Cel mai bun răspuns
Asistenții personali calificați sunt active de neînlocuit pentru orice birou executiv.
Anterior sarcinile și capacitățile PA-urilor / EA-urilor s-au limitat la gestionarea gateway-urilor, gestionarea jurnalului și comunicarea / corespondența de bază.
În prezent, asistenții personali devin mâna dreaptă a executivului și, în unele cazuri, partenerii lor de afaceri.
Să vedem lista abilităților pe care asistenții personali le au în CV-urile în aceste zile și să evaluăm contribuția lor la o organizație!
- Managementul jurnalului
- Planificarea călătoriilor și Proiectarea itinerariului
- Rezumatul cercetărilor și informațiilor
- Proiectarea documentelor și a materialelor
- Gestionarea căsuței de e-mail
- Înregistrarea și backupul datelor
- Gestionarea contactelor
- Proiectarea prezentării
- Procesul verbal
- Urmărirea elementului de acțiune
- Coordonarea evenimentelor
- Managementul proiectului
- Comunicare scrisă și verbală în numele th e executiv
- Managementul stilului de viață
- Contabilitate de bază
- Managementul biroului
- Conducerea echipei de asistență pentru administratori
- Editarea / corectarea
- PR și rețea pentru organizație / șef
- Organizație
- Gestionarea timpului
- Setarea sistemelor de productivitate pentru a economisi timp șefului lor
După cum puteți vedea, este un set impresionant de abilități care face ca contribuția la organizare să fie neprețuită!
Impactul major vine din capacitatea lor de a economisi timp (deci bani) pentru șeful lor (executiv ocupat) și ajută-l să facă treaba prin legătura cu alte departamente și urmărirea elementelor de acțiune.
Sună un motiv bun pentru a angaja unul, nu?
Răspunde
Va fi o slujbă decentă doar dacă poți lucra bine cu ei și poți face față zilelor lor proaste, precum și o muncă plictisitoare normală, plictisitoare, atunci când nu se întâmplă nimic.
Trebuie să fiți în regulă să cunoașteți detaliile modului în care funcționează mintea lor și să răspundeți la e-mailurile lor etc., de îndată ce sunt primite.
Practic, sunteți partea cea mai de încredere din echipa acestei persoane și tot ceea ce faceți în timp ce lucrați cu ei, se reflectă asupra lor.
Ei au încredere în dvs. cu cantități uriașe de date cu caracter personal, contacte, e-mailuri, întâlniri în jurnal, apeluri telefonice etc. și trebuie să vă asigurați că nu veți deranja lucrurile pentru ei. De exemplu, prin dezvăluirea unui nume de companie atunci când vorbești cu un client de-al lor, sau dacă te simți bine că vor avea o aventură sau așa ceva.
Știi unde se află în fiecare moment al zilei lor de muncă și uneori este necesară discreția.
De asemenea, mi s-a cerut să cumpăr cadouri pentru soții și să le împachetez și altele, de fapt de la întreg biroul. O mulțime de oameni ar lua în considerare acest tip de lucruri „sub ei” și ar face doar sarcini legate de muncă, dar adevărul este că sarcina ta este să asiste persoana și, frecvent, lucrurile se vor revărsa din viața lor personală. Aceasta este doar natura fiarei.
Am fost deseori chemat să fac sarcini care depășesc cu mult sarcinile mele, cum ar fi livrarea manuală a sutelor de cadouri de Crăciun în Londra timp de 2 ani consecutivi, fotografierea echipei și proiectarea work.
De asemenea, am fost chemat să coordonez și să oferi feedback pentru roadshows-urile investitorilor, ajungând la companie și chiar la investitori pentru a face aranjamentele și a urma întâlnirile.
Acest lucru depășește ceea ce ar trebui să facă un asistent executiv în conformitate cu fișa postului lor.
Câteva lucruri stupide le-am făcut în timp ce lucram pentru un șef de departament de investiții bancare care era, de asemenea, un membru al consiliului. El a fost șeful meu și, deși eram destul de în ton cu el, am și apărut de mai multe ori.
1. Tocmai primeam știri despre o fuziune probabilă cu o altă bancă, așa că mi-a cerut să imprim scrisori tuturor contactelor sale, să le lipesc în plicuri și să le pregătesc să fie trimise prin poștă odată ce știrile sunt oficiale. Totuși, prostul meu nu a primit instrucțiunile și am trimis scrisorile prin poștă.
E-mailul a fost deja colectat de către serviciul poștal, așa că am petrecut o noapte nedormită îngrijorându-mă și panicându-mă cu ceea ce se va întâmpla cu eu și, mai important, el dacă ar fi primit scrisorile, dar fuziunea nu s-a întâmplat. Ar fi un scandal.
2. Adusesem TB la locul de muncă. Poveste lungă și am scris alte răspunsuri despre asta. Pentru a educa oamenii și a preveni răspândirea bolii, a fost adus un vizitator de sănătate de la autoritatea locală. Oricum, el stătea într-o întâlnire cu CEO-ul și directorul financiar al unuia dintre principalii săi clienți. Am bătut la ușa locului în care se întâlneau și i-am anunțat „îmi pare rău că îl întrerup, dar vizitatorul sănătății este aici și începe întâlnirea”. Inutil să spun că, odată ce a terminat întâlnirea, m-a dus într-o cameră privată și m-a rugat să nu-l mai jenez niciodată.Nu aveam idee la acea vreme și m-am gândit că sunt de ajutor, întrucât era obligatoriu să participe toată lumea, dar nu mi-am dat seama cât de rău ar suna, iar caracterul său fiind practic, desigur, că nu i-ar fi putut păsa mai puțin despre TB.