Wat is een inkoopcyclus?

Beste antwoord

De inkoopcyclus heeft een aantal stappen of componenten;

1: Erkenning nodig

Het bedrijf moet weten dat het een nieuw product nodig heeft, zowel uit interne als uit externe bronnen. Het kan een product zijn dat opnieuw moet worden besteld, of het kan een nieuw item zijn voor het bedrijf.

2: specifieke behoefte

Het juiste product is cruciaal voor het bedrijf. Sommige industrieën hebben normen om de specificaties te helpen bepalen. Onderdeelnummers helpen bij het identificeren van deze voor sommige bedrijven. Andere industrieën hebben geen referentiepunt. Mogelijk heeft het bedrijf het product in het verleden besteld. Als dit niet het geval is, moet het bedrijf het benodigde product specificeren met behulp van identificatiegegevens zoals kleur of gewicht.

3: Sourcing-opties

Het bedrijf moet bepalen waar het product kan worden verkregen. Het bedrijf heeft mogelijk een lijst met goedgekeurde leveranciers. Als dit niet het geval is, moet het bedrijf een leverancier zoeken met behulp van inkooporders of een aantal andere bronnen onderzoeken, zoals tijdschriften, internet of verkoopvertegenwoordigers. Het bedrijf zal de leveranciers kwalificeren om het beste product voor het bedrijf te bepalen.

4: Prijzen en voorwaarden

Het bedrijf zal alle relevante informatie onderzoeken om de beste prijs en voorwaarden voor het product te bepalen. Dit hangt ervan af of het bedrijf grondstoffen (direct verkrijgbare producten) of gespecialiseerde materialen nodig heeft. Gewoonlijk zal het bedrijf drie leveranciers onderzoeken voordat het een definitieve beslissing neemt.

5: Aankoopbestelling

De inkooporder wordt gebruikt om materialen te kopen tussen een koper en een verkoper. Het definieert specifiek de prijs, specificaties en voorwaarden van het product of de dienst en eventuele aanvullende verplichtingen.

6: Levering

De inkooporder moet worden afgeleverd, meestal per fax, post, persoonlijk, e-mail of andere elektronische middelen. Soms staat de specifieke levermethode vermeld in de inkoopdocumenten. De ontvanger bevestigt vervolgens de ontvangst van de bestelling. Beide partijen bewaren een exemplaar in hun bestand.

7: Expediting

De verzending van de inkooporder is gericht op de tijdigheid van de geleverde dienst of materialen. Het wordt vooral belangrijk als er vertragingen zijn. De meest genoemde problemen zijn onder meer betalingsdata, levertijden en voltooiing van het werk.

8: Ontvangst en inspectie van aankopen

Zodra het verzendende bedrijf het product heeft afgeleverd, accepteert of weigert de ontvanger de items. Acceptatie van de items verplicht het bedrijf om ervoor te betalen.

9: Factuurgoedkeuring en betaling

Drie documenten moet overeenkomen wanneer een factuur om betaling vraagt: de factuur zelf, het ontvangende document en de originele inkooporder. De overeenkomst van deze documenten is een bevestiging van zowel de ontvanger als de leverancier. Eventuele discrepanties moeten worden opgelost voordat de ontvanger de rekening betaalt. Gewoonlijk wordt betaald in de vorm van contant geld, cheque, bankoverschrijvingen, kredietbrieven of andere soorten elektronische overschrijvingen.

10: Onderhoud van records

In het geval van audits moet het bedrijf een goede administratie bijhouden. Deze omvatten aankoopgegevens om eventuele belastinginformatie te verifiëren en aankooporders om garantie-informatie te bevestigen. Aankooprecords verwijzen ook naar toekomstige aankopen.

Beheer uw leveranciers

Service Level Agreements

Service Level Agreements (SLAs) zijn overeenkomsten of contracten met leveranciers die de service definiëren ze moeten leveren en het serviceniveau dat ze moeten leveren. Ze bevatten ook verantwoordelijkheden en prioriteiten waarmee u en de leverancier zijn overeengekomen.

SLAs zijn contractuele verplichtingen , vaak ingebouwd in een juridisch bindend contract. Ze kunnen in het contract worden opgenomen als een of meer clausules, of als een volledige sectie. U kunt SLAs gebruiken in elk leverancierscontract waarin zij u een service verlenen.

Service level agreements in toeleveringsketens

Een dienstverleningsovereenkomst met een leverancier moet een uitgebreide beschrijving bevatten van alle aspecten van de service van de leverancier.Doorgaans bevat de SLA:

• het type service dat moet worden geleverd
• de acceptabele en onacceptabele serviceniveaus
• de statistieken die verband houden met de service en prestaties van de leverancier
• het tijdschema voor levering
• verantwoordelijkheden van serviceprovider en klant
• bepalingen voor naleving van wet- en regelgeving
• mechanismen voor monitoring en rapportage van de service
• betalingsvoorwaarden
• hoe geschillen zullen worden opgelost
• mogelijke corrigerende maatregelen
• vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsbepalingen
• beëindigingsvoorwaarden

Als leveranciers niet voldoen aan de overeengekomen serviceniveaus, voorzien SLAs meestal in compensatie , gewoonlijk in de vorm van kortingen op servicekosten.

11 KPIs die elk inkoopteam zonder mankeren zou moeten meten

De juiste inkoop-KPI is relevant voor uw bedrijfsdoelen en eenvoudig te volgen. Terwijl u uw eerste inkoop-KPIs opstelt, kan dit een beetje overweldigend zijn. Door een beter begrip van hun doel te krijgen, zou u in staat zijn om KPIs te identificeren die beter aansluiten op uw behoeften.

Hieronder staan ​​elf inkoop-KPIs die elke organisatie zou moeten bijhouden:

• Nalevingspercentage
• Percentage defecten van leveranciers
• Nauwkeurigheid van PO en facturen
• Percentage noodaankopen
• Doorlooptijd van leverancier
• PO-cyclustijd
• Beschikbaarheid van leverancier
• Kosten per factuur en PO
• Besteed onder beheer (SUM)
• Inkoop ROI en voordelen
• Prijsconcurrentievermogen

Afhankelijk van hun doel kunnen deze inkoop-KPIs worden opgesplitst in drie hoofdcategorieën: kwaliteit garanderen, levering verbeteren en besparingen op leveringen. Alle drie de categorieën zijn onderling afhankelijk, dus als u zich op slechts één categorie concentreert, kan dit schadelijk zijn voor de andere twee en de duurzaamheid van het proces verminderen.

Antwoord

Hallo,

van mijn 15 jaar strategische inkoopexpertise hier is een zeer praktische benadering, hoe de inkoopcyclus op dagelijkse basis verloopt. Let op: dit omvat de stappen van aanvraag tot ondertekening van het contract (aangezien ik alle boekingen van facturen en goederenontvangsten als min of meer operationele / logistieke vragen beschouw):

Ik heb het in drie fasen voor u geïllustreerd:

1. Vraagbepalingsfase
2. Onderhandelingsfase
3. Gunningsfase

Hier zijn de enkele stappen die ik en mijn organisatie in het beste geval doorlopen:

Fase I – Vraagdefinitie

• Na het eerste contact tussen de vraageigenaar en de inkoopprofessional begint meestal het verduidelijkingsproces. Dit omvat verschillende vragen, zoals…

… wie zijn uw belanghebbenden (management, klanten, andere eenheden)?

Dit is vrij belangrijk. Ik gebruik deze vraag ook om ervoor te zorgen dat, zodra de RfP (Request for Proposal) is gestart, de aanbesteding het enige aanspreekpunt moet zijn voor alle discussies met leveranciers – geen nevencommunicatie als dit verzwakt de algehele onderhandelingspositie.

… heb je een idee over potentiële leveranciers die je zou willen opnemen in de vraag / aanbesteding?

… wat zijn de grenzen van een standpunt van de vraageigenaar?

… wat is de tijdlijn, wat is het laatste punt dat we een ondertekend contract nodig hebben?

en misschien wel het belangrijkste:

… In een notendop: wat is je einddoel? Wat wilt u met deze aanbesteding bereiken (bijv. Middelen vrijmaken, een bepaald onderwerp naar een hoger niveau verplaatsen, alternatieven zoeken enz.)

• Van deze vragen – in een gezamenlijke inspanning – een vraagdefinitie of nog beter een vraagspecificatie (wat willen we contracteren?) evolueert. Dit is de kern van de aanbesteding!
• tijdens deze discussie kunnen bepaalde verduidelijkingen optreden die uitmonden in een feedbackcyclus. Inkoop kan hier echt als een kwaliteitspoort fungeren, niet alleen om vergelijkbare offertes te krijgen, maar helpt ook om duidelijkheid te krijgen over de vraag en beter te voldoen aan het einddoel van de vraageigenaar (zie hierboven)

Fase II – Onderhandeling

• zodra de kern (zie hierboven) is afgerond, worden alle werkstromen (zoals wettelijke vereisten, kwaliteit, IP etc) en bereidt het aanbestedingspakket voor. Vanuit mijn ervaring werkt dit het beste in combinatie met een NDA (geheimhoudingsverklaring).
• Bij grotere projecten brief ik potentiële leveranciers om niet alleen een NDA te ondertekenen, maar ook een verklaring om ons het best mogelijke voorstel te doen en een handtekening dat ze zich inzetten voor ons als klant. Ik heb ze dit zelfs laten tekenen, wat een mooie psychologische bijwerking heeft. Bovendien helpt dit hen om hun verkoopteam klaar te stomen.
• Zodra we de aanbesteding (RfP – Request for Proposal) hebben gestart, communiceren we ook de tijdlijn.Dit is vrij belangrijk omdat dit meestal een niet-veranderlijke mijlpaal is. Het is als “… als je wilt spelen, houd je je aan onze tijdlijn …” Helpt dingen glashelder te maken voor alle betrokken partijen.
• Tijdens de aanbesteding – meestal nadat ze de documenten een week hadden – we houden een vraag-en-antwoordsessie om elke open vraag van de verkoper te beantwoorden. We vragen hen om voorafgaand aan de sessie vragen in te dienen, zodat we potentiële KMOs (Subject Matter Experts) kunnen betrekken.
• Bij grote aanbestedingen doen we meestal een gezamenlijke vraag en antwoord die 2 grote voordelen heeft:
• 1. inspanningsoptimalisatie: we hebben 1 vergadering in plaats van meerdere met elke leverancier afzonderlijk
• 2. concurrentieoptimalisatie: als we 3 of meer leveranciers hebben om deel te nemen, is er meestal altijd een van hen die intelligente vragen stelt en uitblinkt, waardoor andere leveranciers onder een bepaalde psychologische druk komen te staan ​​om ook zo goed mogelijk te presteren
• Zodra we de aanbiedingen van leveranciers die we doorlezen, uiteindelijk opgesplitst in bepaalde werkstromen, bijv. g.
• juridische beoordelingen onderwerpen zoals aansprakelijkheden
• inkooprecensies commercials
• IT (indien nodig) beoordelingen technische hoekstenen enz enz.
• Op de tegelijkertijd controleer ik bepaalde onderwerpen in de feedback van leveranciers, zoals …
• hebben ze referenties? Kunnen we een referentiegesprek houden?
• komt de feedback overeen met mogelijke eerdere aanbiedingen (van andere aanbestedingen) aan ons?
• Onderhandelingen beginnen op basis van feedback uit evaluaties van belanghebbenden en eigenaren van de vraag
• commercials
• juridische onderwerpen
• aangeboden aanvullende opties etc.

Zodra we alles hebben gewist, gaan we naar …

Fase III – Gunning

• in mijn organisatie moet elke strategische aanbesteding worden goedgekeurd door ons senior management. Daarom informeren we ze.
• Uit deze briefing kunnen enkele aanvullende vereisten en feedback naar voren komen (dit is gewoon de realiteit, dus het kan zijn dat we wat herwerk moeten doen
• Zodra alle open onderwerpen zijn opgehelderd , ondertekenen we de contractdocumenten
• Bij strategische aanbestedingen hebben we meestal een gunningsvergadering, waar beide partijen de documenten fysiek ondertekenen (dit bevordert opnieuw de toewijding van leveranciers aan een hoogwaardige uitvoering / levering)
• Ten slotte berekenen we onze besparingen en voeren ze in onze rapportagetools in.

Ik hoop dat dit helpt om uw vraag te verduidelijken.

Laat het me weten als u meer informatie nodig heeft. en ik zal met plezier een blogpost maken op Blog – The Procurement Blog om ze in meer detail te beantwoorden.