O que é o ciclo de aquisição?

Melhor resposta

O ciclo de aquisição possui uma série de etapas ou componentes;

1: Precisa de reconhecimento

A empresa deve saber que precisa de um novo produto, seja de fontes internas ou externas. O produto pode ser aquele que precisa ser pedido novamente ou pode ser um novo item para a empresa.

2: Necessidade específica

O produto certo é fundamental para a empresa. Algumas indústrias têm padrões para ajudar a determinar as especificações. Os números de peça ajudam a identificá-los para algumas empresas. Outras indústrias não têm ponto de referência. A empresa pode ter encomendado o produto no passado. Caso contrário, a empresa deve especificar o produto necessário usando identificadores como cor ou peso.

3: Opções de fornecimento

A empresa precisa determinar onde obter o produto. A empresa pode ter uma lista de fornecedores aprovados. Caso contrário, a empresa precisará procurar um fornecedor usando ordens de compra ou pesquisar uma variedade de outras fontes, como revistas, a Internet ou representantes de vendas. A empresa irá qualificar os fornecedores para determinar o melhor produto para o negócio.

4: Preços e termos

A empresa investigará todas as informações relevantes para determinar o melhor preço e termos para o produto. Isso dependerá se a empresa precisa de commodities (produtos prontamente disponíveis) ou materiais especializados. Normalmente, a empresa analisa três fornecedores antes de tomar uma decisão final.

5: Pedidos de compra

O a ordem de compra é usada para comprar materiais entre um comprador e um vendedor. Ele define especificamente o preço, as especificações, os termos e as condições do produto ou serviço e quaisquer obrigações adicionais.

6: Entrega

O pedido de compra deve ser entregue, geralmente por fax, correio, pessoalmente, e-mail ou outro meio eletrônico. Às vezes, o método de entrega específico é especificado nos documentos de compra. O destinatário confirma o recebimento do pedido de compra. Ambas as partes mantêm uma cópia em arquivo.

7: Expedição

A expedição do pedido de compra aborda a oportunidade de o serviço ou materiais entregues. É especialmente importante se houver atrasos. Os problemas mais frequentemente observados incluem datas de pagamento, prazos de entrega e conclusão do trabalho.

8: Recebimento e inspeção de compras

Assim que a empresa remetente entrega o produto, o destinatário aceita ou rejeita os itens. A aceitação dos itens obriga a empresa a pagar por eles.

9: Aprovação e pagamento da fatura

Três documentos deve corresponder quando uma fatura solicita pagamento – a própria fatura, o documento de recebimento e o pedido de compra original. A concordância desses documentos fornece confirmação tanto do receptor quanto do fornecedor. Qualquer discrepância deve ser resolvida antes que o destinatário pague a conta. Normalmente, o pagamento é feito em dinheiro, cheque, transferência bancária, cartas de crédito ou outros tipos de transferência eletrônica.

10: Manutenção de registros

No caso de auditorias, a empresa deve manter registros adequados. Isso inclui registros de compra para verificar quaisquer informações fiscais e pedidos de compra para confirmar as informações de garantia. Os registros de compra também fazem referência a compras futuras.

Gerenciar seus fornecedores

Acordos de nível de serviço do fornecedor

Acordos de nível de serviço (SLAs) são acordos ou contratos com fornecedores que definem o serviço devem fornecer e o nível de serviço que devem oferecer. Eles também definem responsabilidades e prioridades com as quais você e o fornecedor concordaram.

Os SLAs são obrigações contratuais , muitas vezes construídas em um contrato legalmente vinculativo. Eles podem ser incluídos no contrato como uma ou mais cláusulas ou como uma seção inteira. Você pode usar SLAs em qualquer contrato de fornecedor onde eles lhe forneçam um serviço.

Acordos de nível de serviço em cadeias de abastecimento

Um acordo de nível de serviço do fornecedor deve fornecer uma descrição abrangente de todos os aspectos do serviço do fornecedor.Normalmente, o SLA estabelecerá:

• o tipo de serviço a ser fornecido
• os níveis de serviço aceitáveis ​​e inaceitáveis ​​
• as métricas associadas a o serviço e o desempenho do fornecedor
• o cronograma de entrega
• responsabilidades do provedor de serviço e do cliente
• disposições para conformidade legal e regulatória
• mecanismos para monitorar e relatar o serviço
• termos de pagamento
• como as disputas serão resolvidas
• possíveis ações corretivas
• disposições de confidencialidade e não divulgação
• condições de rescisão

Se os fornecedores não cumprirem os níveis de serviço acordados, os SLAs geralmente fornecem compensação , geralmente na forma de descontos nas taxas de serviço.

11 KPIs que cada equipe de aquisição deve medir sem falha

O KPI de aquisição certo é relevante para seus objetivos de negócios e simples de rastrear. Enquanto você está elaborando seus primeiros KPIs de compras, pode ser um pouco opressor. Ao obter uma melhor compreensão de seu propósito, você seria capaz de identificar KPIs que atendem melhor às suas necessidades.

Listados abaixo estão onze KPIs de aquisição que toda organização deve acompanhar:

• Taxa de conformidade
• Taxa de defeito do fornecedor
• exatidão do pedido e da fatura
• Taxa de compras de emergência
• prazo de entrega do fornecedor
• Tempo de ciclo da OC
• Disponibilidade do fornecedor
• Custo por fatura e PO
• Gasto sob gerenciamento (SUM)
• Aquisição ROI e benefícios
• Competitividade de preços

Dependendo de sua finalidade, esses KPIs de aquisição podem ser divididos em três categorias principais: garantir qualidade, melhorar a entrega e economizar na entrega. Todas as três categorias são interdependentes, portanto, focar em apenas uma categoria pode prejudicar as outras duas e diminuir a sustentabilidade do processo.

Resposta

Olá,

do meu Experiência de 15 anos em compras estratégicas aqui está uma abordagem muito prática, como o ciclo de compras funciona diariamente. Observação: isso cobre as etapas desde a demanda até a assinatura do contrato (visto que vejo todas as reservas de faturas e recebimentos de mercadorias como questões mais ou menos operacionais / logísticas):

Ilustrei em três fases para você:

1. Fase de definição de demanda
2. Fase de negociação
3. Fase de premiação

Aqui estão as etapas individuais que eu e minha organização estamos realizando no melhor dos casos:

Fase I – Definição da demanda

• Após o primeiro contato entre o dono da demanda e o profissional de compras, normalmente começa o processo de esclarecimento. Isso inclui várias perguntas, como…

… quem são seus stakeholders (gestão, clientes, outras unidades)?

Isso é muito importante. Também utilizo esta pergunta para garantir que, uma vez que o RfP (Solicitação de Proposta) seja iniciado, a aquisição deve ser o único ponto de contato para qualquer discussão com os fornecedores – sem comunicação paralela isso enfraquece a posição geral de negociação

… você tem uma ideia sobre os fornecedores em potencial que gostaria de incluir na demanda / proposta?

… quais são os limites um ponto de vista dos donos da demanda?

… qual é o cronograma, qual é o último ponto em que precisamos de um contrato assinado?

e talvez o mais importante:

… Em poucas palavras: Qual é o seu objetivo final? O que você deseja alcançar com este concurso (por exemplo, liberar recursos, mover um determinado tópico para o próximo nível, encontrar alternativas etc etc)

• Fora dessas questões – em um esforço conjunto – a a definição de demanda ou, melhor ainda, uma especificação de demanda (o que queremos contratar?) evolui. Este é o cerne do concurso!
• durante esta discussão, certos esclarecimentos podem ocorrer que se transformam em um ciclo de feedback. Aquisição pode realmente atuar como um portal de qualidade aqui, não apenas para obter cotações comparáveis, mas também ajuda a obter clareza da demanda e cumprir melhor a meta final dos proprietários da demanda (veja acima)

Fase II – Negociação

• uma vez que o núcleo (veja acima) seja finalizado, a aquisição reúne todos os fluxos de trabalho (como requisitos legais, qualidade, IP etc) e prepara o pacote do concurso. Pela minha experiência, isso funciona melhor quando combinado com um NDA (Acordo de Não Divulgação).
• Em projetos maiores, instruo os fornecedores em potencial a não apenas assinarem um NDA, mas também uma declaração para nos oferecer a melhor proposta possível e uma assinatura de que eles estão comprometidos conosco como clientes. Eu até deixei eles assinarem isso, o que tem um bom efeito colateral psicológico. Além disso, isso os ajuda a preparar sua equipe de vendas
• Assim que iniciamos a licitação (RfP – Solicitação de Proposta), também comunicamos o cronograma.Isso é muito importante porque geralmente é um marco imutável. É como “… se você quiser jogar, siga nosso cronograma …” Ajuda a tornar as coisas muito claras para todas as partes envolvidas.
• Durante a licitação – geralmente depois de terem os documentos por uma semana – fazemos uma sessão de perguntas e respostas para responder a qualquer pergunta em aberto que o fornecedor possa ter. Pedimos a eles que enviem perguntas antes da sessão para que possamos envolver PMEs em potencial (Especialistas no Assunto).
• Em grandes licitações, geralmente fazemos perguntas e respostas conjuntas, o que tem duas vantagens principais:
• 1. otimização do esforço: temos 1 reunião em vez de várias com cada fornecedor separadamente
• 2. otimização da concorrência: se temos 3 ou mais fornecedores para participar, geralmente há sempre um deles que faz perguntas inteligentes e brilha, o que coloca outros fornecedores sob uma certa pressão psicológica para também ter um melhor desempenho
• Assim que recebermos o ofertas de fornecedores que lemos através deles, eventualmente divididos em certos fluxos de trabalho, e. g.
• tópicos de revisões legais como responsabilidades
• revisões de compras comerciais
• TI (se necessário) revisões de fundamentos técnicos etc etc
• No ao mesmo tempo, verifico certos tópicos nos comentários dos fornecedores, como…
• eles têm referências? Podemos fazer uma chamada de referência?
• o feedback corresponde a possíveis ofertas anteriores (de outras licitações) para nós?
• As negociações começam com base no feedback das avaliações das partes interessadas e proprietários de demanda
• comerciais
• tópicos jurídicos
• opções adicionais oferecidas, etc.

Assim que tivermos tudo limpo, entraremos …

Fase III – Premiação

• em minha organização toda licitação estratégica precisa ser aprovada por nossa alta administração. Portanto, nós os informamos.
• A partir deste briefing, alguns requisitos adicionais e comentários podem surgir (isso simplesmente é realidade, então podemos ter que fazer um retrabalho
• Assim que todos os tópicos abertos forem esclarecidos , nós assinamos os documentos do contrato
• Em licitações estratégicas, geralmente temos uma reunião de premiação, onde ambas as partes assinam fisicamente os documentos (isso, mais uma vez, promove o compromisso dos fornecedores para uma execução / entrega de alto desempenho)
• Por fim, calculamos nossa economia e a inserimos em nossas ferramentas de relatório

Espero que isso ajude a esclarecer sua dúvida.

Avise-me se precisar de mais informações e ficarei feliz em criar uma postagem no blog Blog – The Procurement Blog para respondê-las com mais detalhes.