Was ist der Beschaffungszyklus?

Beste Antwort

Der Beschaffungszyklus besteht aus mehreren Schritten oder Komponenten:

1: Bedarfserkennung

Das Unternehmen muss wissen, dass es ein neues Produkt benötigt, sei es aus internen oder externen Quellen. Das Produkt muss möglicherweise neu bestellt werden, oder es ist ein neuer Artikel für das Unternehmen.

2: Spezifischer Bedarf

Das richtige Produkt ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Einige Branchen haben Standards zur Bestimmung der Spezifikationen. Teilenummern helfen dabei, diese für einige Unternehmen zu identifizieren. Andere Branchen haben keinen Bezugspunkt. Das Unternehmen hat das Produkt möglicherweise in der Vergangenheit bestellt. Wenn nicht, muss das Unternehmen das erforderliche Produkt mithilfe von Kennungen wie Farbe oder Gewicht angeben.

3: Beschaffungsoptionen

Das Unternehmen muss bestimmen, wo es das Produkt erhält. Das Unternehmen verfügt möglicherweise über eine Liste genehmigter Anbieter. Wenn nicht, muss das Unternehmen mithilfe von Bestellungen nach einem Lieferanten suchen oder eine Vielzahl anderer Quellen wie Zeitschriften, das Internet oder Vertriebsmitarbeiter recherchieren. Das Unternehmen qualifiziert die Lieferanten, um das beste Produkt für das Unternehmen zu ermitteln.

4: Preise und Bedingungen

Das Unternehmen untersucht alle relevanten Informationen, um den besten Preis und die besten Konditionen für das Produkt zu ermitteln. Dies hängt davon ab, ob das Unternehmen Waren (leicht verfügbare Produkte) oder spezielle Materialien benötigt. Normalerweise prüft das Unternehmen drei Lieferanten, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft.

5: Bestellung

Die Mit der Bestellung werden Materialien zwischen Käufer und Verkäufer gekauft. Es definiert speziell den Preis, die Spezifikationen und die Geschäftsbedingungen des Produkts oder der Dienstleistung sowie alle zusätzlichen Verpflichtungen.

6: Lieferung

Die Bestellung muss in der Regel per Fax, Post, persönlich, E-Mail oder auf andere elektronische Weise zugestellt werden. Manchmal wird die spezifische Versandart in den Einkaufsbelegen angegeben. Der Empfänger bestätigt dann den Eingang der Bestellung. Beide Parteien bewahren eine Kopie auf.

7: Beschleunigung

Die Expedition der Bestellung befasst sich mit der Aktualität von die Dienstleistung oder Materialien geliefert. Es wird besonders wichtig, wenn es zu Verzögerungen kommt. Zu den am häufigsten festgestellten Problemen gehören Zahlungstermine, Lieferzeiten und Arbeitsabschluss.

8: Eingang und Prüfung von Einkäufen

Sobald das sendende Unternehmen das Produkt geliefert hat, akzeptiert der Empfänger die Artikel oder lehnt sie ab. Die Annahme der Artikel verpflichtet das Unternehmen, diese zu bezahlen.

9: Rechnungsgenehmigung und -zahlung

Drei Dokumente muss übereinstimmen, wenn eine Rechnung die Zahlung anfordert – die Rechnung selbst, das Empfangsdokument und die ursprüngliche Bestellung. Die Vereinbarung dieser Dokumente bestätigt sowohl den Empfänger als auch den Lieferanten. Etwaige Unstimmigkeiten müssen behoben werden, bevor der Empfänger die Rechnung bezahlt. Normalerweise erfolgt die Zahlung in Form von Bargeld, Schecks, Banküberweisungen, Gutschriften oder anderen Arten elektronischer Überweisungen.

10: Datensatzverwaltung

Bei Audits muss das Unternehmen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen. Dazu gehören Kaufaufzeichnungen zur Überprüfung von Steuerinformationen und Bestellungen zur Bestätigung von Garantieinformationen. Kaufdatensätze beziehen sich auch auf zukünftige Einkäufe.

Verwalten Sie Ihre Lieferanten

Lieferanten-Service-Level-Agreements

Service-Level-Agreements (SLAs) sind Vereinbarungen oder Verträge mit Lieferanten, die den Service definieren Sie müssen liefern und das Serviceniveau, das sie liefern müssen. Sie legen auch Verantwortlichkeiten und Prioritäten fest, denen Sie und der Lieferant zugestimmt haben.

SLAs sind vertragliche Verpflichtungen , die häufig in einen rechtsverbindlichen Vertrag integriert sind. Sie können als eine oder mehrere Klauseln oder als ganzer Abschnitt in den Vertrag aufgenommen werden. Sie können SLAs in jedem Lieferantenvertrag verwenden, in dem sie Ihnen einen Service bieten.

Service Level Agreements in Lieferketten

Eine Vereinbarung zum Servicelevel des Lieferanten sollte eine umfassende Beschreibung aller Aspekte des Service des Lieferanten enthalten.In der Regel legt das SLA Folgendes fest:

• die Art des zu erbringenden Dienstes
• die akzeptablen und nicht akzeptablen Dienstniveaus
• die damit verbundenen Metriken Service und Leistung des Lieferanten
• der Zeitplan für die Lieferung
• Verantwortlichkeiten des Dienstleisters und des Kunden
• Bestimmungen zur Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften
• zur Überwachung und Meldung von Servicebedingungen
• Zahlungsbedingungen
• wie Streitigkeiten beigelegt werden
• mögliche Korrekturmaßnahmen
• Bestimmungen zur Vertraulichkeit und Geheimhaltung
• Kündigungsbedingungen

Wenn Lieferanten die vereinbarten Servicelevels nicht einhalten, sehen SLAs normalerweise eine Entschädigung , üblicherweise in Form von Rabatten auf Servicegebühren.

11 KPIs, die jedes Beschaffungsteam unbedingt messen sollte

Der richtige Beschaffungs-KPI ist für Ihre Geschäftsziele relevant und einfach zu verfolgen. Während Sie Ihre ersten Beschaffungs-KPIs erstellen, kann dies etwas überwältigend sein. Durch ein besseres Verständnis ihres Zwecks können Sie KPIs identifizieren, die Ihren Anforderungen besser entsprechen.

Nachfolgend sind elf Beschaffungs-KPIs aufgeführt, die jedes Unternehmen im Auge behalten sollte:

• Konformitätsrate
• Lieferantenfehlerrate
• Bestell- und Rechnungsgenauigkeit
• Rate der Notfallkäufe
• Lieferantenvorlaufzeit
• Bestellzykluszeit
• Verfügbarkeit des Lieferanten
• Kosten pro Rechnung und Bestellung
• Ausgaben unter Verwaltung (SUM)
• Beschaffung ROI und Vorteile
• Preiswettbewerbsfähigkeit

Abhängig von ihrem Zweck können diese Beschaffungs-KPIs in drei Hauptkategorien unterteilt werden: Qualitätssicherung, Verbesserung der Lieferung und Einsparungen bei der Lieferung. Alle drei Kategorien sind voneinander abhängig, sodass die Konzentration auf nur eine Kategorie den beiden anderen schaden und die Nachhaltigkeit des Prozesses verringern kann.

Antwort

Hey,

von mir 15 Jahre strategische Beschaffungskompetenz hier ist ein sehr praktischer Ansatz, wie der Beschaffungszyklus täglich abläuft. Bitte beachten Sie: Dies umfasst die Schritte von der Nachfrage bis zur Vertragsunterzeichnung (da ich alle Buchungen von Rechnungen und Wareneingängen als mehr oder weniger betriebliche / logistische Fragen betrachte):

Ich habe es für Sie in drei Phasen dargestellt:

1. Anforderungsdefinitionsphase
2. Verhandlungsphase
3. Vergabephase

Hier sind Die einzelnen Schritte, die ich und meine Organisation im besten Fall durchlaufen:

Phase I – Bedarfsdefinition

• Nach dem ersten Kontakt zwischen dem Nachfrageeigentümer und dem Beschaffungsfachmann beginnt normalerweise der Klärungsprozess. Dies umfasst mehrere Fragen, wie z. B.…

… wer sind Ihre Stakeholder (Management, Kunden, andere Einheiten)?

Dies ist sehr wichtig. Ich benutze diese Frage auch, um sicherzustellen, dass nach der Initiierung des RfP (Request for Proposal) die Beschaffung der zentrale Ansprechpartner für alle Diskussionen mit Anbietern sein sollte – keine Nebenkommunikation als Dies schwächt die gesamte Verhandlungsposition.

… haben Sie eine Vorstellung von potenziellen Anbietern, die Sie in die Nachfrage / Ausschreibung aufnehmen möchten?

… woraus bestehen die Grenzen Sichtweise eines Nachfrageeigentümers?

… was ist der Zeitplan, was ist der letzte Punkt, an dem wir einen unterzeichneten Vertrag benötigen?

und vielleicht der wichtigste:

… Auf den Punkt gebracht: Was ist Ihr Endziel? Was möchten Sie mit dieser Ausschreibung erreichen (z. B. Ressourcen freisetzen, ein bestimmtes Thema auf die nächste Ebene verschieben, Alternativen finden usw. usw.)

• Aus diesen Fragen heraus – in gemeinsamer Anstrengung – a Nachfragedefinition oder noch besser eine Nachfragespezifikation (was wollen wir abschließen?) entwickelt sich. Dies ist der Kern der Ausschreibung!
• Während dieser Diskussion können bestimmte Klarstellungen auftreten, die sich in einen Rückkopplungszyklus verwandeln. Die Beschaffung kann hier nicht nur als Qualitätsfaktor dienen, um vergleichbare Angebote zu erhalten, sondern auch, um die Klarheit der Nachfrage zu verbessern und das Endziel der Nachfrageeigentümer besser zu erreichen (siehe oben).

Phase II – Verhandlung

• Sobald der Kern (siehe oben) fertiggestellt ist, fasst die Beschaffung alle Arbeitsbereiche zusammen (wie gesetzliche Anforderungen, Qualität, geistiges Eigentum) usw.) und bereitet das Angebotspaket vor. Nach meiner Erfahrung funktioniert dies am besten in Kombination mit einer NDA (Geheimhaltungsvereinbarung).
• Bei größeren Projekten fordere ich potenzielle Lieferanten auf, nicht nur eine NDA zu unterzeichnen, sondern auch eine Erklärung abzugeben, um uns den bestmöglichen Vorschlag zu unterbreiten und eine Unterschrift, dass sie uns als Kunden verpflichtet sind. Ich habe sie sogar unterschreiben lassen, was eine schöne psychologische Nebenwirkung hat. Dies hilft ihnen außerdem, ihr Verkaufsteam vorzubereiten.
• Sobald wir die Ausschreibung gestartet haben (RfP – Request for Proposal), teilen wir auch den Zeitplan mit.Dies ist sehr wichtig, da dies normalerweise ein unveränderlicher Meilenstein ist. Es ist wie „… wenn du spielen willst, bleibst du bei unserer Zeitleiste…“ Hilft, die Dinge für alle Beteiligten kristallklar zu machen.
• Während der Ausschreibung – normalerweise nachdem sie die Dokumente für eine Woche hatten – Wir führen eine Frage- und Antwortrunde durch, um alle offenen Fragen des Anbieters zu beantworten. Wir bitten sie, vor der Sitzung Fragen zu stellen, damit wir potenzielle KMU (Fachexperten) einbeziehen können.
• Bei großen Ausschreibungen führen wir normalerweise gemeinsame Fragen und Antworten durch, die zwei Hauptvorteile haben:
• 1. Aufwandsoptimierung: Wir haben 1 Meeting anstelle von mehreren mit jedem Anbieter separat
• 2. Wettbewerbsoptimierung: Wenn wir drei oder mehr Anbieter zur Teilnahme haben, gibt es normalerweise immer einen, der intelligente Fragen stellt und glänzt, wodurch andere Anbieter einem gewissen psychologischen Druck ausgesetzt sind, ebenfalls die beste Leistung zu erbringen.
• Sobald wir die erhalten haben Anbieterangebote, die wir durchlesen, werden schließlich in bestimmte Arbeitsabläufe aufgeteilt, z. B.
• rechtliche Überprüfungen Themen wie Verbindlichkeiten
• Beschaffungsprüfungen Werbespots
• IT (falls erforderlich) prüft technische Eckpfeiler usw. usw.
• Bei der Gleichzeitig überprüfe ich bestimmte Themen im Feedback des Anbieters, z. B.…
• Haben sie Referenzen? Können wir einen Referenzanruf haben?
• stimmt das Feedback mit potenziellen früheren Angeboten (aus anderen Ausschreibungen) überein?
• Die Verhandlungen beginnen auf dem Feedback von Bewertungen von Stakeholdern und Nachfrageeigentümern
• Werbung
• Rechtsthemen
• zusätzliche Optionen usw.

Sobald wir alles geklärt haben, geben wir…

Phase III – Vergabe

• In meiner Organisation muss jede strategische Ausschreibung von unserer Geschäftsleitung genehmigt werden. Daher informieren wir sie.
• Aus diesem Briefing können sich einige zusätzliche Anforderungen und Rückmeldungen ergeben (dies ist einfach Realität, sodass wir möglicherweise einige Nacharbeiten vornehmen müssen
• Sobald alle offenen Themen geklärt sind Wir unterzeichnen die Vertragsdokumente.
• Bei strategischen Ausschreibungen haben wir normalerweise ein Vergabetreffen, bei dem beide Parteien die Dokumente physisch unterzeichnen (dies fördert wiederum das Engagement des Anbieters für eine leistungsstarke Ausführung / Lieferung)
• Schließlich berechnen wir unsere Einsparungen und geben sie in unsere Berichterstellungstools ein.

Ich hoffe, dies hilft bei der Klärung Ihrer Frage.

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen und ich werde gerne einen Blog-Beitrag auf Blog – The Procurement Blog erstellen, um diese detaillierter zu beantworten.