최상의 답변
구매주기에는 여러 단계 또는 구성 요소가 있습니다.
1 : 인식 필요
기업은 내부 또는 외부 출처에서 새 제품이 필요하다는 것을 알아야합니다. 제품은 재주문이 필요한 제품이거나 회사의 새 항목 일 수 있습니다.
2 : 특정 요구 사항
적절한 제품은 회사에 매우 중요합니다. 일부 산업에는 사양을 결정하는 데 도움이되는 표준이 있습니다. 부품 번호는 일부 비즈니스에서이를 식별하는 데 도움이됩니다. 다른 산업은 기준점이 없습니다. 회사에서 과거에 제품을 주문했을 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 업체는 색상 또는 무게와 같은 식별자를 사용하여 필요한 제품을 지정해야합니다.
3 : 소싱 옵션
기업은 제품을 구할 수있는 곳을 결정해야합니다. 회사에 승인 된 공급 업체 목록이있을 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 기업은 구매 주문서를 사용하여 공급 업체를 검색하거나 잡지, 인터넷 또는 영업 담당자와 같은 다양한 기타 출처를 조사해야합니다. 회사는 공급 업체가 비즈니스에 가장 적합한 제품을 결정할 자격을 부여합니다.
4 : 가격 및 약관
기업은 모든 관련 정보를 조사하여 제품에 대한 최적의 가격과 조건을 결정합니다. 이는 회사에 상품 (즉시 사용 가능한 제품) 또는 특수 재료가 필요한지 여부에 따라 다릅니다. 일반적으로 기업은 최종 결정을 내리기 전에 3 개의 공급 업체를 조사합니다.
5 : 구매 주문
구매 오더는 구매자와 판매자간에 자재를 구매하는 데 사용됩니다. 제품 또는 서비스의 가격, 사양 및 약관과 추가 의무를 구체적으로 정의합니다.
6 : 배송
구매 주문서는 일반적으로 팩스, 우편, 개인적, 이메일 또는 기타 전자적 수단으로 배송되어야합니다. 때로는 특정 배송 방법이 구매 문서에 지정되어 있습니다. 그런 다음 수취인은 구매 주문서 수령을 확인합니다. 양 당사자는 사본을 파일에 보관합니다.
7 : 신속
구매 주문의 원정은 적시성을 해결합니다. 제공된 서비스 또는 자료. 지연이있는 경우 특히 중요합니다. 가장 자주 언급되는 문제에는 결제 날짜, 배송 시간 및 작업 완료가 포함됩니다.
8 : 구매 영수증 및 검사
발송 회사가 상품을 배송하면 수령인은 상품을 수락하거나 거부합니다. 항목을 수락하면 회사에서 비용을 지불해야합니다.
9 : 송장 승인 및 지불
3 개의 문서 송장이 지불을 요청할 때 일치해야합니다 (인보이스 자체, 수신 문서 및 원래 구매 주문). 이 문서의 동의는 수신자와 공급자 모두의 확인을 제공합니다. 수취인이 청구서를 지불하기 전에 모든 불일치를 해결해야합니다. 일반적으로 지불은 현금, 수표, 은행 송금, 신용장 또는 기타 유형의 전자 이체 형태로 이루어집니다.
10 : 기록 유지 관리
감사의 경우 회사는 적절한 기록을 유지해야합니다. 여기에는 세금 정보를 확인하기위한 구매 기록과 보증 정보를 확인하기위한 구매 주문이 포함됩니다. 구매 기록은 향후 구매도 참조합니다.
공급 업체 관리
공급 업체 서비스 수준 계약
서비스 수준 계약 (SLA) 은 서비스를 정의하는 공급 업체와의 계약 또는 계약입니다. 제공해야하는 서비스 수준과 제공해야합니다. 또한 귀하와 공급 업체가 동의 한 책임과 우선 순위를 명시합니다.
SLA는 종종 법적 구속력이있는 계약에 포함되는 계약 의무 입니다. 하나 이상의 조항 또는 전체 섹션으로 계약에 포함될 수 있습니다. 서비스를 제공하는 모든 공급 업체 계약에서 SLA를 사용할 수 있습니다.
공급망의 서비스 수준 계약
공급 업체 서비스 수준 계약은 공급자 서비스의 모든 측면에 대한 포괄적 인 설명을 제공해야합니다.일반적으로 SLA는 다음을 설정합니다.
- 제공 할 서비스 유형
- 허용 및 허용되지 않는 서비스 수준
- 공급 업체의 서비스 및 성능
- 배송 일정
- 서비스 제공 업체 및 고객의 책임
- 법률 및 규정 준수를위한 조항
- 메커니즘 서비스 모니터링 및보고
- 지불 조건
- 분쟁 해결 방법
- 가능한 시정 조치
- 기밀 및 비공개 조항
- 해지 조건
공급 업체가 합의 된 서비스 수준을 충족하지 못하는 경우 SLA는 일반적으로 보상 , 일반적으로 서비스 요금에 대한 리베이트 형식입니다.
11 KPI의 모든 조달 팀은 반드시 측정해야합니다
올바른 조달 KPI는 비즈니스 목표와 관련이 있으며 추적하기 쉽습니다. 첫 번째 조달 KPI를 작성하는 동안 다소 부담 스러울 수 있습니다. 그 목적을 더 잘 이해하면 필요에 더 잘 맞는 KPI를 식별 할 수 있습니다.
다음은 모든 조직이 추적해야하는 11 개의 조달 KPI입니다.
- 준수율
- 공급 업체 결함률
- PO 및 송장 정확성
- 긴급 구매 비율
- 공급 업체 리드 타임
- PO주기 시간
- 공급 업체 가용성
- 인보이스 및 PO 당 비용
- 관리 지출 (SUM)
- 조달 ROI 및 이점
- 가격 경쟁력
이러한 조달 KPI는 목적에 따라 품질 보장, 배송 개선 및 배송 비용 절감의 세 가지 주요 범주로 나눌 수 있습니다. 세 가지 범주는 모두 상호 의존적이므로 한 범주에만 집중하면 다른 두 범주에 해를 끼치고 프로세스 지속 가능성이 저하 될 수 있습니다.
답변
안녕하세요.
15 년 간의 전략적 조달 전문 지식은 여기에서 조달주기가 매일 어떻게 진행되는지에 대한 접근 방식에 대한 실제적인 접근 방식입니다. 참고 : 여기에는 수요에서 계약 서명까지의 단계가 포함됩니다 (모든 인보이스 및 입고 예약은 다소 운영 / 물류 관련 질문으로 표시됨).
이를 세 단계로 설명했습니다.
- 수요 정의 단계
- 협상 단계
- 수상 단계
다음은 나와 내 조직이 가장 좋은 사례에서 수행하는 단일 단계 :
1 단계-수요 정의
- 수요 소유자와 조달 전문가 간의 첫 번째 접촉 이후 일반적으로 설명 프로세스가 시작됩니다. 여기에는 다음과 같은 몇 가지 질문이 포함됩니다.
… 이해 관계자는 누구입니까 (관리, 고객, 기타 부서)?
이것은 매우 중요합니다. 또한이 질문을 활용하여 RfP (제안 요청)가 시작되면 조달이 공급 업체와의 모든 논의를위한 단일 연락 창구가되어야합니다. 이로 인해 전반적인 협상 위치가 약화됩니다.
… 수요 / 입찰에 포함시키고 싶은 잠재적 인 공급 업체에 대한 아이디어가 있습니까?
… 수요 소유자의 관점?
… 일정은 어떻게되며 서명 된 계약이 필요한 최신 시점은 무엇입니까?
그리고 아마도 가장 중요한 것은 다음과 같습니다.
… 간단히 말해서 : 최종 목표는 무엇입니까? 이 입찰로 무엇을 달성하고 싶습니까 (예 : 리소스 확보, 특정 주제를 다음 단계로 이동, 대안 찾기 등)
- 이러한 질문에서-공동 노력으로-a 수요 정의 또는 더 나은 수요 사양 (무엇을 계약할까요?)이 진화합니다. 이것이 입찰의 핵심입니다!
- 이 토론 중에 특정 설명이 발생하여 피드백주기가 될 수 있습니다. 조달은 비교할만한 견적을 얻을 수있을뿐만 아니라 수요의 명확성을 확보하고 수요 소유자의 최종 목표를 더 잘 충족하는 데 도움이됩니다 (위 참조).
2 단계-협상
- 핵심 (위 참조)이 완료되면 조달에서 모든 작업 흐름 (예 : 법적 요구 사항, 품질, IP)을 통합합니다. 등) 부드러운 패키지를 준비합니다. 내 경험상 NDA (비공개 계약)와 결합 할 때 가장 잘 작동합니다.
- 대규모 프로젝트에서는 잠재적 공급 업체에 NDA에 서명 할뿐만 아니라 가능한 최상의 제안을 제공하기위한 성명을 브리핑합니다. 그리고 그들이 고객으로서 우리에게 전념한다는 서명. 나는 심지어 그들에게 서명하게했는데, 이것은 좋은 심리적 부작용이 있습니다. 또한이를 통해 영업 팀을 준비하는 데 도움이됩니다.
- 입찰 (RfP-제안 요청)을 시작하면 타임 라인도 전달됩니다.이것은 일반적으로 변경할 수없는 이정표이기 때문에 매우 중요합니다. “… 플레이하고 싶으면 타임 라인을 고수하세요…”와 같습니다. 관련된 모든 당사자에게 상황을 명확하게 전달하는 데 도움이됩니다.
- 입찰 중-일반적으로 1 주일 동안 문서를 작성한 후- 공급 업체가 가질 수있는 모든 질문에 답하기 위해 Q & A 세션을 수행합니다. 잠재적 인 SME (주제 전문가)가 참여할 수 있도록 세션 전에 질문을 제출하도록 요청합니다.
- 대규모 입찰에서는 일반적으로 두 가지 주요 이점이있는 공동 Q & A를 수행합니다.
- 1. 노력 최적화 : 각 공급 업체와 개별적으로 여러 회의가 아닌 1 회의 회의가 있습니다.
- 2. 경쟁 최적화 : 참여할 공급 업체가 3 개 이상인 경우 일반적으로 지적인 질문을하고 빛을 발하는 공급 업체 중 한 명이 항상 최고의 성과를 내라는 특정 심리적 압력을 받게됩니다.
- 벤더는 우리가 그것들을 읽고, 결국 특정 작업 흐름에서 분할됩니다. g.
- 부채와 같은 법적 검토 주제
- 조달 검토 광고
- IT (필요한 경우)는 기술적 초석 등을 검토합니다.
- 동시에 공급 업체 피드백 내에서 다음과 같은 특정 주제를 확인합니다.…
- 참고 문헌이 있습니까? 참조 전화를받을 수 있나요?
- 피드백이 (다른 입찰의) 잠재적 인 이전 제안과 일치합니까?
- 협상은 이해 관계자와 수요 소유자의 평가를 기반으로 시작됩니다.
- 상업
- 법적 주제
- 제공된 추가 옵션 등
모든 항목이 삭제되면…
3 단계-수여
- 우리 조직의 모든 전략 입찰은 고위 경영진의 승인을 받아야합니다. 따라서 우리는 브리핑합니다.
- 이 브리핑에서 몇 가지 추가 요구 사항과 피드백이 발생할 수 있습니다 (이것은 단순히 현실이므로 약간의 재 작업을해야 할 수도 있습니다
- 모든 열린 주제가 명확 해지면 , 우리는 계약 문서에 서명합니다.
- 전략적 입찰에서는 일반적으로 양측이 물리적으로 문서에 서명하는 시상 회의를가집니다 (이는 다시 고성능 실행 / 전달에 대한 공급 업체의 약속을 촉진 함).
- 마지막으로 절감액을 계산하여보고 도구에 입력합니다.
이 정보가 질문을 명확히하는 데 도움이 되었기를 바랍니다.
추가 정보가 필요하면 알려주세요. Blog-The Procurement Blog 에 블로그 게시물을 작성하여 자세한 답변을 드리겠습니다.