ベストアンサー
調達サイクルには、いくつかのステップまたはコンポーネントがあります。
1：認識が必要
企業は、内部または外部のソースからの新製品が必要であることを認識している必要があります。製品は、再注文が必要な製品の場合もあれば、会社の新しいアイテムの場合もあります。
2：特定のニーズ
適切な製品は会社にとって重要です。一部の業界には、仕様の決定に役立つ標準があります。部品番号は、一部の企業でこれらを識別するのに役立ちます。他の業界には参照点がありません。会社は過去に製品を注文した可能性があります。そうでない場合、企業は色や重量などの識別子を使用して必要な製品を指定する必要があります。
3：ソーシングオプション
企業は、製品をどこで入手するかを決定する必要があります。会社は承認されたベンダーリストを持っているかもしれません。そうでない場合、企業は発注書を使用してサプライヤーを検索するか、雑誌、インターネット、営業担当者などの他のさまざまなソースを調査する必要があります。会社は、ビジネスに最適な製品を決定するためにサプライヤーを認定します。
4：価格と条件
ビジネスは、すべての関連情報を調査して、製品の最適な価格と条件を決定します。これは、会社が商品（すぐに利用できる製品）または特殊な材料を必要とするかどうかによって異なります。通常、企業は最終決定を下す前に3つのサプライヤーを調査します。
5：発注書
注文書は、購入者と販売者の間で資材を購入するために使用されます。具体的には、製品またはサービスの価格、仕様、契約条件、および追加の義務を定義します。
6：配送
注文書は、通常、ファックス、郵便、個人、電子メール、またはその他の電子的手段で配達する必要があります。特定の配送方法が購入書類に指定されている場合があります。次に、受信者は注文書の受領を確認します。両当事者はコピーをファイルに保管します。
7：迅速化
発注書の遠征は、提供されるサービスまたは資料。遅延がある場合は特に重要になります。最も頻繁に指摘される問題には、支払い日、納期、作業の完了などがあります。
8：購入品の受け取りと検査
送信会社が製品を配達すると、受信者はアイテムを受け入れるか拒否します。アイテムを受け入れると、会社はアイテムの支払いを義務付けられます。
9：請求書の承認と支払い
3つのドキュメント請求書が支払いを要求するときに一致する必要があります-請求書自体、受信ドキュメント、および元の注文書。これらの文書の合意は、受信者と供給者の両方からの確認を提供します。不一致がある場合は、受取人が請求書を支払う前に解決する必要があります。通常、支払いは現金、小切手、銀行振込、クレジットレター、またはその他の種類の電子送金の形式で行われます。
10：記録の維持
監査の場合、会社は適切な記録を維持する必要があります。これには、税務情報を確認するための購入記録と、保証情報を確認するための注文書が含まれます。購入記録は、将来の購入も参照します。
サプライヤーの管理
サプライヤーのサービスレベル契約
サービスレベル契約（SLA）は、サービスを定義するサプライヤーとの契約または契約です。彼らが提供しなければならないサービスのレベルと彼らが提供しなければならないサービスのレベル。また、お客様とサプライヤーが合意した責任と優先順位も定めています。
SLAは契約上の義務であり、多くの場合、法的拘束力のある契約に組み込まれています。それらは、1つ以上の条項として、またはセクション全体として契約に含めることができます。 SLAは、サービスを提供するすべてのサプライヤー契約で使用できます。
サプライチェーンのサービスレベル契約
サプライヤーのサービスレベル契約は、サプライヤーのサービスのすべての側面の包括的な説明を提供する必要があります。通常、SLAは次のように設定します。
- 提供するサービスの種類
- 許容できるサービスレベルと許容できないサービスレベル
- 関連する指標サプライヤーのサービスとパフォーマンス
- 提供のスケジュール
- サービスプロバイダーと顧客の責任
- 法的および規制への準拠の規定
- メカニズムサービスの監視と報告のために
- 支払い条件
- 紛争がどのように解決されるか
- 可能な是正措置
- 機密性と非開示条項
- 終了条件
サプライヤーが合意されたサービスレベルを満たしていない場合、SLAは通常補償を提供します、通常はサービス料金のリベートの形で。
11KPIのすべての調達チームは必ず測定する必要があります
適切な調達KPIは、ビジネス目標に関連しており、追跡が簡単です。最初の調達KPIを作成している間、それは少し圧倒される可能性があります。それらの目的をよりよく理解することで、ニーズにより適したKPIを特定できます。
以下に、すべての組織が追跡する必要のある11の調達KPIを示します。
- コンプライアンス率
- サプライヤーの欠陥率
- POと請求書の正確性
- 緊急購入率
- サプライヤーのリードタイム
- POサイクルタイム
- ベンダーの可用性
- 請求書とPOあたりのコスト
- 管理下の支出（SUM）
- 調達ROIとメリット
- 価格競争力
これらの調達KPIは、目的に応じて、品質の確保、配信の改善、配信の節約という3つの主要なカテゴリに分類できます。 3つのカテゴリはすべて相互に依存しているため、1つのカテゴリだけに焦点を合わせると、他の2つのカテゴリに悪影響を及ぼし、プロセスの持続可能性が低下する可能性があります。
回答
こんにちは
15年間の戦略的調達の専門知識は、非常に実践的なアプローチであり、調達サイクルが日常的にどのように機能するかを示しています。注：これは、需要から契約署名までのステップをカバーしています（すべての請求書と入庫の予約は、多かれ少なかれ運用/ロジスティックの質問として表示されます）：
3つのフェーズで説明しました：
- 需要定義フェーズ
- 交渉フェーズ
- 授与フェーズ
こちら最良の場合、私と私の組織が実行している1つのステップ：
フェーズI-需要の定義
- 需要の所有者と調達の専門家との最初の連絡の後、通常、説明プロセスが開始されます。これには、次のようないくつかの質問が含まれます…
…あなたの利害関係者（経営陣、顧客、その他の部門）は誰ですか？
これは非常に重要です。また、この質問を利用して、RfP（提案依頼書）が開始されたら、調達がベンダーとの話し合いの単一の窓口になるようにします-これは全体的な交渉の立場を弱めます
…需要/入札に含めたい潜在的なベンダーについての考えはありますか？
…からの境界は何ですか？需要所有者の視点？
…タイムラインとは何ですか、署名された契約が必要な最新のポイントは何ですか？
そしておそらく最も重要なこと：
…一言で言えば：あなたの最終目標は何ですか？この入札で何を達成したいですか（たとえば、リソースを解放する、特定のトピックを次のレベルに移動する、代替案を見つけるなど）
- これらの質問のうち、共同の取り組みで需要の定義、さらには需要の仕様（何を契約したいのか）が進化します。これが入札の中核です！
- このディスカッション中に、フィードバックサイクルに変わる特定の説明が発生する場合があります。調達は、比較可能な見積もりを取得するだけでなく、需要を明確にし、需要所有者の最終目標をより適切に達成するための品質ゲートとして実際に機能します（上記を参照）
フェーズII-交渉
- コア（上記を参照）が完成すると、調達によってすべてのワークストリーム（法的要件、品質、IPなど）がまとめられます。など）そして入札パッケージを準備します。私の経験から、これはNDA（秘密保持契約）と組み合わせると最も効果的です。
- 大規模なプロジェクトでは、潜在的なサプライヤーにNDAに署名するだけでなく、可能な限り最良の提案を提供するための声明も説明します。そして、彼らが顧客として私たちにコミットしているという署名。私は彼らにこれに署名させることさえしました、それは素晴らしい心理的な副作用を持っています。さらに、これは営業チームの準備を整えるのに役立ちます
- 入札を開始したら（RfP-提案依頼書）、タイムラインも通知します。これは通常、変更できないマイルストーンであるため、これは非常に重要です。これは、「…プレイしたい場合は、タイムラインに固執する…」のようなものです。関係するすべての関係者にとって、物事を明確にするのに役立ちます。
- 入札中-通常、1週間のドキュメントを入手した後-ベンダーからの未解決の質問に答えるために、Q＆Aセッションを行います。潜在的なSME（対象分野の専門家）を巻き込むことができるように、セッションの前に質問を送信するように依頼します。
- 大規模な入札では、通常、2つの大きな利点がある共同Q＆Aを行います。
- 1。労力の最適化：ベンダーごとに個別に複数回ではなく1回の会議があります
- 2。競争の最適化：参加するベンダーが3つ以上ある場合、通常は1人のベンダーがインテリジェントな質問をして輝いており、他のベンダーも特定の心理的プレッシャーにさらされて、最高のパフォーマンスを発揮します。
- ベンダーは、私たちがそれらを読み通し、最終的に特定のワークストリームに分割することを提案します。 g。
- 負債などの法的なレビュートピック
- 調達レビューのコマーシャル
- IT（必要な場合）は技術的な基礎などをレビューします
- 同時に、ベンダーのフィードバック内の特定のトピックを確認します。たとえば、…
- 参照はありますか？参照電話をかけることはできますか？
- フィードバックは（他の入札からの）潜在的な以前のオファーと一致しますか？
- 交渉は、利害関係者および需要所有者からの評価からのフィードバックに基づいて開始されます
- コマーシャル
- 法的トピック
- 提供される追加オプションなど
すべてをクリアしたら、次のように入力します…
フェーズIII-授与
- 私の組織では、すべての戦略的入札は上級管理職の承認を受ける必要があります。したがって、それらについて説明します。
- この説明から、いくつかの追加要件とフィードバックが発生する可能性があります（これは単に現実であるため、いくつかのやり直しが必要になる場合があります
- すべての未解決のトピックが明確になったら、契約書に署名します
- 戦略的入札では、通常、両当事者が文書に物理的に署名する授与会議があります（これにより、高性能の実行/配信に向けたベンダーの取り組みが促進されます）
- 最後に、節約額を計算してレポートツールに入力します
これが質問の明確化に役立つことを願っています。
さらに情報が必要な場合はお知らせくださいまた、ブログ-調達ブログにブログ投稿を作成して詳細に回答させていただきます。