Cel mai bun răspuns
Ciclul de achiziții are mai multe etape sau componente;
1: nevoie de recunoaștere
Compania trebuie să știe că are nevoie de un produs nou, fie din surse interne, fie din surse externe. Produsul poate fi unul care trebuie reordonat sau poate fi un element nou pentru companie.
2: Nevoi specifice
Produsul potrivit este esențial pentru companie. Unele industrii au standarde pentru a ajuta la determinarea specificațiilor. Numerele de piese ajută la identificarea acestora pentru unele companii. Alte industrii nu au niciun punct de referință. Este posibil ca compania să fi comandat produsul în trecut. Dacă nu, compania trebuie să specifice produsul necesar utilizând identificatori precum culoarea sau greutatea.
3: Opțiuni de aprovizionare
Compania trebuie să stabilească de unde să obțină produsul. Compania ar putea avea o listă de furnizori aprobată. În caz contrar, compania va trebui să caute un furnizor folosind comenzi de cumpărare sau să cerceteze o varietate de alte surse, cum ar fi reviste, Internet sau reprezentanți de vânzări. Compania va califica furnizorii pentru a determina cel mai bun produs pentru afacere.
4: Prețuri și condiții
Compania va investiga toate informațiile relevante pentru a determina cel mai bun preț și condiții pentru produs. Acest lucru va depinde dacă compania are nevoie de mărfuri (produse ușor disponibile) sau de materiale specializate. De obicei, afacerea va analiza trei furnizori înainte de a lua o decizie finală.
5: Comandarea achizițiilor
ordinul de cumpărare este utilizat pentru a cumpăra materiale între cumpărător și vânzător. Acesta definește în mod specific prețul, specificațiile și termenii și condițiile produsului sau serviciului și orice obligații suplimentare.
6: Livrare
Comanda de achiziție trebuie livrată, de obicei prin fax, poștă, personal, e-mail sau alte mijloace electronice. Uneori, metoda de livrare specifică este specificată în documentele de cumpărare. Destinatarul confirmă apoi primirea comenzii de cumpărare. Ambele părți păstrează o copie la dosar.
7: accelerarea
Expedierea comenzii de cumpărare abordează actualitatea serviciul sau materialele livrate. Devine deosebit de important dacă există întârzieri. Problemele cele mai des menționate includ datele de plată, termenele de livrare și finalizarea lucrărilor.
8: Primirea și inspecția achizițiilor
Odată ce compania expeditoare livrează produsul, destinatarul acceptă sau respinge articolele. Acceptarea articolelor obligă compania să plătească pentru acestea.
9: Aprobarea și plata facturilor
Trei documente trebuie să se potrivească atunci când o factură solicită plata – factura în sine, documentul de primire și comanda de cumpărare originală. Acordul acestor documente oferă confirmări atât de către destinatar, cât și de către furnizor. Orice neconcordanță trebuie rezolvată înainte ca destinatarul să plătească factura. De obicei, plata se face sub formă de numerar, cec, transferuri bancare, scrisori de credit sau alte tipuri de transferuri electronice.
10: Întreținerea înregistrărilor
În cazul auditurilor, compania trebuie să păstreze înregistrări adecvate. Acestea includ înregistrări de cumpărare pentru a verifica orice informație fiscală și comenzi de cumpărare pentru a confirma informațiile despre garanție. Înregistrările de achiziții fac referire și la achizițiile viitoare.
Gestionați furnizorii dvs.
Acorduri la nivel de servicii ale furnizorilor
Acordurile la nivel de servicii (SLA) sunt acorduri sau contracte cu furnizorii care definesc serviciul trebuie să ofere și nivelul de serviciu pe care trebuie să îl presteze. De asemenea, stabilesc responsabilitățile și prioritățile pe care dvs. și furnizorul le-ați convenit.
SLA-urile sunt obligații contractuale adesea încorporate într-un contract obligatoriu din punct de vedere juridic. Ele pot fi incluse în contract ca una sau mai multe clauze sau ca o secțiune întreagă. Puteți utiliza SLA-urile în orice contract de furnizor în care vă oferă un serviciu.
Acorduri de nivel de serviciu în lanțurile de aprovizionare
Un acord la nivel de serviciu furnizor ar trebui să furnizeze o descriere cuprinzătoare a tuturor aspectelor serviciului furnizorului.De obicei, SLA va stabili:
- tipul de serviciu care trebuie furnizat
- nivelurile acceptabile și inacceptabile ale serviciului
- valorile asociate cu serviciul și performanța furnizorului
- calendarul de livrare
- responsabilitățile furnizorului de servicii și ale clientului
- dispoziții privind conformitatea legală și de reglementare
- mecanisme pentru monitorizarea și raportarea serviciului
- condiții de plată
- modul în care vor fi soluționate litigiile
- posibile acțiuni corective
- dispoziții privind confidențialitatea și nedivulgarea
- condiții de reziliere
În cazul în care furnizorii nu îndeplinesc nivelurile convenite de servicii, SLA-urile prevăd de obicei compensare , de obicei sub formă de reduceri la taxele de servicii.
11 KPI fiecare echipă de achiziții ar trebui să măsoare fără eșec
KPI-ul potrivit pentru achiziții este relevant pentru obiectivele dvs. de afaceri și este ușor de urmărit. În timp ce pregătiți primul dvs. KPI pentru achiziții, acesta poate fi un pic copleșitor. Obținând o mai bună înțelegere a scopului lor, veți putea identifica KPI-urile care servesc mai bine nevoilor dvs.
Enumerate mai jos sunt unsprezece KPI-uri de achiziții pe care fiecare organizație ar trebui să le urmărească:
- Rata de conformitate
- Rata defectelor furnizorului
- Precizia facturilor și a facturilor
- Rata achizițiilor de urgență
- Termenul de livrare al furnizorului
- Durata ciclului PO
- Disponibilitatea furnizorului
- Costul pe factură și PO
- Cheltuieli în gestiune (SUM)
- Achiziții ROI și beneficii
- Competitivitatea prețurilor
În funcție de scopul lor, aceste indicatori de performanță pot fi împărțiți în trei categorii majore: asigurarea calității, îmbunătățirea livrării și economiile de livrare. Toate cele trei categorii sunt interdependente, deci concentrarea pe o singură categorie ar putea dăuna celorlalte două și poate reduce durabilitatea procesului.
Răspuns
Hei acolo,
din partea mea Experiența de achiziții strategice de 15 ani iată o abordare foarte practică, modul în care ciclul de achiziții funcționează zilnic. Vă rugăm să rețineți: acesta acoperă pașii de la cerere la semnarea contractului (deoarece văd că toate rezervările de facturi și chitanțe de bunuri sunt întrebări mai mult sau mai puțin operaționale / logistice):
Am ilustrat-o în trei etape pentru dvs.:
- Faza de definire a cererii
- Faza de negociere
- Faza de acordare
Iată singurul pas pe care îl fac eu și organizația mea în cel mai bun caz:
Faza I – Definirea cererii
- După primul contact între proprietarul cererii și profesionistul în achiziții, de obicei începe procesul de clarificare. Aceasta include mai multe întrebări, cum ar fi …
… cine sunt părțile interesate (management, clienți, alte unități)?
Acest lucru este destul de important. De asemenea, folosesc această întrebare pentru a mă asigura că, odată ce RfP (Cererea de propunere) este inițiată, achizițiile ar trebui să fie singurul punct de contact pentru orice discuții cu furnizorii – acest lucru slăbește poziția generală de negociere
… aveți o idee despre potențialii furnizori pe care ați dori să îi includeți în cerere / ofertă?
… care sunt limitele de la un punct de vedere al proprietarilor de cerere?
… care este termenul, care este ultimul punct de care avem nevoie de un contract semnat?
și poate cel mai important:
… pe scurt: Care este scopul tău final? Ce doriți să obțineți cu această ofertă (de exemplu, eliberați resurse, mutați un anumit subiect la nivelul următor, găsiți alternative etc etc)
- Din aceste întrebări – într-un efort comun – un definirea cererii sau chiar mai bine o specificație a cererii (ce vrem să contractăm?) evoluează. Acesta este nucleul licitației!
- în timpul acestei discuții pot apărea anumite clarificări care se transformă într-un ciclu de feedback. Achizițiile pot acționa într-adevăr ca o poartă de calitate aici nu numai pentru a obține oferte comparabile, ci și pentru a obține claritatea cererii și pentru a îndeplini mai bine obiectivul final al proprietarilor de cereri (a se vedea mai sus)
Faza II – Negociere
- Odată ce nucleul (a se vedea mai sus) este finalizat, achizițiile reunesc toate fluxurile de lucru (cum ar fi cerințele legale, calitatea, IP etc) și pregătește pachetul de licitație. Din experiența mea, acest lucru funcționează cel mai bine, atunci când este combinat cu un NDA (Acord de nedivulgare).
- În cadrul proiectelor mai mari, îi trimit pe potențiali furnizori să semneze nu numai un NDA, ci și o declarație care să ne ofere cea mai bună propunere posibilă și o semnătură că acestea ne sunt angajate în calitate de client. Le-am lăsat chiar să semneze acest lucru, care are un efect secundar psihologic frumos. În plus, acest lucru îi ajută să își pregătească echipa de vânzări
- Odată ce am inițiat licitația (RfP – Cerere de propunere), comunicăm și cronologia.Acest lucru este destul de important, deoarece acesta este, de obicei, o etapă nemodificabilă. Este ca „… dacă vreți să jucați, rămâneți la cronologia noastră…” Ajută la clarificarea lucrurilor pentru toate părțile implicate.
- În timpul licitației – de obicei după ce au avut documentele timp de o săptămână – facem o sesiune de întrebări și răspunsuri pentru a răspunde la orice întrebare deschisă pe care ar putea să o aibă furnizorul. Le cerem să trimită întrebări înainte de sesiune, astfel încât să putem implica IMM-uri potențiale (experți în materie).
- În licitațiile mari, de obicei facem o întrebare comună care are 2 avantaje majore:
- 1. optimizarea efortului: avem 1 întâlnire în loc de mai multe cu fiecare furnizor separat
- 2. optimizarea concurenței: dacă avem 3 sau mai mulți furnizori de participat, de obicei există întotdeauna unul dintre ei care pune întrebări inteligente și strălucește, ceea ce pune alți vânzători sub o anumită presiune psihologică pentru a obține rezultate optime.
- Odată ce primim ofertele furnizorilor pe care le citim prin ele, în cele din urmă împărțite în anumite fluxuri de lucru, de exemplu. g.
- recenzii legale subiecte precum răspunderi
- achiziții revizuiește reclame
- IT (dacă este necesar) examinează pietrele de temelie tehnice etc etc
- La în același timp, verific anumite subiecte din feedback-ul furnizorilor, cum ar fi …
- au referințe? Putem avea un apel de referință?
- feedback-ul se potrivește cu potențiale oferte anterioare (de la alte licitații) către noi?
- Negocierile încep pe baza feedback-ului din evaluările părților interesate și ale proprietarilor de cereri
- reclame
- subiecte legale
- opțiuni suplimentare oferite etc.
După ce am șters totul, introducem …
Faza III – Acordarea
- în organizația mea, fiecare ofertă strategică trebuie aprobată de conducerea noastră superioară. Prin urmare, le informăm.
- Din acest briefing pot apărea unele cerințe suplimentare și feedback (aceasta este pur și simplu realitate, așa că s-ar putea să trebuiască să refacem ceva
- Odată clarificate toate subiectele deschise , semnăm documentele contractului
- În licitațiile strategice, avem de obicei o ședință de atribuire, în care ambele părți semnează fizic documentele (acest lucru încurajează din nou angajamentul furnizorilor pentru o execuție / livrare de înaltă performanță)
- În cele din urmă, calculăm economiile noastre și le introducem în instrumentele noastre de raportare
Sper că acest lucru vă va ajuta să vă clarificați întrebarea.
Spuneți-mi dacă aveți nevoie de mai multe informații și voi fi bucuros să creez o postare pe blog pe Blog – Blogul achiziții pentru a le răspunde mai detaliat.