Bedste svar
Indkøbscyklussen har et antal trin eller komponenter;
1: Brug for anerkendelse
Virksomheden skal vide, at den har brug for et nyt produkt, hvad enten det er fra interne eller eksterne kilder. Produktet kan være et, der skal bestilles, eller det kan være en ny vare for virksomheden.
2: Specifikt behov
Det rigtige produkt er afgørende for virksomheden. Nogle industrier har standarder, der hjælper med at bestemme specifikationer. Varenumre hjælper med at identificere disse for nogle virksomheder. Andre industrier har ikke noget referencepunkt. Virksomheden har muligvis bestilt produktet tidligere. Hvis ikke, skal virksomheden specificere det nødvendige produkt ved hjælp af identifikatorer såsom farve eller vægt.
3: Sourcingmuligheder
Virksomheden skal bestemme, hvor produktet skal hentes. Virksomheden har muligvis en godkendt leverandørliste. Hvis ikke, skal virksomheden søge efter en leverandør ved hjælp af indkøbsordrer eller undersøge en række andre kilder såsom magasiner, Internettet eller salgsrepræsentanter. Virksomheden kvalificerer leverandørerne til at bestemme det bedste produkt til virksomheden.
4: Priser og vilkår
Virksomheden vil undersøge alle relevante oplysninger for at bestemme den bedste pris og vilkår for produktet. Dette afhænger af, om virksomheden har brug for varer (let tilgængelige produkter) eller specialiserede materialer. Normalt vil virksomheden undersøge tre leverandører, inden den træffer en endelig beslutning.
5: Indkøbsordre
indkøbsordre bruges til at købe materialer mellem en køber og sælger. Den definerer specifikt pris, specifikationer og vilkår og betingelser for produktet eller tjenesten og eventuelle yderligere forpligtelser.
6: Levering
Indkøbsordren skal leveres, normalt via fax, post, personligt, e-mail eller på anden elektronisk måde. Nogle gange er den specifikke leveringsmetode specificeret i indkøbsdokumenterne. Modtageren bekræfter derefter modtagelsen af indkøbsordren. Begge parter opbevarer en kopi på filen.
7: Fremskyndelse
Ekspedition af indkøbsordren løser rettidigheden af den service eller det leverede materiale. Det bliver især vigtigt, hvis der er forsinkelser. De ofte nævnte problemer inkluderer betalingsdatoer, leveringstider og afslutning af arbejdet.
8: Modtagelse og inspektion af køb
Når det afsendende firma leverer produktet, accepterer eller afviser modtageren varerne. Accept af varerne forpligter virksomheden til at betale for dem.
9: Fakturagodkendelse og betaling
Tre dokumenter skal matche, når en faktura anmoder om betaling – selve fakturaen, det modtagende dokument og den originale indkøbsordre. Aftalen med disse dokumenter giver bekræftelse fra både modtager og leverandør. Eventuelle uoverensstemmelser skal løses, før modtageren betaler regningen. Normalt foretages betalingen i form af kontanter, check, bankoverførsler, kreditbreve eller andre typer elektroniske overførsler.
10: Registreringsvedligeholdelse
I tilfælde af revision skal virksomheden føre ordentlige optegnelser. Disse inkluderer købsoptegnelser for at kontrollere eventuelle skatteoplysninger og indkøbsordrer for at bekræfte garantioplysninger. Indkøbsposter refererer også til fremtidige køb.
Administrer dine leverandører
Serviceniveauaftaler for leverandører
Serviceniveauaftaler (SLAer) er aftaler eller kontrakter med leverandører, der definerer tjenesten de skal levere og serviceniveauet, de skal levere. De beskriver også ansvar og prioriteter, som du og leverandøren er enige om.
SLAer er kontraktmæssige forpligtelser ofte indbygget i en juridisk bindende kontrakt. De kan medtages i kontrakten som en eller flere klausuler eller som en hel sektion. Du kan bruge SLAer i enhver leverandørkontrakt, hvor de giver dig en service.
Serviceniveauaftaler i forsyningskæder
En leveringsserviceniveauaftale skal indeholde en omfattende beskrivelse af alle aspekter af leverandørens service.SLA vil typisk angive:
- den type tjeneste, der skal leveres
- de acceptable og uacceptable serviceniveauer
- de metrics, der er knyttet til leverandørens service og ydeevne
- tidsplanen for levering
- tjenesteudbyders og kunders ansvar
- bestemmelser for overholdelse af juridiske og lovmæssige
- mekanismer til overvågning og rapportering af tjenester
- betalingsbetingelser
- hvordan tvister løses
- mulige korrigerende handlinger
- bestemmelser om fortrolighed og fortrolighed
- opsigelsesbetingelser
Hvis leverandører ikke opfylder aftalte serviceniveauer, giver SLA normalt kompensation , ofte i form af rabatter på serviceafgifter.
11 KPIs hvert indkøbsteam skal måle uden fejl
Det rigtige indkøb KPI er relevant for dine forretningsmål og let at spore. Mens du udarbejder dine første indkøb KPIer, kan det være lidt overvældende. Ved at få en bedre forståelse af deres formål vil du være i stand til at identificere KPIer, der bedre tjener dine behov.
Nedenfor er listet elleve indkøbs-KPIer, som enhver organisation skal holde styr på:
- Overholdelsesgrad
- Leverandørfejlprocent
- PO og faktura nøjagtighed
- Sats for nødkøb
- Leverandørens leveringstid
- PO-cyklustid
- Leverandørtilgængelighed
- Omkostning pr. faktura og PO
- Udgifter under styring (SUM)
- Indkøb ROI og fordele
- Priskonkurrenceevne
Afhængigt af deres formål kan disse indkøb KPIer opdeles i tre hovedkategorier: sikre kvalitet, forbedre levering og leveringsbesparelser. Alle tre kategorier er indbyrdes afhængige, så fokusering på kun en kategori kan skade de to andre og mindske procesens bæredygtighed.
Svar
Hej der,
fra min 15 års strategisk indkøbsexpertise her er en meget praktisk fremgangsmåde, hvordan indkøbscyklussen fungerer dagligt. Bemærk: dette dækker trinene fra efterspørgsel til kontraktunderskrift (da jeg ser alle faktura- og varebevisningsbookinger som mere eller mindre operationelle / logistiske spørgsmål):
Jeg illustrerede det i tre faser for dig:
- Efterspørgselsdefinitionsfase
- Forhandlingsfase
- Tildelingsfase
Her er det enkelte trin går mig og min organisation igennem i bedste fald:
Fase I – Definition af efterspørgsel
- Efter den første kontakt mellem efterspørgselsejeren og indkøbsprofessionellen starter som regel afklaringsprocessen. Dette inkluderer flere spørgsmål, såsom …
… hvem er dine interessenter (ledelse, kunder, andre enheder)?
Dette er ret vigtigt. Jeg bruger også dette spørgsmål for at sikre, at når RfP (Request for Proposal) er startet, skal indkøb være det eneste kontaktpunkt for enhver diskussion med leverandører – ingen sidekommunikation som dette svækker den overordnede forhandlingsposition
… har du en idé om potentielle leverandører, som du gerne vil medtage i efterspørgslen / budet?
… hvad er grænserne fra et efterspørgselsejers synspunkt?
… hvad er tidslinjen, hvad er det seneste punkt, vi har brug for en underskrevet kontrakt?
og måske det vigtigste:
… i en nøddeskal: Hvad er dit endelige mål? Hvad vil du opnå med dette tilbud (f.eks. Frigør ressourcer, flyt et bestemt emne til det næste niveau, find alternativer osv. Osv.)
- Ud af disse spørgsmål – i en fælles indsats – en definition af efterspørgsel eller endnu bedre en kravspecifikation (hvad vil vi indgå kontrakt med?) udvikler sig. Dette er kernen i udbuddet!
- under denne diskussion kan der opstå visse afklaringer, der bliver til en feedbackcyklus. Indkøb kan virkelig fungere som en kvalitetsport her, ikke kun for at få sammenlignelige tilbud, men hjælper også med at få efterspørgselens klarhed og bedre opfylde efterspørgselsejernes endelige mål (se ovenfor)
Fase II – forhandling
- når kernen (se ovenfor) er afsluttet, indkøb sammensætter alle arbejdsstrømmene (såsom juridiske krav, kvalitet, IP osv.) og præper udbudspakken. Fra min erfaring fungerer dette bedst, når det kombineres med en NDA (Non-Disclosure Agreement).
- I større projekter informerer jeg potentielle leverandører om ikke kun at underskrive en NDA, men også en erklæring om at tilbyde os det bedst mulige forslag og en underskrift om, at de er forpligtet til os som kunde. Jeg lod dem endda underskrive dette, hvilket har en dejlig psykologisk bivirkning. Derudover hjælper dette dem med at gøre deres salgsteam klar
- Når vi har startet udbuddet (RfP – Request for Proposal), kommunikerer vi også tidslinjen.Dette er ret vigtigt, fordi dette normalt er en milepæl, der ikke kan ændres. Det er som “… hvis du vil spille, holder du dig til vores tidslinje …” Hjælper med at gøre tingene krystalklare for alle involverede parter.
- Under udbuddet – normalt efter at de havde dokumenterne i en uge – vi foretager en q & en session for at besvare ethvert åbent spørgsmål, som sælgeren måtte have. Vi beder dem om at forelægge spørgsmål inden sessionen, så vi kan involvere potentielle SMVer (Subject Matter Experts).
- I store bud udfører vi normalt en fælles spørgsmål og svar, der har 2 store fordele:
- 1. indsatsoptimering: vi har 1 møde i stedet for flere med hver sælger separat
- 2. konkurrenceoptimering: hvis vi har 3 eller flere leverandører til at deltage, er der normalt altid en af dem, der stiller intelligente spørgsmål og skinner, hvilket sætter andre leverandører under et bestemt psykologisk pres for også at bedst præstere
- Når vi modtager leverandør tilbud, vi læser igennem dem, til sidst opdelt i visse arbejdsgange, f.eks. g.
- juridiske anmeldelser emner som passiver
- indkøb gennemgår reklamer
- IT (om nødvendigt) gennemgår tekniske hjørnesten osv osv.
- På samme tid tjekker jeg visse emner i leverandørernes feedback, såsom …
- har de referencer? Kan vi få et referenceopkald?
- matcher feedbacken med potentielle tidligere tilbud (fra andre bud) til os?
- Forhandlingerne starter baseret på feedback fra evalueringer fra interessenter og efterspørgselsejere
- reklamer
- juridiske emner
- yderligere tilbudte muligheder osv.
Når vi har ryddet alt, går vi ind…
Fase III – Tildeling
- i min organisation skal hvert strategisk udbud godkendes af vores øverste ledelse. Derfor orienterer vi dem.
- Ud af denne briefing kan der opstå nogle yderligere krav og feedback (dette er simpelthen virkeligheden, så vi bliver muligvis nødt til at lave nogle omarbejdninger
- Når alle åbne emner er afklaret , vi underskriver kontraktdokumenterne
- I strategiske udbud har vi normalt et tildelingsmøde, hvor begge parter fysisk underskriver dokumenterne (dette fremmer igen en leverandørers forpligtelse til en højtydende udførelse / levering)
- Endelig beregner vi vores besparelser og indfører dem i vores rapporteringsværktøjer
Jeg håber, dette hjælper med at afklare dit spørgsmål.
Fortæl mig, hvis du har brug for flere oplysninger og jeg opretter gerne et blogindlæg på Blog – Procurement Blog for at besvare dem mere detaljeret.