Meilleure réponse
Les assistants personnels qualifiés sont des atouts irremplaçables pour tout bureau exécutif.
Auparavant, les tâches et les capacités des AP / AE étaient limitées à la gestion des portes daccès, à la gestion du journal et à la communication / correspondance de base.
De nos jours, les assistants personnels deviennent le bras droit de lexécutif et, dans certains cas, de leurs partenaires commerciaux.
Examinons la liste des compétences que les assistants personnels ont sur leur CV ces jours-ci et évaluons leur contribution à une organisation!
- Gestion de lagenda
- Planification des voyages et Conception ditinéraire
- Résumé de la recherche et de linformation
- Conception des documents et des matériaux
- Gestion de la boîte de réception
- Archivage et sauvegarde des données
- Gestion des contacts
- Conception de la présentation
- Prise de procès-verbaux
- Suivi des actions
- Coordination dévénements
- Gestion de projet
- Communication écrite et verbale au nom du e dirigeant
- Gestion du mode de vie
- Comptabilité de base
- Gestion du bureau
- Responsable de léquipe dassistance administrative
- Rédaction / relecture
- PR et réseautage pour lorganisation / le patron
- Organisation
- Gestion du temps
- Mettre en place des systèmes de productivité pour gagner du temps de leur patron
Comme vous pouvez le voir, cest un ensemble de compétences assez impressionnant qui rend la contribution à lorganisation inestimable!
Limpact majeur vient de leur capacité à gagner du temps (donc de largent) pour leur patron (exécutif occupé) et laider à faire son travail en assurant la liaison avec dautres départements et en faisant le suivi des actions.
Cela semble être une bonne raison den embaucher un, non?
Réponse
Ce ne sera un travail décent que si vous pouvez bien travailler avec eux et faire face à leurs mauvais jours ainsi quà un travail banal et ennuyeux normal quand il ne se passe rien.
Vous devez être daccord pour connaître les tenants et les aboutissants du fonctionnement de leur esprit et pour y répondre à leurs e-mails, etc. dès quils sont reçus.
En gros, vous êtes la partie la plus fiable de léquipe de cette personne, et tout ce que vous faites pendant que vous travaillez avec elle se reflète sur elle.
Ils vous confient dénormes quantités de données personnelles, leurs contacts, e-mails, rendez-vous dans le journal, appels téléphoniques, etc. et vous devez être sûr que vous nallez pas gâcher les choses pour eux. Par exemple, en révélant le nom dune entreprise lorsque vous parlez à un de ses clients, ou si vous avez vent dune liaison ou quelque chose comme ça.
Vous savez où ils se trouvent à chaque instant de leur journée de travail et parfois la discrétion est requise.
On ma aussi demandé dacheter des cadeaux pour les femmes et de les emballer et tout ça, par tout le bureau en fait. Beaucoup de gens considéreraient ce genre de chose «en dessous d’eux» et ne feraient que des tâches liées au travail, mais la vérité est que votre travail est d’aider la personne, et souvent les choses débordent de leur vie personnelle. Cest juste la nature de la bête.
Jai souvent été appelé à faire des tâches qui dépassaient largement mes attributions, comme livrer à la main des centaines de cadeaux de Noël à travers Londres pendant 2 ans consécutifs, photographier léquipe et faire du design
Jai également été appelé à coordonner et à fournir des commentaires pour les roadshows investisseurs, en contactant lentreprise et même les investisseurs moi-même pour prendre les dispositions et suivre les réunions.
Cest bien au-delà de ce quun assistant de direction devrait être tenu de faire selon sa description de poste.
Quelques choses stupides que jai faites en travaillant pour un chef de service de banque dinvestissement qui était également un membre du conseil. Il était mon patron et même si jétais assez en phase avec lui, je me suis aussi ### éveillé à plusieurs reprises.
1. Nous venions davoir des nouvelles dune fusion probable avec une autre banque, alors il ma demandé dimprimer des lettres à tous ses contacts, de les mettre dans des enveloppes et de les préparer à lenvoi une fois que la nouvelle sera officielle. Mais je nai pas tout à fait compris les instructions et jai envoyé les lettres par la poste.
Le courrier avait déjà été collecté par le service postal, jai donc passé une nuit sans sommeil à minquiéter et à paniquer à propos de ce qui allait arriver. moi et surtout lui sils avaient reçu les lettres, mais la fusion na pas eu lieu. Ce serait un scandale.
2. Javais introduit la tuberculose sur mon lieu de travail. Longue histoire et j’ai écrit d’autres réponses à ce sujet. Pour éduquer les gens et empêcher la propagation de la maladie, un visiteur sanitaire a été amené de lautorité locale. Quoi quil en soit, il était assis à une réunion avec le PDG et le directeur financier de lun de ses principaux clients. Jai frappé à la porte de lendroit où ils se réunissaient et lui ai annoncé: « Désolé de vous interrompre mais le visiteur de santé est là et la réunion commence ».
Inutile de dire quune fois quil a terminé la réunion, il ma emmené dans une chambre privée et ma demandé de ne plus jamais lembarrasser comme ça.Je navais aucune idée à lépoque et je pensais que jétais juste utile car il était obligatoire pour tout le monde dy assister, mais je ne savais pas à quel point cela sonnerait mal, et son personnage étant fondamentalement que, bien sûr, il ne pouvait pas sen soucier à propos de la tuberculose.