Bästa svaret
Upphandlingscykeln har ett antal steg eller komponenter;
1: Behöver erkännande
Företaget måste veta att det behöver en ny produkt, vare sig från interna eller externa källor. Produkten kan vara en som måste beställas, eller det kan vara en ny artikel för företaget.
2: Specifikt behov
Rätt produkt är avgörande för företaget. Vissa branscher har standarder för att bestämma specifikationer. Artikelnummer hjälper till att identifiera dessa för vissa företag. Andra industrier har ingen referenspunkt. Företaget kan ha beställt produkten tidigare. Om inte, måste företaget ange nödvändig produkt med hjälp av identifierare som färg eller vikt.
3: Sourcingalternativ
Företaget måste bestämma var produkten ska fås. Företaget kan ha en godkänd leverantörslista. Om inte, måste företaget söka efter en leverantör med hjälp av inköpsorder eller undersöka en mängd andra källor som tidskrifter, Internet eller säljare. Företaget kommer att kvalificera leverantörerna för att bestämma den bästa produkten för verksamheten.
4: Prissättning och villkor
Verksamheten kommer att undersöka all relevant information för att fastställa det bästa priset och villkoren för produkten. Detta beror på om företaget behöver varor (lättillgängliga produkter) eller specialiserat material. Vanligtvis kommer företaget att undersöka tre leverantörer innan det fattar ett slutgiltigt beslut.
5: Beställning av inköp
inköpsorder används för att köpa material mellan köpare och säljare. Den definierar specifikt pris, specifikationer och villkor för produkten eller tjänsten och eventuella ytterligare skyldigheter.
6: Leverans
Inköpsordern måste levereras, vanligtvis via fax, post, personligen, e-post eller på annat elektroniskt sätt. Ibland anges den specifika leveransmetoden i inköpsdokumenten. Mottagaren bekräftar sedan mottagandet av inköpsordern. Båda parter behåller en kopia på filen.
7: Expediting
Expeditionen av inköpsordern adresserar aktualiteten hos tjänsten eller det levererade materialet. Det blir särskilt viktigt om det finns förseningar. De problem som oftast noteras inkluderar betalningsdatum, leveranstid och slutförda arbeten.
8: Mottagande och inspektion av inköp
När det sändande företaget levererar produkten accepterar eller avvisar mottagaren varorna. Godkännande av föremålen tvingar företaget att betala för dem.
9: Fakturagodkännande och betalning
Tre dokument måste matcha när en faktura begär betalning – själva fakturan, mottagningsdokumentet och den ursprungliga inköpsordern. Överenskommelsen med dessa dokument ger bekräftelse från både mottagaren och leverantören. Eventuella avvikelser måste lösas innan mottagaren betalar räkningen. Vanligtvis sker betalningen i form av kontanter, checkar, banköverföringar, kreditbrev eller andra typer av elektroniska överföringar.
10: Registrera underhåll
När det gäller revisioner måste företaget föra korrekta register. Dessa inkluderar inköpsposter för att verifiera eventuell skatteinformation och inköpsorder för att bekräfta garantiinformation. Inköpsposter hänvisar också till framtida köp.
Hantera dina leverantörer
Servicenivåavtal för leverantörer
Servicenivåavtal (SLA) är avtal eller kontrakt med leverantörer som definierar tjänsten de måste tillhandahålla och servicenivån de måste leverera. De anger också ansvarsområden och prioriteringar som du och leverantören gick med på.
SLA är avtalsförpliktelser som ofta är inbyggda i ett juridiskt bindande kontrakt. De kan ingå i kontraktet som en eller flera klausuler eller som ett helt avsnitt. Du kan använda SLA i alla leverantörskontrakt där de ger dig en tjänst.
Servicenivåavtal i leveranskedjor
Ett servicenivå för leverantörer bör ge en omfattande beskrivning av alla aspekter av leverantörens tjänst.SLA anger vanligtvis:
- vilken typ av tjänst som ska tillhandahållas
- acceptabla och oacceptabla servicenivåer
- mätvärden associerade med leverantörens service och prestanda
- tidtabellen för leverans
- ansvar för tjänsteleverantör och kund
- bestämmelser för efterlevnad av lagar och regler
- mekanismer för övervakning och rapportering av tjänster
- betalningsvillkor
- hur tvister kommer att lösas
- möjliga korrigerande åtgärder
- sekretess och förbehåll
- uppsägningsvillkor
Om leverantörer inte uppfyller överenskomna servicenivåer tillhandahåller SLA vanligtvis kompensation , vanligtvis i form av rabatter på serviceavgifter.
11 KPI: s varje upphandlingsteam bör mäta utan att misslyckas
Rätt upphandling KPI är relevant för dina affärsmål och enkel att spåra. Medan du utarbetar dina första KPI-upphandlingar kan det vara lite överväldigande. Genom att få en bättre förståelse för deras syfte skulle du kunna identifiera KPI: er som bättre tillgodoser dina behov.
Nedan listas elva KPI-upphandlingar som varje organisation bör hålla reda på:
- Överensstämmelseshastighet
- Leverantörsavvikelseshastighet
- PO och fakturans noggrannhet
- Nödköpshastighet
- Leverantörens ledtid
- PO-cykeltid
- Leverantörs tillgänglighet
- Kostnad per faktura och PO
- Spend under management (SUM)
- Upphandling ROI och fördelar
- Priskonkurrenskraft
Beroende på deras syfte kan dessa KPI-upphandlingar delas in i tre huvudkategorier: säkerställa kvalitet, förbättra leverans och leveransbesparingar. Alla tre kategorierna är beroende av varandra, så fokusering på bara en kategori kan skada de andra två och minska processens hållbarhet.
Svar
Hej där,
från min 15 års strategisk upphandlingskunskap här är en mycket praktisk metod, hur upphandlingscykeln fungerar dagligen. Observera: detta täcker stegen från efterfrågan till kontraktsunderskrift (eftersom jag ser alla fakturor och varukvittonbokningar som mer eller mindre operativa / logistiska frågor):
Jag illustrerade det i tre faser åt dig: / p>
- Efterfrågedefinitionsfas
- Förhandlingsfas
- Tilldelningsfas
Här är det enda steget som jag och min organisation går igenom i bästa fall:
Fas I – Definition av efterfrågan
- Efter den första kontakten mellan efterfrågningsägaren och inköpspersonalen, börjar vanligtvis klargöringsprocessen. Detta inkluderar flera frågor, till exempel …
… vem är dina intressenter (ledning, kunder, andra enheter)?
Detta är ganska viktigt. Jag använder också den här frågan för att se till att när RfP (Request for Proposal) har initierats ska upphandling vara den enda kontaktpunkten för alla diskussioner med leverantörer – ingen sidokommunikation som detta försvagar den övergripande förhandlingspositionen
… har du en uppfattning om potentiella leverantörer som du vill inkludera i efterfrågan / anbudet?
… vilka är gränserna från en efterfrågesägares synvinkel?
… vad är tidslinjen, vad är den senaste punkten vi behöver ett undertecknat kontrakt?
och kanske det viktigaste:
… i nötskal: Vad är ditt slutmål? Vad vill du uppnå med detta anbud (t.ex. frigöra resurser, flytta ett visst ämne till nästa nivå, hitta alternativ etc etc)
- Av dessa frågor – i ett gemensamt arbete – en efterfrågan definition eller ännu bättre en efterfrågan specifikation (vad vill vi kontrakt?) utvecklas. Detta är kärnan i anbudet!
- under denna diskussion kan vissa förtydliganden uppstå som förvandlas till en återkopplingscykel. Upphandling kan verkligen fungera som en kvalitetsgrind här, inte bara för att få jämförbara offert utan hjälper också till att få efterfrågan tydlighet och bättre uppfylla efterfrågan ägarnas slutmål (se ovan) a14e4e0bd9 ”> Fas II – Förhandling
- när kärnan (se ovan) är klar, upphandlingen sammanställer alla arbetsströmmar (såsom lagkrav, kvalitet, IP etc) och förbereder anbudspaketet. Från min erfarenhet fungerar detta bäst, i kombination med ett NDA (Non-Disclosure Agreement).
- I större projekt uppmanar jag potentiella leverantörer att inte bara underteckna en NDA utan också ett uttalande för att erbjuda oss bästa möjliga förslag och en signatur att de är engagerade i oss som kund. Jag lät dem till och med skriva på detta, vilket har en trevlig psykologisk bieffekt. Dessutom hjälper det dem att göra sitt säljteam redo
- När vi har inlett anbudet (RfP – Request for Proposal) kommunicerar vi också tidslinjen.Detta är ganska viktigt eftersom detta vanligtvis är en milstolpe som inte kan bytas ut. Det är som “… om du vill spela, håller du dig till vår tidslinje …” Hjälper till att göra saker kristallklara för alla inblandade parter.
- Under anbudet – vanligtvis efter att de hade dokumenten i en vecka – vi gör en fråga för att svara på alla öppna frågor som säljaren kan ha. Vi ber dem att skicka frågor före sessionen så att vi kan involvera potentiella små och medelstora företag (ämnesfrågor).
- I stora anbud gör vi vanligtvis en gemensam fråga som har två stora fördelar:
- 1. ansträngningsoptimering: vi har ett möte istället för flera med varje leverantör separat
- 2. konkurrensoptimering: om vi har tre eller fler leverantörer att delta är det vanligtvis alltid en av dem som ställer intelligenta frågor och lyser, vilket sätter andra leverantörer under ett visst psykologiskt tryck för att också bäst prestera
- När vi får leverantörer erbjuder vi läser igenom dem, så småningom delas upp i vissa arbetsströmmar, t.ex. g.
- juridiska granskningar ämnen som skulder
- upphandling granskar reklam
- IT (vid behov) granskar tekniska hörnstenar etc etc
- samtidigt kontrollerar jag vissa ämnen inom leverantörernas feedback, till exempel …
- har de referenser? Kan vi ringa ett referenssamtal?
- matchar feedbacken med potentiella tidigare erbjudanden (från andra anbud) till oss?
- Förhandlingarna börjar baserat på feedback från utvärderingar från intressenter och efterfrågeägare
- reklam
- juridiska ämnen
- ytterligare alternativ som erbjuds osv.
När vi har klart allt går vi in …
Fas III – Tilldelning
- i min organisation måste varje strategiskt anbud godkännas av vår högsta ledning. Därför informerar vi dem.
- Utan denna genomgång kan vissa extra krav och feedback uppstå (detta är helt enkelt verklighet, så vi kan behöva göra lite omarbetning
- När alla öppna ämnen har klargjorts , vi undertecknar kontraktsdokumenten
- I strategiska anbud har vi vanligtvis ett tilldelningsmöte, där båda parter fysiskt signerar dokumenten (detta främjar återigen ett leverantörers engagemang för en högpresterande utförande / leverans)
- Slutligen beräknar vi våra besparingar och lägger in dem i våra rapporteringsverktyg
Jag hoppas att detta hjälper dig att klargöra din fråga.
Låt mig veta om du behöver mer information så skapar jag gärna ett blogginlägg på Blogg – Upphandlingsbloggen för att svara mer detaljerat.