA (Non-Disclosure Agreement).
- U větších projektů informuji potenciální dodavatele, aby nejen podepsali NDA, ale také prohlášení, které nám nabídne nejlepší možný návrh a podpis, že se k nám jako zákazníkovi zavázali. Nechal jsem je dokonce podepsat, což má pěkný psychologický vedlejší účinek. To jim navíc pomáhá připravit prodejní tým.
- Jakmile zahájíme výběrové řízení (RfP – Request for Proposal), sdělíme také časovou osu.To je docela důležité, protože se obvykle jedná o neměnný milník. Je to jako „… chcete-li hrát, držte se naší časové osy…“ Pomáhá objasnit věci všem zúčastněným.
- Během výběrového řízení – obvykle poté, co měli dokumenty na týden – děláme relaci otázek a odpovědí, abychom odpověděli na jakoukoli otevřenou otázku, kterou by prodejce mohl mít. Požádáme je, aby před zahájením zasedání zadali otázky, abychom mohli zapojit potenciální malé a střední podniky (experti na předmětovou problematiku).
- Ve velkých nabídkových řízeních obvykle provádíme společné otázky a odpovědi, které mají dvě hlavní výhody:
- 1. optimalizace úsilí: máme 1 schůzku místo několika s každým prodejcem zvlášť
- 2. optimalizace soutěže: máme-li k účasti 3 nebo více prodejců, obvykle vždy existuje jeden z nich, který klade inteligentní otázky a září, což vystavuje ostatní prodejce pod určitým psychickým tlakem, aby také dosahovali nejlepších výsledků
- Jakmile obdržíme nabídky prodejců, které jsme si přečetli, případně se rozdělili do určitých pracovních toků, např. g.
- právní kontroly témat, jako jsou závazky,
- zadávání veřejných zakázek, kontrola reklam
- IT (je-li požadováno), kontrola technických základních kamenů atd.
- na zároveň kontroluji určitá témata v rámci zpětné vazby od dodavatelů, například…
- mají reference? Můžeme mít referenční výzvu?
- odpovídá nám zpětná vazba s potenciálními předchozími nabídkami (z jiných výběrových řízení)?
- Jednání začínají na základě zpětné vazby od hodnocení zúčastněných stran a vlastníků poptávky
- reklamy
- právní témata
- nabízené další možnosti atd.
Jakmile máme vše vyřízeno, zadáme…
Fáze III – Ocenění
- V mé organizaci musí být každé strategické výběrové řízení schváleno naším vrcholovým vedením. Proto je stručně informujeme.
- Z tohoto briefingu mohou vzniknout další doplňkové požadavky a zpětná vazba (to je prostě realita, takže možná budeme muset udělat nějaké přepracování
- Jakmile budou objasněna všechna otevřená témata , podepisujeme smluvní dokumenty
- Ve strategických nabídkových řízeních obvykle máme zadávací schůzku, kde obě strany dokumenty fyzicky podepíší (to opět podporuje závazek prodejců k vysoce výkonnému provedení / dodání)
- Nakonec vypočítáme naše úspory a zadáme je do našich nástrojů pro vytváření přehledů.
Doufám, že to pomůže objasnit vaši otázku.
Dejte mi vědět, pokud potřebujete další informace a rád vytvořím blogový příspěvek na blogu – blogu o zadávání veřejných zakázek , abych jim podrobněji odpověděl.