A legjobb válasz
A képzett személyi asszisztensek pótolhatatlan eszközök bármely vezetői hivatal számára.
Korábban a feladatok a PA-k és az EA-k képességei a kapuőrzésre, a naplókezelésre és az alapvető kommunikációra / levelezésre korlátozódtak.
Manapság a személyes asszisztensek az ügyvezető jobb kezévé válnak, és egyes esetekben üzleti partnereiké is.
Nézzük meg azoknak a készségeknek a listáját, amelyek manapság a személyes asszisztensek az önéletrajzukban vannak, és értékeljük a szervezethez való hozzájárulásukat!
- Naplókezelés
- Utazás megtervezése és Útvonaltervezés
- Kutatás és információ összefoglalása
- Dokumentumok és anyagok tervezése
- Beérkező levelek kezelése
- Fájlkészítés és adatmentés
- Névjegyek kezelése
- Prezentáció megtervezése
- Jegyzőkönyv készítés
- Műveletelem követése
- Eseménykoordináció
- Projektmenedzsment
- Írásbeli és verbális kommunikáció a th e ügyvezető
- Életmódkezelés
- Alapvető könyvelés
- Irodai menedzsment
- Az adminisztrátori támogató csoport vezetése
- Szerkesztés / lektorálás
- PR és hálózatépítés a szervezet / főnök számára
- Szervezet
- Időgazdálkodás
- Termelékenységi rendszerek beállítása a főnök idejének megtakarításához
Amint láthatja, meglehetősen lenyűgöző készségekről van szó, amelyek felbecsülhetetlen értékűvé teszik a szervezethez való hozzájárulást!
A legnagyobb hatást az jelenti, hogy képesek időt (tehát pénzt) spórolni. főnökük (elfoglalt ügyvezető), és más osztályokkal való kapcsolattartással és az akcióelemek nyomon követésével segítenek neki a munkában.
Jó oknak tűnik egy ilyen alkalmazására, igaz?
Válasz
Csak akkor lesz tisztességes munka, ha jól tud dolgozni velük, és képes megbirkózni a rossz napjaikkal, valamint a normális unalmas alázatos munkával, amikor semmi sem történik.
Rendben kell lenned azzal, hogy ismered elméjük működésének csínját-bínját, és válaszolj az e-mailjeikre stb., amint megkapják őket.
Alapvetően te vagy a legmegbízhatóbb része ennek a személynek a csapatában, és minden, amit csinálsz, miközben dolgozol velük, tükrözi őket.
Hatalmas mennyiségű személyes adattal, névjegyükkel, e-mailjükkel, naplójukkal, telefonhívásaikkal stb. bíznak benned, és biztosnak kell lenned abban, hogy nem fogod elrontani a dolgot. Pl. A cég nevének felfedésével, amikor egy ügyfelükkel beszélget, vagy ha szembeszáll vele, hogy viszonya van, vagy ilyesmi.
Tudja, hol vannak munkanapjának minden pillanatában, és néha mérlegelésre van szükség.
Arra is felkértek, hogy vásároljak ajándékokat feleségeknek, és csomagoljam be őket, meg az egész iroda. Sokan úgy gondolnák, hogy ez a fajta dolog alattuk van, és csak munkával kapcsolatos feladatokat végeznének, de az az igazság, hogy az Ön feladata az, hogy segítse az embert, és gyakran a dolgok átterjednek a személyes életükre is. Ez csak a fenevad természete.
Gyakran hívtak fel olyan feladatok elvégzésére, amelyek jóval meghaladták a hatásköremet, például két éven keresztül kézbesíteni száz karácsonyi ajándékokat Londonban, fotózni a csapatot és tervezni. munka.
Felhívást kaptam arra is, hogy koordináljam és adjak visszajelzést a befektetői roadshow-k számára, és megkeressem a vállalatot, sőt magam is a befektetőket, hogy elvégezzem a megbeszéléseket és nyomon kövessem az üléseket.
Ez meglehetősen felülmúlja azt, amit az ügyvezető asszisztensnek meg kell követelnie a munkaköri leírásuk szerint.
Néhány hülyeséget tettem, amikor egy befektetési banki osztályvezetőnél dolgoztam, aki szintén igazgatósági tag. Ő volt a főnököm, és bár meglehetősen összhangban voltam vele, én is többször felléptem.
1. Éppen egy másik bankkal való egyesülésről kaptunk hírt, ezért arra kért, hogy nyomtassam ki az összes kapcsolattartójának a leveleket, ragasszam őket borítékba, és készítsem őket postára, ha a hír hivatalos. Hülye, de nem kaptam meg az utasításokat, és postán küldtem ki a leveleket.
A postát már összegyűjtötte a postai szolgálat, így álmatlan éjszakát töltöttem azzal, hogy aggódtam és pánikoltam, hogy mi lesz én és ami még fontosabb, ha megkapták volna a leveleket, de az egyesülés nem történt meg. Botrány lenne.
2. TB-t hoztam a munkahelyemre. Hosszú történet, és más válaszokat is írtam róla. Az emberek oktatása és a betegség terjedésének megakadályozása érdekében egészségügyi látogatót vittek be a helyi önkormányzatból. Egyébként egy megbeszélésen ült egyik fő ügyfelének vezérigazgatójával és pénzügyi igazgatójával. Bekopogtam, ahol találkoztak, és bejelentettem neki: „Sajnálom, hogy félbeszakítom, de az egészségügyi látogató itt van, és elkezdődik a megbeszélés.
Mondanom sem kell, hogy miután végzett az értekezlettel, bevitt egy privát szobába, és megkért, hogy soha többé ne hozzam zavarba őt.Akkor még fogalmam sem volt, és azt gondoltam, hogy csak segítőkész vagyok, mivel mindenkinek kötelezően részt kell vennie, de nem vettem észre, milyen rosszul fog hangzani, és a karaktere alapvetően az, hogy természetesen nem is érdekelhetett volna kevésbé a TB-ről.