Bedste svar
Kvalificerede personlige assistenter er uerstattelige aktiver for ethvert ledende kontor.
Tidligere var opgaverne PAer / EAer og kapaciteter var begrænset til gatekeeping, dagbogshåndtering og grundlæggende kommunikation / korrespondance.
I disse dage bliver personlige assistenter direktørens højre hånd og i nogle tilfælde deres forretningspartnere.
Lad os se på listen over færdigheder, som personlige assistenter har på deres CV i disse dage, og evaluere deres bidrag til en organisation!
- Dagbogshåndtering
- Rejseplanlægning & Rejseplanlægning
- Forskning og informationsoversigt
- Design af dokumenter og materialer
- Styring af indbakke
- Arkivering og sikkerhedskopiering af data
- Kontaktadministration
- Præsentationsdesign
- Referat tager
- Opfølgning af handlingspunkt
- Koordinering af begivenheder
- Projektledelse
- Skriftlig og mundtlig kommunikation på vegne af th e executive
- Lifestyle management
- Grundlæggende bogføring
- Office management
- Admin support team-leder
- Redigering / korrekturlæsning
- PR og netværk for organisation / chef
- Organisation
- Tidsstyring
- Indstilling af produktivitetssystemer for at spare tid for deres chef
Som du kan se, er det et ganske imponerende sæt færdigheder, der gør bidraget til organisationen uvurderlig!
Den største indvirkning kommer fra deres evne til at spare tid (deraf penge) for deres chef (travl leder) og hjælpe ham / hende med at få arbejdet udført ved at have kontakt med andre afdelinger og følge op på handlingspunkter.
Det lyder som en god grund til at ansætte en, ikke?
Svar
Det bliver kun et anstændigt job, hvis du kan arbejde godt sammen med dem og kan klare deres dårlige dage såvel som normalt kedeligt humdrum-arbejde, når der ikke sker meget.
Du skal være okay med at kende ind og ud af den måde, deres sind fungerer på, og reagere til deres e-mails osv., så snart de er modtaget.
Dybest set er du den mest betroede del af denne persons team, og alt hvad du gør, mens du arbejder med dem, reflekterer over dem.
De stoler på dig med enorme mængder personlige data, deres kontakter, e-mails, dagbogudnævnelser, telefonopkald osv., og du skal være sikker på, at du ikke kommer til at ødelægge tingene for dem. F.eks. Ved at afsløre et firmanavn, når du taler med en klient, eller hvis du får vind af dem, der har en affære eller noget.
Du ved, hvor de er hvert øjeblik på deres hverdag, og nogle gange kræves diskretion.
Jeg blev også bedt om at købe gaver til hustruer og pakke dem ind og sånt, faktisk af hele kontoret. Mange mennesker ville overveje denne slags ting under dem og ville kun udføre arbejdsrelaterede opgaver, men sandheden er, at dit job er at hjælpe personen, og ofte vil ting smitte over fra deres personlige liv. Det er bare udyrets natur.
Jeg blev ofte opfordret til at udføre opgaver, der var langt ud over mit ansvarsområde, som at levere hundreder af julegaver over hele London i 2 år, fotografere holdet og lave design arbejde.
Jeg blev også opfordret til at koordinere og give feedback til roadshows for investorer, nå ud til virksomheden og endda investorerne selv til at arrangere og følge op på møderne.
Dette er langt ud over, hvad en administrerende assistent skal kræves i henhold til deres jobbeskrivelse.
Et par dumme ting, jeg gjorde, mens jeg arbejdede for en institutleder, der også var et bestyrelsesmedlem. Han var min chef, og selvom jeg var temmelig i tråd med ham, gik jeg også op ved mere end én lejlighed.
1. Vi havde lige fået nyheder om en mulig fusion med en anden bank, så han bad mig om at udskrive breve til alle hans kontakter, holde dem i konvolutter og have dem klar til at sende dem, når nyheden er officiel. Dumme mig fik dog ikke instruktionerne, og jeg sendte brevene ud.
Posten var allerede indsamlet af postvæsenet, så jeg tilbragte en søvnløs nat med at bekymre mig og få panik over, hvad der ville ske med mig og vigtigere ham, hvis de havde fået brevene, men fusionen ikke skete. Det ville være en skandale.
2. Jeg havde bragt TB ind på min arbejdsplads. Lang historie, og jeg har skrevet andre svar om det. For at uddanne folk og forhindre, at sygdommen spredte sig, var der inddraget en sundhedsgæst fra den lokale myndighed. Under alle omstændigheder sad han i et møde med CEO og CFO for en af hans store klienter. Jeg bankede på døren til det sted, hvor de mødtes, og meddelte ham, ked af at afbryde, men sundhedsgæsterne er her, og mødet starter.
Det er overflødigt at sige, at når han først var færdig med mødet, tog mig ind i et privat rum og bad mig om aldrig at gøre ham sådan sådan igen.Jeg havde ingen idé på det tidspunkt og troede, at jeg bare var hjælpsom, da det var obligatorisk for alle at deltage, men jeg var ikke klar over, hvor dårligt det ville lyde, og hans karakter var grundlæggende, at han selvfølgelig ikke kunne have passet mindre om TB.