Mi az a beszerzési ciklus?

Legjobb válasz

A beszerzési ciklusnak számos lépése vagy összetevője van;

1: Elismerés kell

A vállalkozásnak tudnia kell, hogy új termékre van szüksége, akár belső, akár külső forrásból. Lehet, hogy a terméket át kell rendezni, vagy új elem lehet a vállalat számára.

2: Speciális szükséglet

A megfelelő termék kritikus a vállalat számára. Néhány iparág rendelkezik szabványokkal, amelyek segítenek meghatározni a specifikációkat. A cikkszámok segítenek azonosítani ezeket egyes vállalkozásoknál. Más iparágaknak nincs viszonyítási pontjuk. Lehet, hogy a cég már korábban megrendelte a terméket. Ha nem, akkor a vállalkozásnak meg kell adnia a szükséges terméket olyan azonosítók használatával, mint a szín vagy a súly.

3: Beszerzési beállítások

Az üzletnek meg kell határoznia, hol szerezze be a terméket. Lehet, hogy a vállalat rendelkezik jóváhagyott szállítói listával. Ha nem, akkor a vállalkozásnak szállítót kell keresnie beszerzési rendelések segítségével, vagy számos más forrást, például folyóiratokat, internetet vagy értékesítési képviselőket kell kutatnia. A vállalat minősíti a beszállítókat, hogy meghatározzák a vállalkozás számára a legjobb terméket.

4: Árak és feltételek

Az üzlet minden releváns információt megvizsgál, hogy meghatározza a termék legjobb árát és feltételeit. Ez attól függ, hogy a vállalatnak szüksége van-e árukra (könnyen elérhető termékek) vagy speciális anyagokra. A vállalkozás általában három beszállítót vizsgál meg, mielőtt végső döntést hoz.

5: Vásárlási rendelés

A a megrendelést arra használják, hogy anyagokat vásároljanak a vevő és az eladó között. Kifejezetten meghatározza a termék vagy szolgáltatás árát, specifikációit, általános szerződési feltételeit és az esetleges további kötelezettségeket.

6: Szállítás

A megrendelést általában faxon, postai úton, személyesen, e-mailben vagy más elektronikus úton kell kézbesíteni. Néha a konkrét szállítási módot a vásárlási dokumentumok határozzák meg. A címzett ezt követően nyugtázza a vételi megrendelés átvételét. Mindkét fél másolatot tart a fájlban.

7: Gyorsítás

A vásárlási megbízás expedíciója megoldja a a kiszolgált szolgáltatás vagy anyagok. Különösen fontossá válik, ha késések vannak. A leggyakrabban felmerülő problémák között szerepelnek a fizetési dátumok, a szállítási határidők és a munka befejezése.

8: Vásárlások átvétel és ellenőrzés

Miután a küldő cég leszállította a terméket, a címzett elfogadja vagy elutasítja a tételeket. A tételek elfogadása arra kötelezi a vállalatot, hogy fizessen értük.

9: Számla jóváhagyása és kifizetése

Három dokumentum meg kell egyeznie, ha egy számla fizetést kér – maga a számla, a fogadó dokumentum és az eredeti megrendelés. Ezen dokumentumok megállapodása megerősítést nyújt mind a címzett, mind a szállító részéről. Az esetleges ellentmondásokat meg kell oldani, mielőtt a címzett kifizeti a számlát. A fizetés általában készpénz, csekk, banki átutalás, hitellevél vagy más típusú elektronikus átutalás formájában történik.

10: Nyilvántartás karbantartása

Ellenőrzések esetén a vállalatnak megfelelő nyilvántartást kell vezetnie. Ide tartoznak az adózási információk igazolására szolgáló vásárlási nyilvántartások, valamint a jótállási információk megerősítésére szolgáló megrendelések. A beszerzési nyilvántartások a jövőbeni vásárlásokra is hivatkoznak.

Beszállítóinak kezelése

Beszállítói szolgáltatási szintű megállapodások

Szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k) olyan megállapodások vagy szerződések a szállítókkal, amelyek meghatározzák a szolgáltatást nyújtaniuk és a nyújtott szolgáltatás szintjét. Meghatározzák azokat a felelősségeket és prioritásokat is, amelyekben Ön és a szállító egyetértett.

Az SLA-k szerződéses kötelezettségek gyakran beépülnek egy jogilag kötelező érvényű szerződésbe. Ezeket a szerződésbe egy vagy több záradékként, vagy egy teljes szakaszként fel lehet venni. Az SLA-kat bármely olyan szállítói szerződésben használhatja, ahol szolgáltatást nyújtanak Önnek.

Szolgáltatási szintű megállapodások az ellátási láncokban

A szállítói szolgáltatási szintű megállapodásnak átfogó leírást kell tartalmaznia a szállító szolgáltatásának minden aspektusáról.Általában az SLA meghatározza:

• a nyújtandó szolgáltatás típusát
• a szolgáltatás elfogadható és elfogadhatatlan szintjét
• a a szállító szolgáltatása és teljesítménye
• a teljesítés ütemterve
• a szolgáltató és az ügyfél felelőssége
• a jogszabályi és szabályozási megfelelésre vonatkozó rendelkezések
• a szolgáltatás figyelemmel kísérésére és jelentésére
• fizetési feltételek
• a viták rendezésének módja
• lehetséges korrekciós intézkedések
• titoktartási és a nyilvánosságra hozatal tilalma
• felmondási feltételek

Ha a szállítók nem teljesítik az egyeztetett szolgáltatási szinteket, az SLA-k általában kompenzációt , általában a szolgáltatási díjak visszatérítésének formájában.

11 A KPI minden beszerzési csapatának kudarc nélkül kell mérnie

A megfelelő beszerzési KPI releváns az üzleti célok szempontjából, és egyszerűen nyomon követhető. Az első beszerzési KPI-k kidolgozása közben ez kissé elsöprő lehet. Ha jobban megértené a céljukat, akkor azonosítani tudná azokat a KPI-ket, amelyek jobban megfelelnek az Ön igényeinek.

Az alábbiakban felsorolunk tizenegy beszerzési KPI-t, amelyeket minden szervezetnek nyomon kell követnie:

• Megfelelőségi arány
• Beszállítói hibák aránya
• Beszerzési és számlázási pontosság
• Vészhelyzeti vásárlások aránya
• Szállítói átfutási idő
• PO ciklus ideje
• Szállítói elérhetőség
• Számlánként és PO-nkénti költség
• Kezelés alatt lévő kiadások (SUM)
• Beszerzés ROI és előnyök
• Árversenyképesség

Céljuktól függően ezek a beszerzési KPI-k három fő kategóriába sorolhatók: a minőség biztosítása, a szállítás javítása és a szállítás megtakarításai. Mindhárom kategória egymástól függ, ezért csak egy kategóriára összpontosítva káros lehet a másik kettő, és csökkenhet a folyamat fenntarthatósága.

Válasz

Hé,

A 15 éves stratégiai beszerzési szakértelem itt nagyon jól megközelíti azt, hogy a beszerzési ciklus hogyan működik napi szinten. Felhívjuk figyelmét: ez magában foglalja a követeléstől a szerződés aláírásáig terjedő lépéseket (mivel az összes számla- és áruvevény-foglalást többé-kevésbé operatív / logisztikai kérdésnek tekintem):

Három szakaszban szemléltettem az Ön számára:

1. Igény meghatározási szakasz
2. tárgyalási szakasz
3. odaítélési szakasz

Íme az egyetlen lépés, amelyet én és a szervezetem élnek a legjobb esetben:

I. fázis – Igény meghatározása

• A kereslet-tulajdonos és a beszerzési szakember közötti első kapcsolatfelvétel után általában megkezdődik a tisztázási folyamat. Ez több kérdést is magában foglal, például…

… kik az Ön érdekelt felei (vezetés, ügyfelek, egyéb egységek)?

Ez nagyon fontos. Ezt a kérdést arra is felhasználom, hogy megbizonyosodjak arról, hogy az RfP (Ajánlatkérés) elindítása után a beszerzésnek kell az egyetlen kapcsolattartónak lennie a szállítókkal folytatott megbeszélések során – nincs mellékkommunikáció, ez gyengíti az átfogó tárgyalási pozíciót

… van elképzelése a potenciális szállítókról, amelyeket be szeretne vonni a keresletbe / ajánlatba?

… milyen határok vannak keresleti tulajdonosok nézőpontja?

… mi az idővonal, mi a legújabb pont, amikor aláírt szerződésre van szükségünk?

és talán a legfontosabb:

… dióhéjban: Mi a végcélod? Mit szeretne elérni ezzel a pályázattal (pl. Szabadítson fel forrásokat, helyezzen át egy bizonyos témát a következő szintre, keressen alternatívákat stb.)

• Ezekből a kérdésekből – közös erőfeszítéssel – egy a kereslet meghatározása, vagy még jobb, a kereslet specifikációja (mit akarunk szerződtetni?) alakul ki. Ez a pályázat lényege!
• A megbeszélés során bizonyos pontosítások történhetnek, amelyek visszacsatolási ciklussá válnak. A beszerzés valóban minőségi kapu lehet itt, nemcsak összehasonlítható árajánlatok megszerzéséhez, hanem segít a kereslet egyértelműségében és a kereslet-tulajdonosok céljának jobb megvalósításában (lásd fent)

II. szakasz – Tárgyalás

• a mag (lásd fent) befejezése után a beszerzés összes munkafolyamatot (például jogi követelményeket, minőséget, IP-t) stb.) és elkészíti az ajánlati csomagot. Tapasztalataim szerint ez a legjobban működik, ha egy NDA-val (nem közzétételi megállapodással) kombinálják.
• Nagyobb projektekben arra szólítom fel a potenciális beszállítókat, hogy ne csak írjanak alá egy NDA-t, hanem egy nyilatkozatot is, hogy a lehető legjobb javaslatot kínálják nekünk. és aláírást arról, hogy elkötelezettek irántunk mint ügyfél. Hagytam, hogy ezt aláírják, aminek szép pszichológiai mellékhatása van. Ez segít nekik abban, hogy felkészüljenek értékesítési csapatukra.
• Miután elindítottuk a pályázatot (RfP – Ajánlatkérés), közöljük az ütemtervet is.Ez nagyon fontos, mert ez általában nem változtatható mérföldkő. Olyan ez, mint „… ha játszani akarsz, akkor ragaszkodj az idővonalunkhoz …” Segít a dolgok kristálytiszta megvilágításában az összes érintett fél számára.
• A pályázat során – általában azután, hogy egy hétig birtokukban voltak a dokumentumok – kérdést és munkamenetet folytatunk, hogy megválaszolhassuk az eladó bármilyen nyitott kérdését. Arra kérjük őket, hogy az ülés előtt tegyenek fel kérdéseket, hogy bevonhassuk a potenciális kkv-kat (tantárgy-szakértők).
• Nagy pályázatoknál általában közös kérdést és választ adunk, amelynek két fő előnye van:
• 1. erőfeszítések optimalizálása: több értekezlet helyett 1 találkozót tartunk minden szállítóval külön-külön
• 2. versenyoptimalizálás: ha 3 vagy több eladónk van, hogy részt vegyen, általában mindig akad köztük olyan, aki intelligens kérdéseket tesz fel és ragyog, ami más értékesítőket bizonyos pszichológiai nyomás alá helyez, hogy a legjobban teljesítsenek is.
• Amint megkaptuk a szállítói ajánlatok, amelyeket végigolvastunk, végül feloszlattunk bizonyos munkafolyamatokban, pl. g.
• jogi szempontból felülvizsgálja az olyan témákat, mint a kötelezettségek
• a beszerzés felülvizsgálja a reklámokat
• az informatika (ha szükséges) áttekinti a műszaki alapokat stb. ugyanakkor megvizsgálok bizonyos témákat a szállítók visszajelzései között, például…
• vannak referenciáik? Lehet-e referenciahívásunk?
• egyezik-e a visszajelzés a potenciális korábbi ajánlatokkal (más pályázatoktól)?
• A tárgyalások az érdekelt felek és a keresletgazdák értékeléséből származó visszajelzések alapján indulnak
• reklámok
• jogi témák
• további felajánlott lehetőségek stb.

Miután mindent megtisztítottunk, belépünk…

III. szakasz – Díjazás

• szervezetemben minden stratégiai pályázatot a felső vezetésünknek jóvá kell hagynia. Ezért röviden ismertetjük őket.
• Ebből a tájékoztatóból néhány kiegészítő követelmény és visszajelzés adódhat (ez egyszerűen a valóság, ezért esetleg át kell dolgoznunk
• amint az összes nyitott téma tisztázásra kerül , aláírjuk a szerződéses dokumentumokat
• Stratégiai pályázatokon általában díjazási értekezletet tartunk, ahol mindkét fél fizikailag aláírja a dokumentumokat (ez ismét elősegíti a szállítók elkötelezettségét a nagy teljesítményű kivitelezés / szállítás iránt)
• Végül kiszámoljuk megtakarításainkat, és bevisszük azokat a jelentéskészítő eszközeinkbe

Remélem, ez segít tisztázni kérdését.

Ha további információra van szüksége, közölje velem. és örömmel hozok létre egy blogbejegyzést a Blog – A beszerzési blog oldalán, hogy részletesebben válaszolhassak rájuk.