Paras vastaus
Hankintasyklillä on useita vaiheita tai komponentteja;
1: Tarvitsetko tunnustusta
Yrityksen on tiedettävä tarvitsevansa uutta tuotetta, joko sisäisistä tai ulkoisista lähteistä. Tuote voi olla tilattava uudelleen, tai se voi olla uusi tuote yritykselle.
2: Erityistarve
Oikea tuote on yrityksen kannalta kriittinen. Joillakin toimialoilla on standardeja, jotka auttavat määrittelemään tekniset tiedot. Osanumerot auttavat tunnistamaan nämä joillekin yrityksille. Muilla toimialoilla ei ole vertailukohtaa. Yritys on saattanut tilata tuotteen aiemmin. Jos ei, yrityksen on määritettävä tarvittava tuote tunnistimilla, kuten väri tai paino.
3: Hankintavaihtoehdot
Yrityksen on määritettävä, mistä tuote hankitaan. Yrityksellä voi olla hyväksytty toimittajaluettelo. Jos ei, yrityksen on etsittävä toimittaja ostotilausten avulla tai tutkittava useita muita lähteitä, kuten aikakauslehtiä, Internetiä tai myyntiedustajia. Yritys arvioi toimittajat määrittelemään yritykselle parhaan tuotteen.
4: Hinnoittelu ja ehdot
Yritys tutkii kaikki asiaankuuluvat tiedot parhaan tuotteen hinnan ja ehtojen määrittämiseksi. Tämä riippuu siitä, tarvitseeko yritys hyödykkeitä (helposti saatavissa olevat tuotteet) vai erikoistuneita materiaaleja. Yleensä yritys tutkii kolme toimittajaa ennen lopullisen päätöksen tekemistä.
5: Ostotilaukset
ostotilausta käytetään materiaalien ostamiseen ostajan ja myyjän välillä. Siinä määritellään nimenomaisesti tuotteen tai palvelun hinta, tekniset tiedot ja ehdot sekä mahdolliset lisävelvoitteet.
6: Toimitus
Ostotilaus on toimitettava yleensä faksilla, postitse, henkilökohtaisesti, sähköpostitse tai muulla sähköisellä tavalla. Joskus erityinen toimitustapa määritetään ostoasiakirjoissa. Sitten vastaanottaja kuittaa ostotilauksen vastaanottamisen. Molemmat osapuolet pitävät kopiota tiedostossa.
7: Nopeuttaminen
Ostotilauksen nopeuttaminen korjaa toimitettu palvelu tai materiaalit. Se tulee erityisen tärkeäksi, jos viivästyksiä esiintyy. Useimmin havaittuja asioita ovat maksupäivät, toimitusajat ja työn valmistuminen.
8: Ostojen vastaanotto ja tarkastus
Kun lähettävä yritys toimittaa tuotteen, vastaanottaja hyväksyy tai hylkää tuotteet. Kohteiden hyväksyminen velvoittaa yrityksen maksamaan niistä.
9: Laskun hyväksyminen ja maksaminen
Kolme asiakirjaa on vastattava, kun lasku vaatii maksua – itse lasku, vastaanottava asiakirja ja alkuperäinen ostotilaus. Näiden asiakirjojen sopimus antaa vahvistuksen sekä vastaanottajalle että toimittajalle. Mahdolliset ristiriidat on ratkaistava ennen kuin vastaanottaja maksaa laskun. Yleensä maksu suoritetaan käteisellä, sekillä, pankkisiirrolla, luottokirjeillä tai muilla sähköisillä siirroilla.
10: tietueiden ylläpito
Tarkastusten yhteydessä yrityksen on pidettävä asianmukaista kirjanpitoa. Näihin sisältyvät ostotiedot verotietojen tarkistamiseksi ja ostotilaukset takuutietojen vahvistamiseksi. Ostotietueet viittaavat myös tuleviin ostoksiin.
Hallinnoi toimittajiasi
Toimittajan palvelutasosopimukset
Palvelutasosopimukset ovat sopimuksia tai sopimuksia toimittajien kanssa, jotka määrittelevät palvelun heidän on tarjottava ja tarjoamansa palvelun taso. Ne määrittelevät myös vastuut ja prioriteetit, jotka sinä ja tavarantoimittaja suostuit. Ne voidaan sisällyttää sopimukseen yhtenä tai useampana lausekkeena tai yhtenä kokonaisuutena. Voit käyttää palvelutasosopimuksia missä tahansa toimittajasopimuksessa, jossa ne tarjoavat sinulle palvelun.
Palvelutasosopimukset toimitusketjuissa
Toimittajan palvelutasosopimuksessa tulisi olla kattava kuvaus toimittajan palvelun kaikista näkökohdista.Tyypillisesti palvelutasosopimuksessa esitetään:
- tarjottavan palvelun tyyppi
- hyväksyttävä ja ei-hyväksyttävä palvelutaso
- siihen liittyvät mittarit toimittajan palvelu ja suorituskyky
- toimitusaikataulu
- palveluntarjoajan ja asiakkaan vastuut
- säännökset lakien ja säädösten noudattamisesta
- palvelun seurannasta ja raportoinnista
- maksuehdot
- miten riidat ratkaistaan
- mahdolliset korjaavat toimet
- luottamuksellisuutta ja salassapitoa koskevat säännökset
- irtisanomisehdot
Jos toimittajat eivät täytä sovittuja palvelutasoja, palvelutasosopimuksissa määrätään yleensä korvauksesta span >, yleisesti palvelumaksujen alennusten muodossa.
11 KPI: n jokaisen hankintaryhmän tulisi mitata epäonnistumatta
Oikea hankinnan KPI on tärkeä liiketoimintatavoitteidesi kannalta ja helppo seurata. Kun laadit ensimmäisiä hankintasi KPI-arvoja, se voi olla hieman ylivoimainen. Kun ymmärrät paremmin niiden tarkoitusta, pystyt tunnistamaan KPI: t, jotka palvelevat paremmin tarpeitasi.
Alla on lueteltu yksitoista hankinnan KPI: tä, joita jokaisen organisaation tulisi seurata:
- Vaatimustenmukaisuusaste
- Toimittajavirheiden määrä
- Tilausten ja laskujen tarkkuus
- Hätäostojen määrä
- Toimittajan toimitusaika
- Tilauksen kesto
- Toimittajan saatavuus
- Kustannus laskua ja myyntiä kohden
- Kulutus hallinnassa (SUM)
- Hankinta Sijoitetun pääoman tuottoprosentti ja edut
- Hintakilpailukyky
Tarkoituksesta riippuen nämä hankinnan KPI: t voidaan jakaa kolmeen pääryhmään: laadun varmistaminen, toimitusten parantaminen ja toimitussäästöt. Kaikki kolme luokkaa ovat toisistaan riippuvaisia, joten keskittyminen vain yhteen luokkaan voi vahingoittaa kahta muuta ja heikentää prosessin kestävyyttä.
Vastaa
Hei,
minun 15-vuotiaiden strateginen hankintaosaaminen on tässä erittäin käytännöllinen lähestymistapa siihen, miten hankintasykli toimii päivittäin. Huomaa: tämä kattaa vaiheet vaatimuksesta sopimuksen allekirjoittamiseen (koska näen kaikki lasku- ja tavarakuittivaraukset enemmän tai vähemmän operatiivisina / logistisina kysymyksinä):
Kuvasin sen sinulle kolmessa vaiheessa:
- Kysynnän määrittelyvaihe
- Neuvotteluvaihe
- Myöntämisvaihe
Tässä ovat yksittäiset vaiheet minä ja organisaationi käyvät parhaimmillaan:
Vaihe I – Kysynnän määrittely
- Selvitysprosessi alkaa yleensä kysynnän omistajan ja hankinta-asiantuntijan ensimmäisen yhteydenoton jälkeen. Tähän kuuluu useita kysymyksiä, kuten…
… ketkä ovat sidosryhmiäsi (johto, asiakkaat, muut yksiköt)?
Tämä on melko tärkeää. Käytän tätä kysymystä myös varmistaakseni, että kun tarjouspyyntö (RfP) on aloitettu, hankintojen tulisi olla ainoa yhteyspiste toimittajien kanssa käytävissä keskusteluissa – ei sivuviestintää tämä heikentää neuvotteluasemaa.
… Onko sinulla ajatusta mahdollisista myyjistä, jotka haluaisit sisällyttää kysyntään / tarjoukseen?
… kysynnän omistajien näkökulma?
… mikä on aikalinja, mikä on viimeisin kohta, johon tarvitsemme allekirjoitetun sopimuksen?
ja ehkä tärkein:
… pähkinänkuoressa: Mikä on lopullinen tavoitteesi? Mitä haluat saavuttaa tällä tarjouskilpailulla (esim. Vapauta resursseja, siirrä tietty aihe seuraavalle tasolle, etsi vaihtoehtoja jne.)
- Näistä kysymyksistä – yhdessä ponnistellen – kysynnän määrittely tai vielä parempi kysyntäspesifikaatio (mitä haluamme sopia?) kehittyy. Tämä on tarjouksen ydin!
- Tämän keskustelun aikana voi tapahtua tiettyjä selvennyksiä, jotka muuttuvat palautejaksoksi. Hankinnat voivat todella toimia laatuporttina paitsi vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi, myös auttaakseen saamaan kysynnän selkeyttä ja täyttämään paremmin kysynnän omistajien lopullisen tavoitteen (katso yllä)
Vaihe II – Neuvottelut
- kun ydin (katso yllä) on saatu päätökseen, hankinnoissa kootaan kaikki työnkulut (kuten lakivaatimukset, laatu, IP jne.) ja valmistelee tarjouspaketin. Kokemukseni mukaan tämä toimii parhaiten, kun se yhdistetään NDA: han (salassapitosopimus).
- Suuremmissa projekteissa kehotan potentiaalisia toimittajia paitsi allekirjoittamaan NDA: n myös lausunnon, joka tarjoaa meille parhaan mahdollisen ehdotuksen. ja allekirjoitus siitä, että he ovat sitoutuneet meihin asiakkaana. Annoin heidän jopa allekirjoittaa tämän, jolla on mukava psykologinen sivuvaikutus. Lisäksi tämä auttaa heitä saamaan myyntitiiminsä valmiiksi
- Kun olemme käynnistäneet tarjouskilpailun (RfP – Request for Ehdotus), ilmoitamme myös aikajanasta.Tämä on melko tärkeää, koska tämä on yleensä muuttumaton virstanpylväs. Se on kuin ”… jos haluat pelata, pidät kiinni aikajanastamme …” Auttaa tekemään asioista kristallinkirkkaat kaikille osapuolille.
- Tarjouskilpailun aikana – yleensä sen jälkeen, kun heillä oli viikon asiakirjat – teemme Q & istunnon vastaamaan kaikkiin avoimiin kysymyksiin, joita myyjällä saattaa olla. Pyydämme heitä esittämään kysymyksiä ennen istuntoa, jotta voimme ottaa mukaan potentiaaliset pk-yritykset (aihe-aineen asiantuntijat).
- Suurissa tarjouksissa teemme yleensä yhteisen kysymyksen ja vastauksen, jolla on 2 suurta etua:
- 1. vaivojen optimointi: Meillä on yksi tapaaminen useiden sijasta kunkin toimittajan kanssa erikseen
- 2. kilpailun optimointi: jos meillä on 3 tai enemmän toimittajia osallistumaan, yleensä aina on yksi heistä, joka kysyy älykkäitä kysymyksiä ja loistaa, mikä asettaa muut myyjät tietylle psykologiselle paineelle myös parhaiten menestyä
- Kun olemme saaneet myyjien tarjouksia, jotka luemme niiden läpi ja lopulta jakautuimme tiettyihin työnkuluihin, esim. g.
- juridiset tarkastelevat aiheita, kuten vastuut
- hankinta tarkistaa mainokset
- IT (tarvittaessa) tarkistaa tekniset kulmakivet jne. jne.
- Tarkistan samalla toimittajien palautteesta tiettyjä aiheita, kuten…
- onko heillä viitteitä? Voimmeko järjestää referenssipyynnön?
- vastaako palaute meille mahdollisia aikaisempia tarjouksia (muista tarjouksista)?
- Neuvottelut aloitetaan sidosryhmien ja kysynnän omistajien arvioista saadun palautteen perusteella
- mainokset
- lailliset aiheet
- tarjotut lisämahdollisuudet jne.
Kun kaikki on selvitetty, annamme…
Vaihe III – palkitseminen
- organisaatiossani jokainen strateginen tarjous on hyväksyttävä ylimmän johdomme. Siksi lyhennämme heitä.
- Tästä tiedotuksesta saattaa tulla joitain lisävaatimuksia ja palautetta (tämä on yksinkertaisesti todellisuutta, joten meidän on ehkä tehtävä joitain uudistuksia
- kun kaikki avoimet aiheet on selvitetty , allekirjoitamme sopimusasiakirjat
- Strategisissa tarjouksissa meillä on yleensä palkintokokous, jossa molemmat osapuolet allekirjoittavat asiakirjat fyysisesti (tämä taas tukee myyjien sitoutumista korkean suorituskyvyn toteuttamiseen / toimitukseen)
- Lopuksi laskemme säästömme ja syötämme ne raportointityökaluihimme.
Toivon, että tämä auttaa selventämään kysymystäsi.
Kerro minulle, jos tarvitset lisätietoja ja voin luoda mielelläni blogiviestin -blogiin – hankintablogi ja vastata niihin tarkemmin.