Bästa svaret
Kvalificerade personliga assistenter är ersättningsbara tillgångar för alla verkställande kontor.
Tidigare har uppgifterna och PA: s / EA: s kapacitet var begränsad till portvakt, dagbokhantering och grundläggande kommunikation / korrespondens.
Dessa dagar blir personliga assistenter högsta hand för verkställande direktören och i vissa fall deras affärspartners.
Låt oss titta på listan över färdigheter som personliga assistenter har på sina CV idag och utvärdera deras bidrag till en organisation!
- Dagbokshantering
- Reseplanering & Resplanering
- Sammanfattning av forskning och information
- Design av dokument och material
- Hantering av inkorg
- Arkivering och säkerhetskopiering av data
- Kontakthantering
- Presentationsdesign
- Protokoll tar
- Uppföljning av åtgärdsposten
- Koordinering av evenemang
- Projektledning
- Skriftlig och muntlig kommunikation på uppdrag av th e chef
- Lifestyle management
- Grundläggande bokföring
- Office management
- Admin support team ledande
- Redigering / korrekturläsning
- PR och nätverk för organisation / chef
- Organisation
- Tidshantering
- Ställa in produktivitetssystem för att spara tid för sin chef
Som du ser är det en ganska imponerande uppsättning färdigheter som gör bidraget till organisationen ovärderligt!
Den största effekten kommer från deras förmåga att spara tid (därmed pengar) för deras chef (upptagen chef) och hjälpa honom / henne att få arbetet gjort genom att ha kontakt med andra avdelningar och följa upp åtgärder.
Det låter som en bra anledning att anställa en, eller hur?
Svar
Det kommer bara att bli ett anständigt jobb om du kan arbeta bra med dem och kan klara av deras dåliga dagar såväl som normalt tråkigt humdrumarbete när inget mycket händer.
Du måste vara OK med att känna till ins och outs av hur deras sinne fungerar, och svara till deras e-postmeddelanden osv så snart de tas emot.
I grund och botten är du den mest betrodda delen av personens team, och allt du gör medan du arbetar med dem reflekterar över dem.
De litar på dig stora mängder personlig information, deras kontakter, e-post, dagbokstider, telefonsamtal etc och du måste vara säker på att du inte kommer att förstöra saker för dem. Till exempel genom att avslöja ett företagsnamn när du pratar med en kund eller om du får lust på att de har en affär eller något.
Du vet var de befinner sig varje ögonblick på arbetsdagen och ibland krävs diskretion.
Jag blev också ombedd att köpa presenter till fruar och packa in dem och sånt, faktiskt av hela kontoret. Många människor skulle betrakta den här typen av saker ”under dem” och skulle bara göra arbetsrelaterade uppgifter, men sanningen är att ditt jobb är att hjälpa personen, och ofta kommer saker att spridas över från deras personliga liv. Det är bara odjurets natur.
Jag uppmanades ofta att utföra uppgifter som var långt bortom mitt ansvarsområde som att leverera hundratals julklappar över London för hand i två år i rad, fotografera laget och göra design arbete.
Jag blev också uppmanad att samordna och ge feedback för investerares vägar, att nå ut till företaget och till och med investerarna själv att ordna och följa upp mötena.
Detta är mycket mer än vad en verkställande assistent borde behöva göra enligt deras arbetsbeskrivning.
Ett par dumma saker jag gjorde när jag arbetade för en avdelningschef för investmentbank som också var en styrelseledamot. Han var min chef, och även om jag var ganska i linje med honom, fick jag också upp mer än ett tillfälle.
1. Vi hade just fått nyheter om en möjlig sammanslagning med en annan bank, så han bad mig skriva ut brev till alla sina kontakter, hålla dem i kuvert och ha dem redo att skicka ut när nyheten är officiell. Dumma mig fick dock inte riktigt instruktionerna och jag skickade ut brevet.
Posten hade redan samlats in av posttjänsten, så jag tillbringade en sömnlös natt med att oroa mig och få panik över vad som skulle hända jag och ännu viktigare honom om de hade fått brev men sammanslagningen inte skedde. Det skulle vara en skandal.
2. Jag hade tagit med TB på min arbetsplats. Lång historia och jag har skrivit andra svar om det. För att utbilda människor och förhindra att sjukdomen sprids hade en hälsobesök tagits in från kommunen. Hur som helst, han satt i ett möte med VD och CFO för en av hans stora kunder. Jag knackade på dörren till var de möttes och meddelade honom, ”ledsen att avbryta men hälsobesökaren är här och mötet börjar”.
Det är självklart att när han var färdig med mötet, tog mig in i ett privat rum och bad mig att aldrig skämma honom så någonsin igen.Jag hade ingen aning då och trodde att jag bara hjälpte eftersom det var obligatoriskt för alla att delta, men jag insåg inte hur illa det skulle låta, och hans karaktär var i princip att han naturligtvis inte kunde ha brytt sig om TB.