¿Qué es el ciclo de adquisiciones?

Mejor respuesta

El ciclo de adquisiciones tiene varios pasos o componentes;

1: Necesidad de reconocimiento

La empresa debe saber que necesita un nuevo producto, ya sea de fuentes internas o externas. El producto puede ser uno que necesite ser reordenado o puede ser un artículo nuevo para la empresa.

2: Necesidad específica

El producto adecuado es fundamental para la empresa. Algunas industrias tienen estándares para ayudar a determinar las especificaciones. Los números de pieza ayudan a identificarlos para algunas empresas. Otras industrias no tienen ningún punto de referencia. Es posible que la empresa haya pedido el producto en el pasado. De lo contrario, la empresa debe especificar el producto necesario mediante identificadores como el color o el peso.

3: Opciones de abastecimiento

La empresa necesita determinar dónde obtener el producto. La empresa puede tener una lista de proveedores aprobados. De lo contrario, la empresa deberá buscar un proveedor mediante órdenes de compra o investigar una variedad de otras fuentes, como revistas, Internet o representantes de ventas. La empresa calificará a los proveedores para determinar el mejor producto para la empresa.

4: Precios y condiciones

La empresa investigará toda la información relevante para determinar el mejor precio y los mejores términos para el producto. Esto dependerá de si la empresa necesita productos básicos (productos fácilmente disponibles) o materiales especializados. Por lo general, la empresa buscará tres proveedores antes de tomar una decisión final.

5: Pedido de compra

El La orden de compra se utiliza para comprar materiales entre un comprador y un vendedor. Define específicamente el precio, las especificaciones y los términos y condiciones del producto o servicio y cualquier obligación adicional.

6: Entrega

La orden de compra debe ser entregada, generalmente por fax, correo, personalmente, correo electrónico u otro medio electrónico. A veces, el método de entrega específico se especifica en los documentos de compra. El destinatario luego acusa recibo de la orden de compra. Ambas partes mantienen una copia archivada.

7: Acelerando

La expedición de la orden de compra aborda la puntualidad de el servicio o materiales entregados. Se vuelve especialmente importante si hay retrasos. Los problemas más frecuentes incluyen fechas de pago, tiempos de entrega y finalización del trabajo.

8: Recepción e inspección de compras

Una vez que la empresa de envío entrega el producto, el destinatario acepta o rechaza los artículos. La aceptación de los artículos obliga a la empresa a pagarlos.

9: Aprobación y pago de la factura

Tres documentos debe coincidir cuando una factura solicita el pago: la propia factura, el documento de recepción y la orden de compra original. El acuerdo de estos documentos proporciona la confirmación tanto del receptor como del proveedor. Cualquier discrepancia debe resolverse antes de que el destinatario pague la factura. Por lo general, el pago se realiza en efectivo, cheque, transferencias bancarias, cartas de crédito u otros tipos de transferencias electrónicas.

10: Mantenimiento de registros

En el caso de auditorías, la empresa debe mantener registros adecuados. Estos incluyen registros de compra para verificar cualquier información fiscal y órdenes de compra para confirmar la información de garantía. Los registros de compra también hacen referencia a compras futuras.

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Acuerdos de nivel de servicio de proveedores

Acuerdos de nivel de servicio (SLA) son acuerdos o contratos con proveedores que definen el servicio que deben brindar y el nivel de servicio que deben brindar. También establecen responsabilidades y prioridades que usted y el proveedor acordaron.

Los SLA son obligaciones contractuales a menudo incorporadas en un contrato legalmente vinculante. Pueden incluirse en el contrato como una o más cláusulas, o como una sección completa. Puede utilizar SLA en cualquier contrato de proveedor en el que le brinden un servicio.

Acuerdos de nivel de servicio en cadenas de suministro

Un acuerdo de nivel de servicio del proveedor debe proporcionar una descripción completa de todos los aspectos del servicio del proveedor.Por lo general, el SLA establecerá:

• el tipo de servicio que se proporcionará
• los niveles aceptables e inaceptables de servicio
• las métricas asociadas con el servicio y el desempeño del proveedor
• el cronograma de entrega
• responsabilidades del proveedor de servicios y del cliente
• disposiciones para el cumplimiento legal y regulatorio
• mecanismos para monitorear y reportar el servicio
• condiciones de pago
• cómo se resolverán las disputas
• posibles acciones correctivas
• disposiciones de confidencialidad y no divulgación
• condiciones de rescisión

Si los proveedores no cumplen con los niveles de servicio acordados, los SLA suelen proporcionar una compensación , comúnmente en forma de reembolsos en los cargos por servicio.

11 KPI que todo equipo de adquisiciones debe medir sin falta

El KPI de adquisiciones correcto es relevante para sus objetivos comerciales y fácil de rastrear. Mientras redacta sus primeros KPI de adquisiciones, puede resultar un poco abrumador. Al obtener una mejor comprensión de su propósito, podrá identificar los KPI que mejor se adapten a sus necesidades.

A continuación se enumeran once KPI de adquisiciones que toda organización debe controlar:

• Tasa de cumplimiento
• Tasa de defectos del proveedor
• Precisión de la orden de compra y la factura
• Tasa de compras de emergencia
• Plazo de entrega del proveedor
• Tiempo del ciclo de la orden de compra
• Disponibilidad del proveedor
• Costo por factura y orden de compra
• Gasto bajo administración (SUM)
• Adquisiciones ROI y beneficios
• Competitividad de precios

Dependiendo de su propósito, estos KPI de adquisiciones se pueden dividir en tres categorías principales: garantizar la calidad, mejorar la entrega y ahorrar en la entrega. Las tres categorías son interdependientes, por lo que centrarse en una sola categoría podría dañar las otras dos y disminuir la sostenibilidad del proceso.

Respuesta

Hola,

de mi 15 años de experiencia en adquisiciones estratégicas aquí hay un enfoque muy práctico, cómo funciona el ciclo de adquisiciones a diario. Tenga en cuenta: esto cubre los pasos desde la solicitud hasta la firma del contrato (ya que veo todas las reservas de facturas y recibos de mercancías como preguntas más o menos operativas / logísticas):

Lo ilustré en tres fases para usted:

1. Fase de definición de la demanda
2. Fase de negociación
3. Fase de adjudicación

Aquí están los pasos individuales por los que mi organización y yo estamos pasando en el mejor de los casos:

Fase I – Definición de demanda

• Después del primer contacto entre el propietario de la demanda y el profesional de adquisiciones, generalmente comienza el proceso de aclaración. Esto incluye varias preguntas, como…

… ¿quiénes son sus partes interesadas (administración, clientes, otras unidades)?

Esto es muy importante. También utilizo esta pregunta para asegurarme de que, una vez que se inicie la RfP (Solicitud de propuesta), la adquisición debe ser el único punto de contacto para cualquier discusión con los proveedores – sin comunicación lateral como esto debilita la posición de negociación general

… ¿tiene una idea sobre los proveedores potenciales que le gustaría incluir en la demanda / licitación?

… ¿cuáles son los límites de un punto de vista de los propietarios de la demanda?

… ¿cuál es la línea de tiempo, cuál es el último punto en el que necesitamos un contrato firmado?

y tal vez el más importante:

… En pocas palabras: ¿Cuál es su objetivo final? ¿Qué quiere lograr con esta licitación (por ejemplo, liberar recursos, mover un tema determinado al siguiente nivel, encontrar alternativas, etc.)?

• De estas preguntas, en un esfuerzo conjunto, un La definición de la demanda o, mejor aún, una especificación de la demanda (¿qué queremos contratar?) evoluciona. ¡Este es el núcleo de la licitación!
• Durante esta discusión, pueden ocurrir ciertas aclaraciones que se convierten en un ciclo de retroalimentación. Las adquisiciones realmente pueden actuar como una puerta de entrada de calidad aquí no solo para obtener cotizaciones comparables, sino que también ayudan a obtener claridad de la demanda y cumplir mejor con el objetivo final de los propietarios de la demanda (ver arriba)

Fase II – Negociación

• Una vez que se finaliza el núcleo (ver más arriba), las adquisiciones reúnen todos los flujos de trabajo (como requisitos legales, calidad, PI etc.) y prepara el paquete tierno. Desde mi experiencia, esto funciona mejor cuando se combina con un NDA (Acuerdo de no divulgación).
• En proyectos más grandes, les informo a los proveedores potenciales que no solo firmen un NDA, sino también una declaración para ofrecernos la mejor propuesta posible. y una firma de su compromiso con nosotros como cliente. Incluso les dejo firmar esto, lo que tiene un efecto secundario psicológico agradable. Además, esto les ayuda a preparar a su equipo de ventas.
• Una vez que hemos iniciado la licitación (RfP – Request for Proposal), también comunicamos el cronograma.Esto es muy importante porque generalmente es un hito invariable. Es como «… si quieres jugar, te apegas a nuestra línea de tiempo …» Ayuda a dejar las cosas muy claras para todas las partes involucradas.
• Durante la licitación, generalmente después de tener los documentos durante una semana, hacemos una sesión de preguntas y respuestas para responder cualquier pregunta abierta que pueda tener el proveedor. Les pedimos que envíen preguntas antes de la sesión para que podamos involucrar a las PYME potenciales (expertos en la materia).
• En las grandes licitaciones, generalmente hacemos una sesión de preguntas y respuestas conjuntas que tiene 2 ventajas principales:
• 1. optimización del esfuerzo: tenemos 1 reunión en lugar de varias con cada proveedor por separado
• 2. Optimización de la competencia: si tenemos 3 o más proveedores para participar, generalmente siempre hay uno de ellos que hace preguntas inteligentes y brilla, lo que pone a otros proveedores bajo cierta presión psicológica para que también rindan mejor
• Una vez que recibimos la las ofertas de los proveedores las leemos y eventualmente las dividimos en ciertos flujos de trabajo, e. g.
• aspectos legales revisa temas como responsabilidades
• adquisiciones revisa comerciales
• TI (si es necesario) revisa los pilares técnicos, etc.
• En el Al mismo tiempo, verifico ciertos temas dentro de los comentarios de los proveedores, como…
• ¿Tienen referencias? ¿Podemos tener una llamada de referencia?
• ¿Los comentarios coinciden con posibles ofertas anteriores (de otras licitaciones) para nosotros?
• Las negociaciones comienzan en función de los comentarios de las evaluaciones de las partes interesadas y los propietarios de la demanda
• comerciales
• temas legales
• opciones adicionales ofrecidas, etc.

Una vez que tenemos todo despejado, ingresamos…

Fase III – Adjudicación

• En mi organización, cada licitación estratégica debe ser aprobada por nuestra alta dirección. Por lo tanto, les informamos.
• De este resumen pueden surgir algunos requisitos adicionales y comentarios (esto simplemente es la realidad, por lo que es posible que tengamos que hacer algunos trabajos de revisión
• Una vez que se aclaren todos los temas abiertos , firmamos los documentos del contrato
• En las licitaciones estratégicas, generalmente tenemos una reunión de adjudicación, donde ambas partes firman físicamente los documentos (esto nuevamente fomenta el compromiso de los proveedores hacia una ejecución / entrega de alto desempeño)
• Finalmente calculamos nuestros ahorros y los ingresamos en nuestras herramientas de informes

Espero que esto ayude a aclarar su pregunta.

Avíseme si necesita más información. y estaré encantado de crear una publicación de blog en Blog: el blog de adquisiciones para responderlas con más detalle.