Melhor resposta
Assistentes pessoais qualificados são ativos insubstituíveis para qualquer cargo executivo.
Anteriormente, as tarefas e as capacidades dos PAs / EAs eram limitadas a gatekeeping, gerenciamento de diário e comunicação / correspondência básica.
Hoje em dia, os Assistentes Pessoais se tornam o braço direito do Executivo e, em alguns casos, seus Parceiros de Negócios.
Vamos dar uma olhada na lista de habilidades que os assistentes pessoais têm em seus currículos atualmente e avaliar sua contribuição para uma organização!
- Gerenciamento de diários
- Planejamento de viagens e Projeto de itinerário
- Resumo de pesquisa e informações
- Projeto de documentos e materiais
- Gerenciamento de caixa de entrada
- Arquivamento e backup de dados
- Gerenciamento de contatos
- Design da apresentação
- Minutos dedicados
- Acompanhamento de itens de ação
- Coordenação de eventos
- Gerenciamento de projetos
- Comunicação escrita e verbal em nome do e executivo
- gerenciamento de estilo de vida
- contabilidade básica
- gerenciamento de escritório
- liderança da equipe de suporte administrativo
- edição / revisão
- Relações públicas e rede para organização / chefe
- Organização
- Gerenciamento de tempo
- Configuração de sistemas de produtividade para economizar o tempo de seu chefe
Como você pode ver, é um conjunto impressionante de habilidades que torna a contribuição para a organização inestimável!
O maior impacto vem da capacidade de economizar tempo (portanto, dinheiro) para seu chefe (executivo ocupado) e ajudá-lo a realizar o trabalho entrando em contato com outros departamentos e acompanhando os itens de ação.
Parece um bom motivo para contratar um, certo?
Resposta
Só será um trabalho decente se você trabalhar bem com eles e lidar com seus dias ruins, bem como com o trabalho monótono normal quando não há muita coisa acontecendo.
Você deve estar bem em conhecer os prós e contras de como a mente deles funciona e em responder aos e-mails deles, etc., assim que são recebidos.
Basicamente, você é a parte mais confiável da equipe dessa pessoa, e tudo o que você faz enquanto trabalha com ela se reflete nela.
Eles estão confiando em você uma grande quantidade de dados pessoais, seus contatos, e-mails, compromissos da agenda, chamadas telefônicas, etc. e você precisa ter certeza de que não vai bagunçar as coisas para eles. Por exemplo, revelando o nome de uma empresa ao falar com um cliente deles, ou se souber que eles estão tendo um caso ou algo assim.
Você sabe onde eles estão a cada momento de seu dia de trabalho e às vezes é necessário discrição.
Eu também fui convidado a comprar presentes para as esposas e embrulhá-los e outras coisas, por todo o escritório na verdade. Muitas pessoas considerariam esse tipo de coisa “abaixo delas” e fariam apenas tarefas relacionadas ao trabalho, mas a verdade é que seu trabalho é ajudar a pessoa e, freqüentemente, coisas extravasam de suas vidas pessoais. Essa é a natureza da besta.
Muitas vezes fui chamado para fazer tarefas que estavam muito além da minha responsabilidade, como entregar centenas de presentes de Natal em Londres manualmente por 2 anos consecutivos, fotografar a equipe e fazer design trabalho.
Também fui chamado para coordenar e fornecer feedback para roadshows para investidores, entrando em contato com a empresa e até mesmo com os próprios investidores para fazer os arranjos e acompanhar as reuniões.
Isso está muito além do que um assistente executivo deve ser solicitado a fazer de acordo com a descrição de seu cargo.
Algumas coisas estúpidas que fiz enquanto trabalhava para um chefe de departamento de banco de investimento que também era um membro do conselho. Ele era meu chefe e, embora eu estivesse bastante sintonizado com ele, também me enlouqueci em mais de uma ocasião.
1. Tínhamos acabado de receber a notícia de uma provável fusão com outro banco, então ele me pediu para imprimir cartas para todos os seus contatos, colocá-las em envelopes e tê-las prontas para enviar assim que a notícia fosse oficial. Estúpido, porém, não entendi bem as instruções e enviei as cartas.
A correspondência já havia sido recolhida pelo serviço postal, então passei uma noite sem dormir me preocupando e entrando em pânico com o que aconteceria a eu e mais importante ele se eles tivessem recebido as cartas, mas a fusão não aconteceu. Seria um escândalo.
2. Eu trouxe a tuberculose para o meu local de trabalho. Longa história e eu escrevi outras respostas sobre isso. Para educar as pessoas e prevenir a propagação da doença, um visitante de saúde foi trazido da autoridade local. De qualquer forma, ele estava em uma reunião com o CEO e o CFO de um de seus principais clientes. Bati na porta de onde estavam se reunindo e anunciei a ele, desculpe interromper, mas o visitador de saúde está aqui e a reunião está começando.
Nem é preciso dizer que assim que ele terminou a reunião ele me levou para uma sala privada e me pediu para nunca mais envergonhá-lo assim.Eu não tinha ideia na época e pensei que estava apenas sendo útil, pois era obrigatório que todos comparecessem, mas não percebi o quão ruim isso soaria, e seu personagem basicamente sendo que é claro que ele não poderia ter se importado menos sobre a tuberculose.