Beste antwoord
Gekwalificeerde persoonlijke assistenten zijn onvervangbare activa voor elk directiekantoor.
Eerder de taken en capaciteiten van PAs / EAs waren beperkt tot poortwachten, agendabeheer en elementaire communicatie / correspondentie.
Tegenwoordig worden persoonlijke assistenten de rechterhand van de Executive en in sommige gevallen hun zakenpartners.
Laten we eens kijken naar de lijst met vaardigheden die persoonlijke assistenten tegenwoordig op hun cv hebben, en hun bijdrage aan een organisatie evalueren!
- Dagboekbeheer
- Reisplanning en Reisplanontwerp
- Samenvatting van onderzoek en informatie
- Ontwerp van documenten en materialen
- Beheer van inbox
- Archivering en gegevensback-up
- Contactenbeheer
- Presentatieontwerp
- Notulen maken
- Opvolging van actie-items
- Evenementcoördinatie
- Projectbeheer
- Schriftelijke en mondelinge communicatie namens th e-leidinggevende
- Leefstijlbeheer
- Basisboekhouding
- Kantoorbeheer
- Admin-ondersteuningsteam leiden
- Bewerken / proeflezen
- PR & netwerken voor organisatie / baas
- Organisatie
- Tijdbeheer
- Productiviteitssystemen instellen om tijd van hun baas te besparen
Zoals u kunt zien is het een behoorlijk indrukwekkende reeks vaardigheden die de bijdrage aan de organisatie van onschatbare waarde maken!
De grote impact komt van hun vermogen om tijd (en dus geld) te besparen voor hun baas (drukke Executive) en hem / haar helpen om werk gedaan te krijgen door contacten te leggen met andere afdelingen en actie-items op te volgen.
Klinkt als een goede reden om er een aan te nemen, toch?
Antwoord
Het wordt alleen een fatsoenlijke baan als je goed met ze kunt samenwerken en zowel hun slechte dagen als normaal saai alledaags werk aankunt als er niet veel aan de hand is.
Je moet er goed in zijn om de ins en outs te kennen van de manier waarop hun geest werkt en om te reageren aan hun e-mails enz. zodra ze zijn ontvangen.
In feite bent u het meest vertrouwde deel van het team van deze persoon, en alles wat u doet terwijl u met hen werkt, reflecteert op hen.
Ze vertrouwen je enorme hoeveelheden persoonlijke gegevens, hun contacten, e-mails, agenda-afspraken, telefoontjes enz. toe en je moet er zeker van zijn dat je ze niet verprutst. Bijvoorbeeld door een bedrijfsnaam te onthullen wanneer u met een klant van hen praat, of als u lucht krijgt dat ze een affaire hebben of zoiets.
U weet waar ze zich op elk moment van hun werkdag bevinden en soms is discretie vereist.
Ik werd ook gevraagd om cadeautjes voor vrouwen te kopen en ze in te pakken en zo, door het hele kantoor eigenlijk. Veel mensen beschouwen dit soort dingen als ‘onder hen’ en zouden alleen werkgerelateerde taken doen, maar de waarheid is dat het jouw taak is om de persoon te helpen, en vaak zullen er dingen uit hun persoonlijke leven overlopen. Dat is gewoon de aard van het beest.
Ik werd vaak gevraagd om taken uit te voeren die ver buiten mijn bevoegdheid vielen, zoals twee jaar lang met de hand honderden kerstcadeaus in heel Londen bezorgen, het team fotograferen en ontwerpen maken werk.
Ik werd ook opgeroepen om te coördineren en feedback te geven voor roadshows voor investeerders, waarbij ik contact opnam met het bedrijf en zelfs de investeerders zelf om de afspraken te maken en de vergaderingen op te volgen.
Dit gaat veel verder dan wat een uitvoerend assistent volgens zijn functieomschrijving zou moeten doen.
Een paar stomme dingen die ik deed toen ik werkte voor een afdelingshoofd van een investeringsbank dat ook een bestuurslid. Hij was mijn baas en hoewel ik redelijk op hem afgestemd was, heb ik ook meer dan eens een ### gesprek gehad.
1. We hadden net nieuws gekregen van een waarschijnlijke fusie met een andere bank, dus hij vroeg me brieven naar al zijn contacten af te drukken, ze in enveloppen te steken en ze klaar te hebben om te versturen zodra het nieuws officieel is. Domme ik kreeg de instructies echter niet helemaal, en ik heb de brieven opgestuurd.
De post was al opgehaald door de post, dus ik bracht een slapeloze nacht door met zorgen en paniekerig over wat er zou gebeuren. ik en nog belangrijker hem als ze de brieven hadden gekregen, maar de fusie kwam niet tot stand. Het zou een schandaal zijn.
2. Ik had tbc op mijn werkplek gebracht. Lang verhaal en ik heb er andere antwoorden over geschreven. Om mensen voor te lichten en te voorkomen dat de ziekte zich verspreidde, was een gezondheidsbezoeker van de lokale overheid ingeschakeld. Hoe dan ook, hij zat in een vergadering met de CEO en CFO van een van zijn belangrijkste klanten. Ik klopte op de deur van waar ze elkaar ontmoetten en zei tegen hem: sorry dat ik stoor, maar de gezondheidsbezoeker is hier en de bijeenkomst begint.
Onnodig te zeggen dat hij, toen hij klaar was met de bijeenkomst, nam me mee naar een privékamer en vroeg me hem nooit meer zo in verlegenheid te brengen.Ik had op dat moment geen idee en dacht dat ik gewoon behulpzaam was, omdat het verplicht was voor iedereen om aanwezig te zijn, maar ik realiseerde me niet hoe slecht het zou klinken, en zijn karakter was dat het hem natuurlijk niet kon schelen over de TB.