La mejor respuesta
Los asistentes personales calificados son activos insustituibles para cualquier oficina ejecutiva.
Anteriormente, las tareas y las capacidades de las PA / EA se limitaban al control de acceso, la gestión del diario y la comunicación / correspondencia básica.
En estos días, los Asistentes personales se convierten en la mano derecha del Ejecutivo y, en algunos casos, en sus Socios comerciales.
¡Veamos la lista de habilidades que los asistentes personales tienen en sus CV en estos días y evaluemos su contribución a una organización!
- Gestión de diarios
- Planificación de viajes y Diseño de itinerario
- Resumen de investigación e información
- Diseño de documentos y materiales
- Gestión de la bandeja de entrada
- Archivo y copia de seguridad de datos
- Gestión de contactos
- Diseño de presentación
- Toma de actas
- Seguimiento de elementos de acción
- Coordinación de eventos
- Gestión de proyectos
- Comunicación escrita y verbal en nombre del e ejecutivo
- Gestión del estilo de vida
- Contabilidad básica
- Gestión de la oficina
- Líder del equipo de apoyo administrativo
- Edición / corrección de pruebas
- Relaciones públicas y redes para la organización / jefe
- Organización
- Gestión del tiempo
- Establecer sistemas de productividad para ahorrar tiempo a su jefe
¡Como puede ver, es un conjunto de habilidades bastante impresionante que hace que la contribución a la organización sea invaluable!
El mayor impacto proviene de su capacidad para ahorrar tiempo (por lo tanto, dinero) para su jefe (Ejecutivo ocupado) y ayúdelo a hacer su trabajo al comunicarse con otros departamentos y hacer un seguimiento de los elementos de acción.
Suena como una buena razón para contratar uno, ¿verdad?
Respuesta
Solo va a ser un trabajo decente si puedes trabajar bien con ellos y puedes sobrellevar sus días malos, así como el trabajo aburrido y aburrido cuando no ocurre mucho.
Tienes que estar de acuerdo con conocer los entresijos de la forma en que funciona su mente y responder a sus correos electrónicos, etc., tan pronto como se reciben.
Básicamente, usted es la parte más confiable del equipo de esta persona, y todo lo que hace mientras trabaja con ellos se refleja en ellos.
Te están confiando grandes cantidades de datos personales, sus contactos, correos electrónicos, citas del diario, llamadas telefónicas, etc. y debes asegurarte de que no les vas a estropear las cosas. Por ejemplo, revelando el nombre de una empresa cuando habla con un cliente suyo, o si se entera de que tiene una aventura o algo así.
Usted sabe dónde está en cada momento de su jornada laboral y, a veces, se requiere discreción.
De hecho, toda la oficina me pidió que comprara regalos para las esposas y los envolviera y demás. Mucha gente consideraría este tipo de cosas «por debajo de ellos» y solo haría tareas relacionadas con el trabajo, pero la verdad es que su trabajo es ayudar a la persona y, con frecuencia, las cosas se derramarán de sus vidas personales. Esa es la naturaleza de la bestia.
A menudo me llamaban para realizar tareas que estaban mucho más allá de mi competencia, como entregar cientos de regalos de Navidad en Londres a mano durante 2 años consecutivos, fotografiar al equipo y diseñar trabajar.
También me pidieron que coordinara y proporcionara comentarios para los roadshows de inversores, y me comuniqué con la empresa e incluso con los inversores para hacer los arreglos y dar seguimiento a las reuniones.
Esto va mucho más allá de lo que se debería exigir a un asistente ejecutivo de acuerdo con la descripción de su trabajo.
Un par de cosas estúpidas que hice mientras trabajaba para un jefe de departamento de banca de inversión que también estaba un miembro de la junta. Él era mi jefe y, aunque estaba bastante en sintonía con él, también me ### me enfadé en más de una ocasión.
1. Acabábamos de recibir noticias de una probable fusión con otro banco, así que me pidió que imprimiera cartas a todos sus contactos, las metiera en sobres y las tuviera listas para enviar una vez que la noticia fuera oficial. Estúpido yo, sin embargo, no entendí bien las instrucciones y envié las cartas.
El correo ya había sido recogido por el servicio postal, así que pasé una noche sin dormir preocupándome y en pánico por lo que sucedería con yo y, lo que es más importante, él si hubieran recibido las cartas pero la fusión no se produjo. Sería un escándalo.
2. Había traído la tuberculosis a mi lugar de trabajo. Larga historia y he escrito otras respuestas al respecto. Para educar a la gente y prevenir la propagación de la enfermedad, se trajo un visitador sanitario de la autoridad local. De todos modos, estaba sentado en una reunión con el CEO y CFO de uno de sus principales clientes. Llamé a la puerta del lugar donde se estaban reuniendo y le anuncié: Lamento interrumpir, pero el visitador de salud está aquí y la reunión está comenzando.
No hace falta decir que, una vez que terminó con la reunión, me llevó a una habitación privada y me pidió que nunca más lo avergonzara de esa manera.No tenía idea en ese momento y pensé que solo estaba siendo útil, ya que era obligatorio que todos asistieran, pero no me di cuenta de lo mal que sonaría, y su carácter básicamente es que, por supuesto, no podría importarle menos. sobre la tuberculosis.