Najlepsza odpowiedź
Cykl zaopatrzenia składa się z kilku etapów lub komponentów;
1: Potrzeba uznania
Firma musi wiedzieć, że potrzebuje nowego produktu, zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Produkt może wymagać zmiany zamówienia lub może to być nowy produkt dla firmy.
2: Konkretna potrzeba
Właściwy produkt ma kluczowe znaczenie dla firmy. W niektórych branżach istnieją normy pomagające w określaniu specyfikacji. Numery części pomagają zidentyfikować je w przypadku niektórych firm. Inne branże nie mają punktu odniesienia. Firma mogła już wcześniej zamówić ten produkt. Jeśli nie, firma musi określić niezbędny produkt za pomocą identyfikatorów, takich jak kolor lub waga.
3: Opcje zaopatrzenia
Firma musi określić, gdzie uzyskać produkt. Firma może mieć zatwierdzoną listę dostawców. Jeśli nie, firma będzie musiała szukać dostawcy, korzystając z zamówień zakupu lub przeszukiwać różne inne źródła, takie jak czasopisma, Internet lub przedstawiciele handlowi. Firma zakwalifikuje dostawców w celu określenia najlepszego produktu dla swojej firmy.
4: Ceny i warunki
Firma zbada wszystkie istotne informacje, aby określić najlepszą cenę i warunki produktu. Będzie to zależeć od tego, czy firma potrzebuje towarów (łatwo dostępnych produktów) czy specjalistycznych materiałów. Zazwyczaj firma analizuje trzech dostawców, zanim podejmie ostateczną decyzję.
5: Zamawianie zakupu
zlecenie zakupu służy do kupowania materiałów między kupującym a sprzedającym. W szczególności określa cenę, specyfikacje i warunki produktu lub usługi oraz wszelkie dodatkowe zobowiązania.
6: Dostawa
Zamówienie należy dostarczyć, zazwyczaj faksem, pocztą, osobiście, pocztą elektroniczną lub innymi środkami elektronicznymi. Czasami konkretna metoda dostawy jest określona w dokumentach zakupu. Następnie odbiorca potwierdza otrzymanie zamówienia. Obie strony przechowują kopię w pliku.
7: Ekspedycja
Ekspedycja zamówienia dotyczy terminowości dostarczona usługa lub dostarczone materiały. Staje się to szczególnie ważne w przypadku jakichkolwiek opóźnień. Najczęściej odnotowywane problemy obejmują daty płatności, terminy dostaw i ukończenie prac.
8: Odbiór i kontrola zakupów
Gdy firma wysyłająca dostarczy produkt, odbiorca przyjmuje lub odrzuca przesyłkę. Akceptacja pozycji zobowiązuje firmę do zapłacenia za nie.
9: Zatwierdzenie faktury i płatność
Trzy dokumenty musi się zgadzać, gdy faktura żąda zapłaty – sama faktura, dokument odbioru i oryginalne zamówienie. Zgoda na te dokumenty stanowi potwierdzenie zarówno od odbiorcy, jak i dostawcy. Wszelkie rozbieżności należy rozwiązać, zanim odbiorca zapłaci rachunek. Zwykle płatności są dokonywane w formie gotówki, czeków, przelewów bankowych, listów kredytowych lub innych rodzajów przelewów elektronicznych.
10: Prowadzenie dokumentacji
W przypadku audytów firma musi prowadzić odpowiednią dokumentację. Obejmują one zapisy zakupów w celu zweryfikowania wszelkich informacji podatkowych oraz zamówienia zakupu w celu potwierdzenia informacji o gwarancji. Rekordy zakupów odnoszą się również do przyszłych zakupów.
Zarządzaj dostawcami
Umowy dotyczące poziomu usług z dostawcami
Umowy dotyczące poziomu usług (SLA) to umowy lub umowy z dostawcami, które definiują usługę muszą zapewniać i poziom usług, które muszą świadczyć. Określają również obowiązki i priorytety uzgodnione przez Ciebie i dostawcę.
Umowy SLA są zobowiązaniami umownymi , często wbudowanymi w prawnie wiążącą umowę. Mogą być zawarte w umowie jako jedna lub więcej klauzul lub jako cała sekcja. Możesz korzystać z umów SLA w dowolnej umowie z dostawcą, w której świadczą oni usługi.
Umowy o poziomie usług w łańcuchach dostaw
Umowa o gwarantowanym poziomie usług z dostawcą powinna zawierać wyczerpujący opis wszystkich aspektów usług dostawcy.Zazwyczaj umowa SLA określa:
- rodzaj świadczonej usługi
- akceptowalny i niedopuszczalny poziom usług
- metryki związane z usługi i wyniki dostawcy
- harmonogram dostaw
- obowiązki usługodawcy i klienta
- postanowienia dotyczące zgodności z przepisami prawnymi i regulacyjnymi
- mechanizmy do monitorowania i raportowania usług
- warunki płatności
- sposób rozstrzygania sporów
- możliwe działania naprawcze
- postanowienia dotyczące poufności i nieujawniania
- warunki rozwiązania umowy
Jeśli dostawcy nie spełnią uzgodnionych poziomów usług, umowy SLA zwykle przewidują odszkodowanie , zwykle w formie rabatów na opłaty za usługi.
11 KPI każdy zespół zakupowy powinien mierzyć bezbłędnie
Właściwy kluczowy wskaźnik wydajności zamówień jest odpowiedni do celów biznesowych i łatwy do śledzenia. Podczas opracowywania pierwszych wskaźników KPI w zakresie zamówień może to być nieco przytłaczające. Dzięki lepszemu zrozumieniu ich celu będziesz w stanie zidentyfikować KPI, które lepiej odpowiadają Twoim potrzebom.
Poniżej znajduje się jedenaście kluczowych wskaźników wydajności w zakresie zamówień, które każda organizacja powinna śledzić:
- Wskaźnik zgodności
- Współczynnik nieudanych dostaw
- Dokładność PO i faktury
- Wskaźnik zakupów awaryjnych
- Czas realizacji zamówienia
- Czas cyklu PO
- Dostępność dostawcy
- Koszt faktury i PO
- Wydatki w zarządzaniu (SUM)
- Zaopatrzenie Zwrot z inwestycji i korzyści
- Konkurencyjność cenowa
W zależności od celu, te KPI w zamówieniach można podzielić na trzy główne kategorie: zapewnienie jakości, usprawnienie dostaw i oszczędności w dostawach. Wszystkie trzy kategorie są współzależne, więc skupienie się tylko na jednej kategorii może zaszkodzić pozostałym i zmniejszyć trwałość procesu.
Odpowiedź
Cześć,
z mojego 15-letnie doświadczenie w strategicznych zakupach to bardzo praktyczne podejście do codziennego przebiegu cyklu zaopatrzenia. Uwaga: obejmuje to etapy od żądania do podpisania umowy (ponieważ wszystkie rezerwacje faktur i paragonów postrzegam jako pytania mniej lub bardziej operacyjne / logistyczne):
Zilustrowałem to w trzech fazach:
- Faza definiowania popytu
- Faza negocjacji
- Faza udzielania zamówienia
Oto pojedyncze kroki, które ja i moja organizacja przechodzimy w najlepszym przypadku:
Faza I – Definicja popytu
- Zazwyczaj po pierwszym kontakcie między właścicielem popytu a specjalistą ds. zakupów rozpoczyna się proces wyjaśniania. Obejmuje to kilka pytań, takich jak…
… kim są Twoi interesariusze (kierownictwo, klienci, inne jednostki)?
To bardzo ważne. Korzystam również z tego pytania, aby upewnić się, że po rozpoczęciu RfP (Zapytanie ofertowe) zaopatrzenie powinno być jedynym punktem kontaktowym dla wszelkich rozmów z dostawcami – brak komunikacji bocznej osłabia to ogólną pozycję negocjacyjną
… czy masz pomysł na temat potencjalnych dostawców, których chciałbyś uwzględnić w popycie / przetargu?
… jakie są granice z punktu widzenia właścicieli żądań?
… jaki jest termin, jaki jest ostatni punkt, w którym potrzebujemy podpisanej umowy?
i być może najważniejszy:
… W skrócie: Jaki jest Twój cel końcowy? Co chcesz osiągnąć dzięki temu przetargowi (np. Zwolnić zasoby, przenieść określony temat na wyższy poziom, znaleźć alternatywy itp.)
- Spośród tych pytań – wspólnym wysiłkiem – a definicja popytu lub jeszcze lepiej specyfikacja popytu (co chcemy zakontraktować?) ewoluuje. To jest sedno przetargu!
- Podczas tej dyskusji mogą pojawić się pewne wyjaśnienia, które zamieniają się w cykl informacji zwrotnych. Zamówienia mogą tu naprawdę działać jako brama jakości nie tylko w celu uzyskania porównywalnych ofert, ale także pomagają uzyskać przejrzystość popytu i lepiej spełnić ostateczny cel właścicieli popytu (patrz powyżej)
Faza II – negocjacje
- po sfinalizowaniu rdzenia (patrz powyżej) zamówienia łączą wszystkie strumienie pracy (takie jak wymagania prawne, jakość, własność intelektualna itp.) i przygotowuje pakiet przetargowy. Z mojego doświadczenia wynika, że działa to najlepiej w połączeniu z NDA (Umową o zachowaniu poufności).
- W przypadku większych projektów zwracam się do potencjalnych dostawców, aby nie tylko podpisali umowę NDA, ale także oświadczenie, aby zaoferować nam najlepszą możliwą ofertę i podpis, że są zobowiązani do nas jako klienta. Pozwoliłem im nawet to podpisać, co ma ładny psychologiczny efekt uboczny. Dodatkowo pomaga im to w przygotowaniu zespołu sprzedaży.
- Po rozpoczęciu przetargu (RfP – Zapytanie ofertowe) przekazujemy również harmonogram.Jest to dość ważne, ponieważ zwykle jest to niezmienny kamień milowy. To tak, jakby „… jeśli chcesz grać, trzymaj się naszej osi czasu…” Pomaga wyjaśnić sprawę wszystkim zaangażowanym stronom.
- W trakcie przetargu – zwykle po tygodniu posiadania dokumentów – przeprowadzamy sesję pytań i odpowiedzi, aby odpowiedzieć na każde otwarte pytanie, które może zadać sprzedawca. Prosimy ich o zadawanie pytań przed sesją, abyśmy mogli zaangażować potencjalne MŚP (ekspertów w danej dziedzinie).
- W przypadku dużych przetargów zwykle udzielamy wspólnych pytań i odpowiedzi, które mają dwie główne zalety:
- 1. optymalizacja nakładu pracy: mamy jedno spotkanie zamiast kilku z każdym dostawcą oddzielnie
- 2. optymalizacja konkurencji: jeśli mamy 3 lub więcej dostawców do udziału, zwykle jest jeden z nich, który zadaje inteligentne pytania i błyszczy, co stawia innych dostawców pod pewną presją psychologiczną, aby również uzyskać najlepsze wyniki.
- Gdy otrzymamy oferty dostawców, które przez nie przeczytaliśmy, ostatecznie podzielone na określone strumienie pracy, np. g.
- przeglądy prawne, takie jak pasywa
- przeglądy zamówień, reklamy
- IT (jeśli jest to wymagane) przeglądy techniczne fundamenty itp. itp. jednocześnie sprawdzam pewne tematy w opiniach dostawców, takie jak…
- czy mają odniesienia? Czy możemy poprosić o telefon referencyjny?
- czy opinia jest zgodna z potencjalnymi poprzednimi ofertami (z innych przetargów) dla nas?
- Negocjacje rozpoczynają się na podstawie opinii z ocen interesariuszy i właścicieli popytu
- reklamy
- kwestie prawne
- dodatkowe oferowane opcje itp.
Po wyczyszczeniu wszystkiego wpisujemy…
Faza III – udzielenie zamówienia
- W mojej organizacji każdy strategiczny przetarg musi zostać zatwierdzony przez nasze kierownictwo wyższego szczebla. Dlatego też przedstawiamy im informacje.
- Na podstawie tego omówienia mogą pojawić się dodatkowe wymagania i opinie (to po prostu rzeczywistość, więc być może będziemy musieli trochę przerobić).
- Po wyjaśnieniu wszystkich otwartych tematów , podpisujemy dokumenty kontraktowe
- W strategicznych przetargach zwykle mamy spotkanie w sprawie udzielenia zamówienia, na którym obie strony fizycznie podpisują dokumenty (to znowu sprzyja zaangażowaniu dostawców w wykonanie / dostawę wysokiej wydajności)
- Na koniec obliczamy nasze oszczędności i wprowadzamy je do naszych narzędzi raportowania.
Mam nadzieję, że pomoże to wyjaśnić Twoje pytanie.
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz więcej informacji iz przyjemnością utworzę wpis na blogu Blog – Blog zaopatrzeniowy , aby odpowiedzieć na nie bardziej szczegółowo.