Najlepsza odpowiedź
Wykwalifikowani osobiści asystenci są niezastąpionymi zasobami w każdym biurze wykonawczym.
Wcześniej zadania a możliwości PA / EA były ograniczone do odźwiernych, zarządzania dziennikiem i podstawową komunikacją / korespondencją.
W dzisiejszych czasach osobiści asystenci stają się prawą ręką dyrektora, aw niektórych przypadkach ich partnerami biznesowymi.
Spójrzmy na listę umiejętności, które osobiści asystenci mają obecnie w swoich CV i oceńmy ich wkład w organizację!
- Zarządzanie dziennikiem
- Planowanie podróży i Projekt planu podróży
- Badania i podsumowanie informacji
- Projektowanie dokumentów i materiałów
- Zarządzanie skrzynką odbiorczą
- Archiwizacja i archiwizacja danych
- Zarządzanie kontaktami
- Projekt prezentacji
- Sporządzanie minut
- Kontynuacja działań
- Koordynacja wydarzeń
- Zarządzanie projektem
- Komunikacja pisemna i ustna w imieniu th e executive
- Zarządzanie stylem życia
- Podstawowa księgowość
- Zarządzanie biurem
- Kierowanie zespołem wsparcia administratorów
- Redakcja / korekta
- PR i sieci dla organizacji / szefa
- Organizacja
- Zarządzanie czasem
- Konfigurowanie systemów produktywności w celu zaoszczędzenia czasu szefa
Jak widać, jest to imponujący zestaw umiejętności, które sprawiają, że wkład w rozwój organizacji jest bezcenny!
Największy wpływ ma ich zdolność do oszczędzania czasu (a więc i pieniędzy) na swojego szefa (zajętego dyrektora) i pomóż mu w wykonywaniu pracy, kontaktując się z innymi działami i monitorując działania.
Brzmi jak dobry powód, aby go zatrudnić, prawda?
Odpowiedź
To będzie przyzwoita praca tylko wtedy, gdy będziesz dobrze z nimi pracować i radzić sobie z ich złymi dniami, a także zwykłą nudną, nudną pracą, kiedy nic się nie dzieje.
Musisz być w porządku, wiedząc, jak działa ich umysł i jak na nie reagować na ich e-maile itp. zaraz po ich otrzymaniu.
Zasadniczo jesteś najbardziej zaufaną częścią zespołu tej osoby i wszystko, co robisz, gdy z nią współpracujesz, odzwierciedla ją.
Ufają Ci ogromnymi ilościami danych osobowych, swoich kontaktów, e-maili, spotkań w kalendarzu, rozmów telefonicznych itp., a ty musisz mieć pewność, że nie zepsujesz im rzeczy. Np. Ujawniając nazwę firmy podczas rozmowy z ich klientem lub jeśli dowiesz się, że mają romans lub coś w tym rodzaju.
Wiesz, gdzie są w każdym momencie dnia pracy i czasami wymagana jest dyskrecja.
Poproszono mnie też o kupienie prezentów dla żon, zawinięcie ich i takie tam przez całe biuro. Wiele osób uznałoby tego rodzaju rzeczy za „poniżej ich” i wykonywałoby tylko zadania związane z pracą, ale prawda jest taka, że Twoim zadaniem jest pomaganie tej osobie i często rzeczy będą się rozlewać z ich życia osobistego. Taka jest natura bestii.
Często byłam wzywana do wykonywania zadań, które wykraczały poza moje kompetencje, takich jak ręczne dostarczanie setek prezentów bożonarodzeniowych w całym Londynie przez 2 lata z rzędu, fotografowanie zespołu i projektowanie
Poproszono mnie również o koordynowanie i przekazywanie informacji zwrotnych na temat roadshow dla inwestorów, kontaktowanie się z firmą, a nawet samymi inwestorami, aby poczynić przygotowania i śledzić spotkania.
To znacznie więcej niż to, co powinien wykonywać asystent wykonawczy zgodnie z ich zakresem obowiązków.
Kilka głupich rzeczy, które zrobiłem, pracując dla szefa działu bankowości inwestycyjnej, który również członek zarządu. Był moim szefem i chociaż byłem z nim w zgodzie z nim, byłem też ### wychowywany więcej niż jeden raz.
1. Właśnie otrzymaliśmy wiadomość o prawdopodobnej fuzji z innym bankiem, więc poprosił mnie o wydrukowanie listów do wszystkich jego kontaktów, umieszczenie ich w kopertach i przygotowanie do wysłania, gdy wiadomość stanie się oficjalna. Głupi ja jednak nie do końca zrozumiałem instrukcje i wysłałem listy.
Poczta została już odebrana przez pocztę, więc spędziłem bezsenną noc martwiąc się i panikując, co się stanie z ja i, co ważniejsze, on, gdyby dostali listy, ale fuzja nie nastąpiła. To byłby skandal.
2. Sprowadziłem gruźlicę do mojego miejsca pracy. Długa historia i napisałem inne odpowiedzi na ten temat. Aby edukować ludzi i zapobiegać rozprzestrzenianiu się choroby, władze lokalne sprowadziły pielęgniarkę środowiskową. W każdym razie siedział na spotkaniu z CEO i CFO jednego ze swoich głównych klientów. Zapukałem do drzwi, w którym się spotykali, i oznajmiłem mu: „Przepraszam, że przeszkadzam, ale pielęgniarka środowiskowa jest tutaj i spotkanie się zaczyna”.
Nie trzeba dodawać, że kiedy skończył spotkanie, on zabrał mnie do prywatnego pokoju i poprosił, żebym nigdy więcej nie zawstydzał go w ten sposób.W tamtym czasie nie miałem pojęcia i myślałem, że jestem po prostu pomocny, ponieważ uczestnictwo w nim było obowiązkowe dla wszystkich, ale nie zdawałem sobie sprawy, jak źle to zabrzmi, a jego postać w zasadzie była taka, że oczywiście nie mógł się mniej przejmować o gruźlicy.