La migliore risposta
Gli assistenti personali qualificati sono risorse insostituibili per qualsiasi ufficio esecutivo.
In precedenza i compiti e le capacità degli AP / EA erano limitate al gatekeeping, alla gestione dellagenda e alla comunicazione / corrispondenza di base.
Oggigiorno gli assistenti personali diventano la mano destra dellesecutivo e in alcuni casi i loro partner commerciali.
Diamo unocchiata allelenco delle competenze che gli Assistenti personali hanno nei loro CV in questi giorni e valutiamo il loro contributo a unorganizzazione!
- Gestione del diario
- Pianificazione del viaggio e Progettazione dellitinerario
- Riepilogo della ricerca e delle informazioni
- Progettazione di documenti e materiali
- Gestione della posta in arrivo
- Archiviazione e backup dei dati
- Gestione dei contatti
- Progettazione della presentazione
- Minuti che richiedono
- Follow up dellazione
- Coordinamento dellevento
- Gestione del progetto
- Comunicazione scritta e verbale per conto di th e dirigente
- Gestione dello stile di vita
- Contabilità di base
- Gestione dellufficio
- Responsabile del team di supporto amministrativo
- Modifica / correzione
- PR e networking per organizzazione / capo
- Organizzazione
- Gestione del tempo
- Impostazione di sistemi di produttività per risparmiare tempo al capo
Come puoi vedere, è un insieme di competenze piuttosto impressionante che rende il contributo allorganizzazione inestimabile!
Limpatto maggiore deriva dalla loro capacità di risparmiare tempo (quindi denaro) per il loro capo (dirigente impegnato) e aiutalo a portare a termine il lavoro collaborando con altri dipartimenti e dando seguito alle attività.
Sembra un buon motivo per assumerne uno, giusto?
risposta
Sarà un lavoro decente solo se puoi lavorare bene con loro e puoi far fronte alle loro brutte giornate così come al normale noioso lavoro monotono quando non succede molto.
Devi essere daccordo nel conoscere i dettagli del modo in cui funziona la loro mente e nel rispondere alle loro e-mail ecc. non appena vengono ricevute.
Fondamentalmente sei la parte più fidata del team di questa persona e tutto ciò che fai mentre lavori con loro si riflette su di loro.
Ti stanno affidando enormi quantità di dati personali, i loro contatti, e-mail, appuntamenti del diario, telefonate ecc. e devi essere sicuro di non rovinare le cose per loro. Ad esempio, rivelando il nome di una società quando si parla con un loro cliente, o se si viene a sapere che hanno una relazione o qualcosa del genere.
Sai dove si trovano in ogni momento della loro giornata lavorativa ea volte è richiesta discrezione.
Mi è stato anche chiesto di comprare regali per le mogli e impacchettarli e cose del genere, in effetti da tutto lufficio. Molte persone considererebbero questo genere di cose al di sotto di loro e farebbero solo compiti legati al lavoro, ma la verità è che il tuo lavoro è assistere la persona e spesso le cose si riverseranno dalle loro vite personali. Questa è proprio la natura della bestia.
Sono stato spesso chiamato a svolgere compiti che andavano ben oltre il mio mandato, come consegnare a mano centinaia di regali di Natale in tutta Londra per 2 anni consecutivi, fotografare il team e progettare lavoro.
Sono stato anche chiamato a coordinare e fornire feedback per i roadshow degli investitori, contattando lazienda e persino gli investitori per prendere accordi e dare seguito agli incontri.
Questo è molto al di sopra e al di là di ciò che un assistente esecutivo dovrebbe essere tenuto a fare in base alla descrizione del suo lavoro.
Un paio di cose stupide che ho fatto mentre lavoravo per un capo dipartimento di investment banking che era anche un membro del consiglio. Era il mio capo e anche se ero abbastanza in sintonia con lui, ho anche incasinato più di unoccasione.
1. Avevamo appena avuto notizia di una probabile fusione con unaltra banca, quindi mi ha chiesto di stampare lettere a tutti i suoi contatti, di incollarle in buste e di averle pronte per la spedizione una volta che la notizia sarà ufficiale. Stupido, tuttavia, non ho ricevuto le istruzioni e ho spedito le lettere.
La posta era già stata ritirata dal servizio postale, quindi ho passato una notte insonne preoccupandomi e in preda al panico per quello che sarebbe successo io e soprattutto lui se avessero ricevuto le lettere ma la fusione non è avvenuta. Sarebbe uno scandalo.
2. Avevo portato la tubercolosi nel mio posto di lavoro. Una lunga storia e ho scritto altre risposte a riguardo. Per educare le persone e prevenire la diffusione della malattia, un medico curante era stato portato dallautorità locale. Ad ogni modo, era seduto in una riunione con il CEO e CFO di uno dei suoi principali clienti. Ho bussato alla porta del luogo in cui si erano incontrati e gli ho annunciato: “scusa se interrompo, ma lospite sanitario è qui e la riunione sta per iniziare”.
Inutile dire che, una volta terminata la riunione, lui mi ha portato in una stanza privata e mi ha chiesto di non metterlo mai più in imbarazzo in quel modo.Non ne avevo idea in quel momento e pensavo di essere solo daiuto perché era obbligatorio per tutti partecipare, ma non mi rendevo conto di quanto sarebbe stato brutto, e il suo carattere fondamentalmente è che ovviamente non gliene sarebbe importato di meno sulla TB.