Paras vastaus
Ajattele peruskirjaa reseptin yläosana: se tiivistää tarvittavat ainesosat (ihmiset ja muut resurssit), odotettu aika ja toivotut tulokset. (Vuokrasopimus sisältää yleensä myös odotetut kustannukset ja hyödyt.) Vuokraamo on viestintälaite, jonka tarkoituksena on (yleensä) saada hyväksyntä sopivalla tasolla käyttämään aikaa varsinaisen suunnitelman tekemiseen.
Nyt itse suunnitelmaa voidaan pitää reseptinä. Kuinka ainesosat yhdistetään yksityiskohtaisesti? Missä järjestyksessä? Kuinka pitkään? Entä jos jokin menee pieleen? Jne. Eri pääministerit tekevät tämän eri tavalla, mutta hyvä suunnitelma on kattava, joustava ja riittävän tarkka, jotta tiimi voi viitata siihen tai että toinen pääministeri voi ottaa tehtävän vastaan. Hyvän suunnitelman laatiminen vie aikaa ja resursseja, ja sen kirjoittava pääministeri tietää, että siinä olevilla tarinoilla voi olla yllätyksiä. Suunnitelma on viestintälaite, joka antaa ohjeita tiimille.
Vastaus
Koska tämä liittyy terminologian käyttöön ja kukin organisaatio voi keksiä omat nimensä samoille asioille, paras tapa olisi tarkistaa vastaus organisaatiosta, jossa olet nähnyt nämä otsikot. Kokemukseni perusteella sanoisin, että:
- Projektin peruskirja on asiakirja, jota tarvitaan projektin valtuuttamiseen organisaation sisällä ja organisaation sisäisen hallinnan antamiseen. Se voi sisältää joitain organisaatiokohtaisia nimiä ja yksityiskohtia. (Esim. ”tiedämme mitä ja miten haluamme tehdä, antakaamme ”sen kirjallisesti ja hyväksyisimme sitten virallisesti”)
- Hanke-ehdotus on asiakirja , jonka yleensä valmistelee ulkopuolinen yritys ja joka toimitetaan ehdotuksena hankkeen toteuttamiseksi yritykselle, joka saattaa hyötyä projektin tuloksista ja joutuu maksamaan niistä. Tätä asiakirjaa tarvitaan vastaanottajayritys sallimaan ulkopuolisen yrityksen ehdottamat palvelut. (Esim. ”Näin ehdotamme ongelmasi ratkaisua, ja tässä ovat ehdot”). Hyvä käytäntö olisi luoda sisäinen hankesopimus tämän hyväksynnän jälkeen, vaikka se olisi melkein täydellinen kopio hanke-ehdotuksesta.
Olen myös kuullut, että jotkut yritykset käyttävät sisäistä projektia ehdotukset, joissa eri osastot toimittavat hanke-ehdotukset ylimmälle johdolle hyväksyttäväksi. Joten ero ei ole pikemminkin ulkoisessa-sisäisessä ulottuvuudessa, vaan ehdotuksessa / päätöksessä. Toisin sanoen, hanke-ehdotuksessa ehdotetaan jotain tekemistä, kun taas projektin peruskirja on jonkinlainen tilaus, joka käynnistää projektin, jos se allekirjoitetaan.