Meilleure réponse
Le cycle dapprovisionnement comporte un certain nombre détapes ou de composants;
1: Reconnaissance des besoins
Lentreprise doit savoir quelle a besoin dun nouveau produit, quil provienne de sources internes ou externes. Le produit doit être commandé à nouveau ou il peut sagir dun nouvel article pour lentreprise.
2: Besoin spécifique
Le bon produit est essentiel pour lentreprise. Certaines industries ont des normes pour aider à déterminer les spécifications. Les numéros de pièce aident à les identifier pour certaines entreprises. Dautres industries nont pas de point de référence. Lentreprise peut avoir commandé le produit dans le passé. Sinon, lentreprise doit spécifier le produit nécessaire en utilisant des identifiants tels que la couleur ou le poids.
3: Options dapprovisionnement
Lentreprise doit déterminer où se procurer le produit. Lentreprise peut avoir une liste de fournisseurs approuvés. Sinon, lentreprise devra rechercher un fournisseur à laide de bons de commande ou rechercher une variété dautres sources telles que des magazines, Internet ou des représentants commerciaux. Lentreprise qualifiera les fournisseurs afin de déterminer le meilleur produit pour lentreprise.
4: Prix et conditions
Lentreprise examinera toutes les informations pertinentes afin de déterminer le meilleur prix et les meilleures conditions pour le produit. Cela dépendra si lentreprise a besoin de matières premières (produits facilement disponibles) ou de matériaux spécialisés. En règle générale, l’entreprise recherche trois fournisseurs avant de prendre une décision finale.
5: Commande dachat
Le bon de commande est utilisé pour acheter des matériaux entre un acheteur et un vendeur. Il définit spécifiquement le prix, les spécifications et les conditions générales du produit ou du service ainsi que toute obligation supplémentaire.
6: Livraison
Le bon de commande doit être livré, généralement par fax, courrier, personnellement, par e-mail ou par tout autre moyen électronique. Parfois, le mode de livraison spécifique est spécifié dans les documents dachat. Le destinataire accuse alors réception du bon de commande. Les deux parties en conservent une copie dans leurs fichiers.
7: Expédition
Lexpédition du bon de commande traite de la rapidité de le service ou les matériaux fournis. Cela devient particulièrement important sil y a des retards. Les problèmes les plus souvent signalés incluent les dates de paiement, les délais de livraison et la fin des travaux.
8: Réception et inspection des achats
Une fois que lentreprise expéditrice a livré le produit, le destinataire accepte ou refuse les articles. Lacceptation des articles oblige lentreprise à les payer.
9: Approbation et paiement des factures
Trois documents doit correspondre lorsquune facture demande le paiement – la facture elle-même, le document de réception et le bon de commande original. Laccord de ces documents constitue une confirmation du destinataire et du fournisseur. Tout écart doit être résolu avant que le destinataire ne paie la facture. Habituellement, les paiements sont effectués sous forme despèces, de chèques, de virements bancaires, de lettres de crédit ou dautres types de virements électroniques.
10: Gestion des enregistrements
Dans le cas des audits, lentreprise doit tenir des registres appropriés. Ceux-ci incluent les enregistrements dachat pour vérifier les informations fiscales et les bons de commande pour confirmer les informations de garantie. Les enregistrements dachat font également référence aux futurs achats.
Gérez vos fournisseurs
Les accords de niveau de service fournisseur
Les accords de niveau de service (SLA) sont des accords ou des contrats avec des fournisseurs qui définissent le service ils doivent fournir et le niveau de service quils doivent offrir. Ils définissent également les responsabilités et les priorités que vous et le fournisseur avez acceptées.
Les SLA sont des obligations contractuelles souvent intégrées dans un contrat juridiquement contraignant. Ils peuvent être inclus dans le contrat en une ou plusieurs clauses, ou en une section entière. Vous pouvez utiliser les SLA dans tout contrat fournisseur où ils vous fournissent un service.
Accords de niveau de service dans les chaînes dapprovisionnement
Un accord de niveau de service du fournisseur doit fournir une description complète de tous les aspects du service du fournisseur.En règle générale, le SLA définira:
- le type de service à fournir
- les niveaux de service acceptables et inacceptables
- les métriques associées à le service et la performance du fournisseur
- le calendrier de livraison
- les responsabilités du fournisseur de services et du client
- les dispositions relatives à la conformité légale et réglementaire
- les mécanismes pour le suivi et le reporting du service
- conditions de paiement
- comment les litiges seront résolus
- actions correctives possibles
- clauses de confidentialité et de non-divulgation
- conditions de résiliation
Si les fournisseurs ne respectent pas les niveaux de service convenus, les SLA prévoient généralement une compensation , généralement sous forme de rabais sur les frais de service.
11 KPI que chaque équipe dapprovisionnement doit mesurer sans faute
Le bon KPI dapprovisionnement est pertinent pour vos objectifs commerciaux et simple à suivre. Pendant que vous rédigez vos premiers indicateurs de performance clés dapprovisionnement, cela peut être un peu écrasant. En acquérant une meilleure compréhension de leur objectif, vous seriez en mesure didentifier les KPI qui répondent mieux à vos besoins.
Vous trouverez ci-dessous onze KPI dapprovisionnement que chaque organisation devrait suivre:
- Taux de conformité
- Taux de défaut fournisseur
- Exactitude des bons de commande et des factures
- Taux dachats durgence
- Délai fournisseur
- Temps de cycle du bon de commande
- Disponibilité du fournisseur
- Coût par facture et bon de commande
- Dépenses sous gestion (SUM)
- Achats ROI et avantages
- Compétitivité des prix
En fonction de leur objectif, ces indicateurs de performance clés dapprovisionnement peuvent être divisés en trois grandes catégories: garantir la qualité, améliorer la livraison et réduire la livraison. Les trois catégories sont interdépendantes, donc se concentrer sur une seule catégorie pourrait nuire aux deux autres et diminuer la durabilité du processus.
Réponse
Salut,
de mon 15 ans dexpertise en achats stratégiques, voici une approche très pratique, comment le cycle dapprovisionnement se déroule au quotidien. Remarque: cela couvre les étapes de la demande à la signature du contrat (car je considère toutes les réservations de factures et de reçus de marchandises comme des questions plus ou moins opérationnelles / logistiques):
Je lai illustré en trois phases pour vous:
- Phase de définition de la demande
- Phase de négociation
- Phase dattribution
Voici les étapes simples que mon organisation et moi traversons dans le meilleur des cas:
Phase I – Définition de la demande
- Après le premier contact entre le responsable de la demande et le professionnel de lapprovisionnement, le processus de clarification commence généralement. Cela comprend plusieurs questions, telles que…
… qui sont vos parties prenantes (direction, clients, autres unités)?
Cest assez important. Jutilise également cette question pour massurer, une fois que le RfP (Request for Proposal) est lancé, lapprovisionnement doit être le point de contact unique pour toute discussion avec les fournisseurs – pas de communication secondaire comme cela affaiblit la position de négociation globale
… avez-vous une idée des fournisseurs potentiels que vous aimeriez inclure dans la demande / loffre?
… quelles sont les limites un point de vue des propriétaires de la demande?
… quel est le calendrier, quel est le dernier point dont nous avons besoin dun contrat signé?
et peut-être le plus important:
… En bref: quel est votre objectif final? Que voulez-vous réaliser avec cet appel doffres (par exemple libérer des ressources, faire passer un certain sujet au niveau suivant, trouver des alternatives, etc.)
- Sur ces questions – dans un effort conjoint – un la définition de la demande ou mieux encore une spécification de la demande (que voulons-nous contracter?) évolue. Cest le cœur de lappel doffres!
- au cours de cette discussion, certaines clarifications peuvent être apportées, qui se transforment en cycle de rétroaction. Lapprovisionnement peut vraiment servir de porte dentrée de la qualité non seulement pour obtenir des devis comparables, mais aussi pour clarifier la demande et mieux répondre à lobjectif final des propriétaires de la demande (voir ci-dessus)
Phase II – Négociation
- une fois que le noyau (voir ci-dessus) est finalisé, lapprovisionnement rassemble tous les flux de travail (tels que les exigences légales, la qualité, la propriété intellectuelle etc) et prépare le dossier dappel doffres. Daprès mon expérience, cela fonctionne mieux, lorsquil est combiné avec un NDA (accord de non-divulgation).
- Dans les projets plus importants, jinforme les fournisseurs potentiels non seulement de signer un NDA, mais aussi une déclaration pour nous offrir la meilleure proposition possible et une signature quils sengagent envers nous en tant que client. Je les laisse même signer ceci, ce qui a un bel effet secondaire psychologique. De plus, cela les aide à préparer leur équipe commerciale.
- Une fois que nous avons lancé lappel doffres (RfP – Request for Proposal), nous communiquons également le calendrier.Ceci est très important car il sagit généralement dun jalon non modifiable. Cest comme «… si vous voulez jouer, respectez notre calendrier…» Aide à rendre les choses claires pour toutes les parties impliquées.
- Pendant lappel doffres – généralement après avoir reçu les documents pendant une semaine – nous organisons une session de questions et réponses pour répondre à toute question ouverte que le fournisseur pourrait avoir. Nous leur demandons de soumettre des questions avant la session afin de pouvoir impliquer des PME potentielles (experts en la matière).
- Dans les gros appels doffres, nous faisons généralement une session de questions / réponses qui présente 2 avantages majeurs:
- 1. optimisation de leffort: nous avons 1 réunion au lieu de plusieurs avec chaque fournisseur séparément
- 2. optimisation de la concurrence: si nous avons 3 fournisseurs ou plus à participer, il y en a généralement toujours un qui pose des questions intelligentes et brille, ce qui met les autres fournisseurs sous une certaine pression psychologique pour quils soient également plus performants
- Une fois que nous recevons le les offres des fournisseurs que nous lisons à travers elles, éventuellement divisées en certains flux de travail, e. g.
- examine des sujets juridiques tels que les responsabilités
- les achats examine les publicités
- Le service informatique (si nécessaire) examine les pierres angulaires techniques, etc.
- En même temps, je vérifie certains sujets dans les commentaires des fournisseurs, tels que…
- ont-ils des références? Pouvons-nous avoir un appel de référence?
- Les commentaires correspondent-ils aux offres précédentes potentielles (dautres appels doffres)?
- Les négociations commencent sur la base des commentaires des évaluations des parties prenantes et des propriétaires de la demande
- publicités
- sujets juridiques
- options supplémentaires offertes etc.
Une fois que tout est réglé, nous saisissons…
Phase III – Attribution
- dans mon organisation, chaque offre stratégique doit être approuvée par notre direction. Par conséquent, nous les informons.
- De ce briefing, des exigences supplémentaires et des commentaires peuvent survenir (cest simplement la réalité, nous devrons peut-être faire quelques retouches
- Une fois tous les sujets ouverts clarifiés , nous signons les documents contractuels
- Dans les appels doffres stratégiques, nous avons généralement une réunion dattribution, au cours de laquelle les deux parties signent physiquement les documents (cela favorise à nouveau lengagement des fournisseurs vers une exécution / livraison de haute performance)
- Enfin, nous calculons nos économies et les saisissons dans nos outils de reporting
Jespère que cela vous aidera à clarifier votre question.
Faites-moi savoir si vous avez besoin de plus dinformations et je serai heureux de créer un article de blog sur Blog – Le blog de lapprovisionnement pour y répondre plus en détail.