Nejlepší odpověď
Kvalifikovaní osobní asistenti jsou nenahraditelným aktivem jakékoli výkonné kanceláře.
Dříve byly úkoly a možnosti PA / EA byly omezeny na gatekeeping, správu deníků a základní komunikaci / korespondenci.
V dnešní době se osobní asistenti stávají pravou rukou exekutivy a v některých případech jejich obchodních partnerů.
Podívejme se na seznam dovedností, které mají osobní asistenti dnes ve svých životopisech, a zhodnoťme jejich příspěvek organizaci!
- Správa deníků
- Plánování cestování a Návrh itineráře
- Výzkum a shrnutí informací
- Návrh dokumentů a materiálů
- Správa doručené pošty
- Ukládání a zálohování dat
- Správa kontaktů
- Návrh prezentace
- Trvání minut
- Sledování položky akce
- Koordinace událostí
- Řízení projektu
- Písemná a ústní komunikace jménem th e executive
- Správa životního stylu
- Základní vedení účetnictví
- Správa Office
- Vedení týmu podpory administrátorů
- Úpravy / korektury
- PR & Sítě pro organizaci / šéfa
- Organizace
- Správa času
- Nastavení systémů produktivity pro úsporu času jejich šéfa
Jak vidíte, je to docela působivá sada dovedností, díky nimž je příspěvek k organizaci neocenitelný!
Hlavní dopad má jejich schopnost šetřit čas (tedy peníze) na jejich šéf (zaneprázdněný výkonný ředitel) a pomoci mu / jí s prací dokončit spolupráci s jinými odděleními a sledování akcí.
Zní to jako dobrý důvod najmout si jedno, že?
Odpovědět
Bude to slušná práce, jen pokud s nimi dokážete dobře pracovat a zvládnete jejich špatné dny i normální nudnou práci, když se nic moc neděje.
Musíte být v pořádku, abyste věděli, jak funguje jejich mysl, a reagujte na jejich e-maily atd., jakmile jsou přijaty.
V zásadě jste nejdůvěryhodnější částí týmu této osoby a vše, co děláte při práci s nimi, se na nich odráží.
Důvěřují vám obrovským množstvím osobních údajů, jejich kontaktů, e-mailů, schůzek v denících, telefonních hovorů atd. a musíte si být jisti, že jim to nebudete kazit. Např. Odhalením názvu společnosti, když mluvíte s jeho klientem, nebo pokud se vám zdá, že má aférku nebo něco podobného.
Víte, kde jsou v každém okamžiku jejich pracovního dne, a někdy je nutná diskrétnost.
Také jsem byl požádán, abych koupil dárky pro manželky a zabalil je a tak, vlastně celá kancelář. Mnoho lidí by považovalo tento druh věcí za „pod nimi“ a dělalo by pouze pracovní úkoly, ale pravdou je, že vaším úkolem je pomoci dané osobě a věci se často přelévají z jejich osobního života. To je prostě podstata toho zvířete.
Často mě vyzývali, abych dělal úkoly, které přesahovaly mé kompetence, jako je ruční doručování stovek vánočních dárků po celém Londýně po dobu 2 let, fotografování týmu a design práce.
Také jsem byl vyzván ke koordinaci a poskytnutí zpětné vazby pro investiční roadshow, oslovení společnosti a dokonce i samotných investorů, aby učinili opatření a pokračovali v jednání.
To je zcela nad rámec toho, co by měl mít výkonný asistent podle popisu své práce.
Pár hloupých věcí, které jsem udělal při práci pro vedoucího oddělení investičního bankovnictví, který byl také člen představenstva. Byl to můj šéf, a přestože jsem s ním byl docela v souladu, také jsem se připravil na více než jednu příležitost.
1. Právě jsme dostali zprávu o pravděpodobném sloučení s jinou bankou, a tak mě požádal, abych vytiskl dopisy všem jeho kontaktům, zalepil je do obálek a nechal je připravit k odeslání, jakmile budou zprávy oficiální. Hloupý mě ale pokyny úplně nedostal a dopisy jsem rozeslal poštou.
Pošta již byla shromážděna poštovní službou, takže jsem strávil bezesnou noc starostí a panikou, co se stane s já a ještě důležitější je, kdyby dostali dopisy, ale ke sloučení nedošlo. Byl by to skandál.
2. Přivedl jsem TB na své pracoviště. Dlouhý příběh a napsal jsem o něm další odpovědi. Za účelem vzdělávání lidí a zabránění šíření nemoci byl z místního úřadu přiveden zdravotní návštěvník. V každém případě seděl na setkání s generálním ředitelem a finančním ředitelem jednoho z jeho hlavních klientů. Zaklepal jsem na dveře místa, kde se scházeli, a oznámil jsem mu: „omlouvám se, že přerušuji, ale návštěvník zdraví je tady a schůzka začíná“.
Není nutné říkat, že jakmile jednání ukončí vzal mě do soukromé místnosti a požádal mě, abych mu už nikdy takhle neudělala hanbu.V té době jsem neměl tušení a myslel jsem si, že jsem jen nápomocný, protože je povinné, aby se všichni zúčastnili, ale neuvědomil jsem si, jak špatně to bude znít, a jeho postava byla v podstatě taková, že se samozřejmě nemohl starat méně o TB.