Beste Antwort
Qualifizierte persönliche Assistenten sind unersetzliche Vermögenswerte für jede Geschäftsstelle.
Zuvor die Aufgaben und die Fähigkeiten von PAs / EAs beschränkten sich auf Gatekeeping, Tagebuchverwaltung und grundlegende Kommunikation / Korrespondenz.
Heutzutage werden persönliche Assistenten zur rechten Hand der Führungskraft und in einigen Fällen zu ihren Geschäftspartnern.
Sehen wir uns die Liste der Fähigkeiten an, die Personal Assistants heutzutage in ihren Lebensläufen haben, und bewerten Sie ihren Beitrag zu einer Organisation!
- Tagebuchmanagement
- Reiseplanung & Reiseroutendesign
- Zusammenfassung von Forschung und Informationen
- Design von Dokumenten und Materialien
- Posteingangsverwaltung
- Ablage und Datensicherung
- Kontaktverwaltung
- Präsentationsdesign
- Protokollierung
- Nachverfolgung von Aktionselementen
- Veranstaltungskoordination
- Projektmanagement
- Schriftliche und mündliche Mitteilung im Namen von th e Executive
- Lifestyle-Management
- Grundlegende Buchhaltung
- Office-Management
- Leitung des Admin-Support-Teams
- Bearbeiten / Korrekturlesen
- PR & Networking für Organisation / Chef
- Organisation
- Zeitmanagement
- Einstellen von Produktivitätssystemen, um Zeit für ihren Chef zu sparen
Wie Sie sehen, ist es eine beeindruckende Reihe von Fähigkeiten, die den Beitrag zur Organisation von unschätzbarem Wert machen!
Die größte Auswirkung ergibt sich aus ihrer Fähigkeit, Zeit (und damit Geld) zu sparen ihren Chef (vielbeschäftigte Führungskraft) und helfen ihm / ihr, die Arbeit zu erledigen, indem sie mit anderen Abteilungen Kontakt aufnehmen und Maßnahmen verfolgen.
Klingt nach einem guten Grund, einen einzustellen, oder?
Antwort
Es wird nur ein anständiger Job, wenn Sie gut mit ihnen arbeiten und mit ihren schlechten Tagen sowie normaler langweiliger Arbeit fertig werden können, wenn nicht viel los ist.
Sie müssen damit einverstanden sein, die Vor- und Nachteile der Funktionsweise ihres Geistes zu kennen und darauf zu reagieren zu ihren E-Mails usw., sobald sie empfangen wurden.
Grundsätzlich sind Sie der vertrauenswürdigste Teil des Teams dieser Person, und alles, was Sie tun, während Sie mit ihnen arbeiten, reflektiert sie.
Sie vertrauen Ihnen riesige Mengen an persönlichen Daten, ihren Kontakten, E-Mails, Tagebuchterminen, Telefonanrufen usw. an, und Sie müssen sicher sein, dass Sie ihnen nichts vormachen. Zum Beispiel, indem Sie einen Firmennamen preisgeben, wenn Sie mit einem Kunden sprechen oder wenn Sie Wind davon bekommen, dass er eine Affäre oder etwas anderes hat.
Sie wissen, wo sie sich in jedem Moment ihres Arbeitstages befinden, und manchmal ist Diskretion erforderlich.
Ich wurde auch vom ganzen Büro gebeten, Geschenke für Frauen zu kaufen und sie einzupacken. Viele Menschen würden diese Art von Dingen „unter sich“ betrachten und nur arbeitsbezogene Aufgaben erledigen, aber die Wahrheit ist, dass es Ihre Aufgabe ist, der Person zu helfen, und häufig werden Dinge aus ihrem persönlichen Leben übergehen. Das ist nur die Natur des Tieres.
Ich wurde oft aufgefordert, Aufgaben zu erledigen, die weit über meinen Aufgabenbereich hinausgingen, z. B. zwei Jahre lang Hunderte von Weihnachtsgeschenken per Hand durch London zu liefern, das Team zu fotografieren und Design zu machen Arbeit.
Ich wurde auch aufgefordert, die Roadshows der Investoren zu koordinieren und Feedback zu geben, um das Unternehmen und sogar die Investoren selbst zu erreichen, um die Vorkehrungen zu treffen und die Treffen zu verfolgen.
Dies geht weit über das hinaus, was ein Assistent der Geschäftsleitung gemäß seiner Stellenbeschreibung tun sollte.
Ein paar dumme Dinge, die ich getan habe, als ich für einen Abteilungsleiter im Investment Banking gearbeitet habe, der es auch war ein Vorstandsmitglied. Er war mein Chef, und obwohl ich ziemlich im Einklang mit ihm war, habe ich mich auch mehr als einmal gemeldet.
1. Wir hatten gerade die Nachricht von einer wahrscheinlichen Fusion mit einer anderen Bank erhalten, also bat er mich, Briefe an alle seine Kontakte auszudrucken, sie in Umschläge zu stecken und sie zum Versand bereit zu halten, sobald die Nachricht offiziell ist. Dumm, dass ich die Anweisungen jedoch nicht ganz verstanden habe und die Briefe verschickt habe.
Die Post war bereits von der Post abgeholt worden, also verbrachte ich eine schlaflose Nacht damit, mir Sorgen zu machen und in Panik zu geraten, was passieren würde Ich und vor allem er, wenn sie die Briefe bekommen hätten, aber die Fusion nicht stattgefunden hätte. Es wäre ein Skandal.
2. Ich hatte TB an meinen Arbeitsplatz gebracht. Lange Geschichte und ich habe andere Antworten darüber geschrieben. Um die Menschen aufzuklären und die Ausbreitung der Krankheit zu verhindern, wurde von der örtlichen Behörde ein Gesundheitsbesucher hinzugezogen. Wie auch immer, er saß in einer Besprechung mit dem CEO und CFO eines seiner Hauptkunden. Ich klopfte an die Tür, an der sie sich trafen, und sagte zu ihm: „Tut mir leid, dass ich unterbrochen habe, aber der Gesundheitsbesucher ist hier und das Treffen beginnt.“
Unnötig zu sagen, sobald er mit dem Treffen fertig war nahm mich in ein privates Zimmer und bat mich, ihn nie wieder so in Verlegenheit zu bringen.Ich hatte zu der Zeit keine Ahnung und dachte, ich sei nur hilfreich, da jeder teilnehmen musste, aber ich wusste nicht, wie schlecht es klingen würde, und sein Charakter war im Grunde genommen, dass er sich natürlich nicht weniger hätte interessieren können über die TB.