Che cosè il ciclo di approvvigionamento?

Migliore risposta

Il ciclo di approvvigionamento ha una serie di passaggi o componenti;

1: Need Recognition

Lazienda deve sapere che ha bisogno di un nuovo prodotto, sia da fonti interne che esterne. Il prodotto potrebbe essere un prodotto che deve essere riordinato o potrebbe essere un nuovo articolo per lazienda.

2: Esigenza specifica

Il prodotto giusto è fondamentale per lazienda. Alcuni settori hanno standard per aiutare a determinare le specifiche. I numeri di parte aiutano a identificarli per alcune aziende. Altre industrie non hanno punti di riferimento. Lazienda potrebbe aver ordinato il prodotto in passato. In caso contrario, lazienda deve specificare il prodotto necessario utilizzando identificatori come colore o peso.

3: Opzioni di approvvigionamento

Lazienda deve determinare dove acquistare il prodotto. Lazienda potrebbe disporre di un elenco di fornitori approvati. In caso contrario, lazienda dovrà cercare un fornitore utilizzando gli ordini di acquisto o ricercare una varietà di altre fonti come riviste, Internet o rappresentanti di vendita. Lazienda qualificherà i fornitori per determinare il miglior prodotto per lattività.

4: Prezzi e termini

Lazienda esaminerà tutte le informazioni pertinenti per determinare il prezzo e i termini migliori per il prodotto. Ciò dipenderà dal fatto che lazienda abbia bisogno di materie prime (prodotti prontamente disponibili) o materiali specializzati. Di solito lazienda esamina tre fornitori prima di prendere una decisione finale.

5: Ordini di acquisto

Il lordine di acquisto viene utilizzato per acquistare materiali tra un acquirente e un venditore. Definisce specificamente il prezzo, le specifiche, i termini e le condizioni del prodotto o servizio e qualsiasi obbligo aggiuntivo.

6: Consegna

Lordine di acquisto deve essere consegnato, solitamente tramite fax, posta, personalmente, posta elettronica o altri mezzi elettronici. A volte il metodo di consegna specifico è specificato nei documenti di acquisto. Il destinatario conferma quindi la ricezione dellordine di acquisto. Entrambe le parti conservano una copia in archivio.

7: Expediting

La spedizione dellordine di acquisto affronta la tempestività di il servizio o i materiali forniti. Diventa particolarmente importante se ci sono ritardi. I problemi più spesso rilevati includono le date di pagamento, i tempi di consegna e il completamento del lavoro.

8: Ricezione e ispezione degli acquisti

Una volta che lazienda mittente consegna il prodotto, il destinatario accetta o rifiuta gli articoli. Laccettazione degli articoli obbliga lazienda a pagarli.

9: Approvazione e pagamento della fattura

Tre documenti deve corrispondere quando una fattura richiede il pagamento: la fattura stessa, il documento di ricezione e lordine di acquisto originale. Laccordo di questi documenti fornisce la conferma sia dal destinatario che dal fornitore. Eventuali discrepanze devono essere risolte prima che il destinatario paghi il conto. Di solito, il pagamento viene effettuato sotto forma di contanti, assegno, bonifici bancari, lettere di credito o altri tipi di trasferimenti elettronici.

10: Manutenzione dei record

In caso di audit, lazienda deve mantenere una corretta documentazione. Questi includono record di acquisto per verificare eventuali informazioni fiscali e ordini di acquisto per confermare le informazioni sulla garanzia. I record di acquisto fanno riferimento anche ad acquisti futuri.

Gestisci i tuoi fornitori

Accordi sul livello di servizio del fornitore

Accordi sul livello di servizio (SLA) sono accordi o contratti con i fornitori che definiscono il servizio devono fornire e il livello di servizio che devono fornire. Definiscono inoltre le responsabilità e le priorità concordate da te e dal fornitore.

Gli SLA sono obblighi contrattuali spesso incorporati in un contratto legalmente vincolante. Possono essere inclusi nel contratto come una o più clausole o come unintera sezione. Puoi utilizzare gli SLA in qualsiasi contratto con il fornitore in cui ti forniscono un servizio.

Accordi sul livello di servizio nelle catene di fornitura

Un accordo sul livello di servizio del fornitore dovrebbe fornire una descrizione completa di tutti gli aspetti del servizio del fornitore.In genere, lo SLA stabilirà:

• il tipo di servizio da fornire
• i livelli di servizio accettabili e inaccettabili
• le metriche associate a il servizio e le prestazioni del fornitore
• il calendario per la consegna
• responsabilità del fornitore di servizi e del cliente
• disposizioni per la conformità legale e normativa
• meccanismi per il monitoraggio e la comunicazione del servizio
• termini di pagamento
• come verranno risolte le controversie
• possibili azioni correttive
• disposizioni in materia di riservatezza e non divulgazione
• condizioni di risoluzione

Se i fornitori non riescono a soddisfare i livelli di servizio concordati, gli SLA di solito prevedono compenso , comunemente sotto forma di sconti sui costi di servizio.

11 Ogni team di approvvigionamento di KPI dovrebbe misurare senza errori

Il giusto KPI di approvvigionamento è rilevante per i tuoi obiettivi aziendali e semplice da monitorare. Mentre stai redigendo il tuo primo KPI di approvvigionamento, può essere un po opprimente. Acquisendo una migliore comprensione del loro scopo, sarai in grado di identificare i KPI che meglio rispondono alle tue esigenze.

Di seguito sono elencati undici KPI di approvvigionamento di cui ogni organizzazione dovrebbe tenere traccia:

• Tasso di conformità
• Tasso di difetti del fornitore
• Ordine di acquisto e accuratezza della fattura
• Tasso di acquisti di emergenza
• Tempi di consegna del fornitore
• Durata del ciclo dellordine di acquisto
• Disponibilità del fornitore
• Costo per fattura e ordine di acquisto
• Spesa in gestione (SUM)
• Approvvigionamento ROI e vantaggi
• Competitività dei prezzi

A seconda del loro scopo, questi KPI di approvvigionamento possono essere suddivisi in tre categorie principali: garantire la qualità, migliorare la consegna e risparmiare sulla consegna. Tutte e tre le categorie sono interdipendenti, quindi concentrarsi su una sola categoria potrebbe danneggiare le altre due e diminuire la sostenibilità del processo.

Risposta

Ehi,

dal mio 15 anni di esperienza negli appalti strategici: ecco un approccio molto pratico, come il ciclo di approvvigionamento funziona su base giornaliera. Nota: questo copre i passaggi dalla richiesta alla firma del contratto (poiché vedo tutte le prenotazioni di fatture e entrate merci come domande più o meno operative / logistiche):

Te lho illustrato in tre fasi:

1. Fase di definizione della domanda
2. Fase di negoziazione
3. Fase di aggiudicazione

Ecco i singoli passaggi che io e la mia organizzazione stiamo attraversando nel migliore dei casi:

Fase I – Definizione della domanda

• Dopo il primo contatto tra il titolare della domanda e il professionista dellapprovvigionamento, di solito inizia il processo di chiarimento. Ciò include diverse domande, come …

… chi sono i tuoi stakeholder (gestione, clienti, altre unità)?

Questo è abbastanza importante. Utilizzo questa domanda anche per assicurarmi, una volta avviato il RfP (Request for Proposal), lapprovvigionamento dovrebbe essere lunico punto di contatto per eventuali discussioni con i fornitori – nessuna comunicazione laterale come questo indebolisce la posizione negoziale generale

… hai unidea dei potenziali fornitori che vorresti includere nella domanda / offerta?

… quali sono i confini da un punto di vista dei proprietari della domanda?

… qual è la timeline, qual è lultimo punto di cui abbiamo bisogno per un contratto firmato?

e forse il più importante:

… in poche parole: qual è il tuo obiettivo finale? Cosa vuoi ottenere con questo bando (ad es. Liberare risorse, spostare un determinato argomento al livello successivo, trovare alternative, ecc.)

• Fuori da queste domande – in uno sforzo comune – un la definizione della domanda o, ancora meglio, una specifica della domanda (cosa vogliamo contrarre?) si evolve. Questo è il nocciolo della gara!
• durante questa discussione possono verificarsi alcuni chiarimenti che si trasformano in un ciclo di feedback. Lapprovvigionamento può davvero agire come un fattore di qualità qui non solo per ottenere preventivi comparabili, ma aiuta anche a ottenere la chiarezza della domanda e a soddisfare meglio lobiettivo finale dei proprietari della domanda (vedi sopra)

Fase II – Negoziazione

• Una volta finalizzato il nucleo (vedi sopra), lapprovvigionamento riunisce tutti i flussi di lavoro (come requisiti legali, qualità, PI ecc.) e prepara il pacchetto tenero. Dalla mia esperienza questo funziona meglio, se combinato con un NDA (Accordo di non divulgazione).
• Nei progetti più grandi chiedo ai potenziali fornitori non solo di firmare un NDA ma anche una dichiarazione per offrirci la migliore proposta possibile e una firma che ci hanno affidato come cliente. Ho anche lasciato che firmassero questo, il che ha un belleffetto collaterale psicologico. Inoltre, questo li aiuta a preparare il proprio team di vendita
• Una volta avviata la gara (RfP – Request for Proposal) comunichiamo anche la tempistica.Questo è abbastanza importante perché di solito è una pietra miliare non modificabile. È come “… se vuoi giocare, rispetta la nostra sequenza temporale …” Aiuta a rendere le cose chiarissime per tutte le parti coinvolte.
• Durante la gara – di solito dopo che hanno avuto i documenti per una settimana – facciamo una sessione di domande e risposte per rispondere a qualsiasi domanda aperta che il fornitore potrebbe avere. Chiediamo loro di inviare domande prima della sessione in modo da poter coinvolgere potenziali PMI (esperti in materia).
• Nelle grandi gare, di solito facciamo una domanda e risposta congiunta che presenta 2 vantaggi principali:
• 1. ottimizzazione dello sforzo: abbiamo 1 incontro invece di diversi con ciascun fornitore separatamente
• 2. ottimizzazione della concorrenza: se abbiamo 3 o più fornitori a partecipare, di solito cè sempre uno di loro che fa domande intelligenti e brilla, il che mette gli altri fornitori sotto una certa pressione psicologica affinché anche loro si comportino al meglio
• Una volta che riceviamo il le offerte dei fornitori che leggiamo attraverso di esse, eventualmente suddivise in determinati flussi di lavoro, e. g.
• esamina argomenti legali come responsabilità
• approvvigionamento esamina pubblicità
• LIT (se richiesto) esamina i capisaldi tecnici ecc. ecc.
• Allo stesso tempo, controllo alcuni argomenti allinterno del feedback dei fornitori, ad esempio …
• hanno riferimenti? Possiamo avere una chiamata di riferimento?
• Il feedback corrisponde a potenziali offerte precedenti (da altre offerte) per noi?
• I negoziati iniziano sulla base del feedback delle valutazioni degli stakeholder e dei proprietari della domanda
• pubblicità
• argomenti legali
• opzioni aggiuntive offerte ecc.

Una volta che abbiamo chiarito tutto, entriamo in …

Fase III – Assegnazione

• nella mia organizzazione ogni gara dappalto strategica deve essere approvata dal nostro senior management. Quindi li informiamo.
• Da questo briefing possono sorgere alcuni requisiti aggiuntivi e feedback (questa è semplicemente la realtà, quindi potremmo dover fare qualche rielaborazione
• Una volta chiariti tutti gli argomenti aperti , firmiamo i documenti contrattuali
• Nelle gare strategiche, di solito abbiamo una riunione di aggiudicazione, in cui entrambe le parti firmano fisicamente i documenti (questo favorisce nuovamente limpegno dei fornitori verso unesecuzione / consegna ad alte prestazioni)
• Infine calcoliamo i nostri risparmi e li inseriamo nei nostri strumenti di reportistica

Spero che questo aiuti a chiarire la tua domanda.

Fammi sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni e sarò lieto di creare un post sul blog su Blog – The Procurement Blog per rispondere in modo più dettagliato.