Beste svaret
Anskaffelsessyklusen har et antall trinn eller komponenter;
1: Trenger anerkjennelse
Virksomheten må vite at den trenger et nytt produkt, enten det er fra interne eller eksterne kilder. Produktet kan være et som må bestilles, eller det kan være en ny vare for selskapet.
2: Spesifikt behov
Riktig produkt er avgjørende for selskapet. Noen bransjer har standarder for å bestemme spesifikasjonene. Delenumre hjelper deg med å identifisere disse for noen virksomheter. Andre næringer har ikke noe referansepunkt. Det kan hende at selskapet har bestilt produktet tidligere. Hvis ikke, må virksomheten spesifisere det nødvendige produktet ved hjelp av identifikatorer som farge eller vekt.
3: Sourcing Options
Virksomheten må bestemme hvor produktet skal skaffes. Selskapet kan ha en godkjent leverandørliste. Hvis ikke, må virksomheten søke etter en leverandør ved hjelp av innkjøpsordrer eller undersøke en rekke andre kilder som magasiner, Internett eller salgsrepresentanter. Selskapet vil kvalifisere leverandørene til å bestemme det beste produktet for virksomheten.
4: Priser og vilkår
Virksomheten vil undersøke all relevant informasjon for å bestemme den beste prisen og vilkårene for produktet. Dette vil avhenge av om selskapet trenger varer (lett tilgjengelige produkter) eller spesialiserte materialer. Vanligvis vil virksomheten se på tre leverandører før den tar en endelig beslutning.
5: Innkjøpsordre
innkjøpsordre brukes til å kjøpe materialer mellom kjøper og selger. Den definerer spesifikt prisen, spesifikasjonene og vilkårene for produktet eller tjenesten og eventuelle tilleggsforpliktelser.
6: Levering
Innkjøpsordren må leveres, vanligvis per faks, post, personlig, e-post eller på annen elektronisk måte. Noen ganger er den spesifikke leveringsmetoden spesifisert i innkjøpsdokumentene. Mottakeren bekrefter deretter mottakelsen av innkjøpsordren. Begge parter beholder en kopi på filen.
7: Ekspedisjon
Ekspedisjon av innkjøpsordren adresserer aktualiteten til tjenesten eller materialet som er levert. Det blir spesielt viktig hvis det er forsinkelser. Problemene som oftest er nevnt inkluderer betalingsdatoer, leveringstider og fullført arbeid.
8: Mottak og inspeksjon av kjøp
Når det avsendende selskapet har levert produktet, godtar eller avviser mottakeren varene. Aksept av varene forplikter selskapet til å betale for dem.
9: Godkjenning og betaling av faktura
Tre dokumenter må samsvare når en faktura ber om betaling – selve fakturaen, mottaksdokumentet og den originale innkjøpsordren. Avtalen mellom disse dokumentene gir bekreftelse fra både mottaker og leverandør. Eventuelle avvik må løses før mottakeren betaler regningen. Vanligvis skjer betaling i form av kontanter, sjekk, bankoverføringer, kredittbrev eller andre typer elektroniske overføringer.
10: Record Maintenance
I tilfelle revisjoner, må selskapet føre ordentlig register. Disse inkluderer kjøpsposter for å verifisere skatteinformasjon og innkjøpsordrer for å bekrefte garantiinformasjonen. Kjøpsposter refererer også til fremtidige kjøp.
Administrer leverandørene dine
Servicenivåavtaler for leverandører
Serviceniveavtaler (SLAer) er avtaler eller kontrakter med leverandører som definerer tjenesten de må levere og servicenivået de må levere. De angir også ansvar og prioriteringer du og leverandøren ble enige om.
SLA er kontraktsforpliktelser ofte innebygd i en juridisk bindende kontrakt. De kan inngå i kontrakten som en eller flere klausuler, eller som en hel seksjon. Du kan bruke SLA i en hvilken som helst leverandørkontrakt der de gir deg en tjeneste.
Servicenivåavtaler i forsyningskjeder
En serviceavtale for leverandører bør gi en omfattende beskrivelse av alle aspekter av leverandørens tjeneste.SLA vil vanligvis angi:
- typen tjeneste som skal leveres
- akseptable og uakseptable servicenivåer
- beregningene knyttet til leverandørens service og ytelse
- tidsplanen for levering
- ansvaret for tjenesteleverandøren og kunden
- bestemmelser for overholdelse av juridiske og forskriftsmessige
- mekanismer for overvåking og rapportering av tjenester
- betalingsbetingelser
- hvordan tvister skal løses
- mulige korrigerende tiltak
- bestemmelser om konfidensialitet og taushetsplikt
- termineringsbetingelser
Hvis leverandører ikke oppfyller avtalt servicenivå, sørger SLA vanligvis for kompensasjon , vanligvis i form av rabatter på serviceavgifter.
11 KPIs hvert anskaffelsesteam bør måle uten feil
Riktig anskaffelse KPI er relevant for dine forretningsmål og enkel å spore. Mens du utarbeider dine første anskaffelses-KPI-er, kan det være litt overveldende. Ved å få en bedre forståelse av formålet deres, vil du kunne identifisere KPI-er som bedre tjener dine behov.
Nedenfor er oppført elleve KPI-er for innkjøp som hver organisasjon bør holde oversikt over:
- Overholdelsesgrad
- Leverandørens mangelfrekvens
- PO og fakturanøyaktighet
- Nødkjøpsfrekvens
- Leveringstid
- PO-syklustid
- Leverandørtilgjengelighet
- Kostnad per faktura og PO
- Utgifter under administrasjon (SUM)
- Innkjøp Avkastning og fordeler
- Priskonkurranseevne
Avhengig av formålet kan disse anskaffelses-KPIene deles inn i tre hovedkategorier: sikre kvalitet, forbedre levering og leveringsbesparelser. Alle tre kategoriene er gjensidig avhengige, så det å fokusere på bare en kategori kan skade de to andre og redusere prosessens bærekraft.
Svar
Hei der,
fra min 15 års strategisk innkjøpskompetanse her er en veldig praktisk tilnærming, hvordan anskaffelsessyklusen fungerer daglig. Merk: dette dekker trinnene fra etterspørsel til kontraktsignatur (da jeg ser alle faktura- og varemottakebestillinger som mer eller mindre operasjonelle / logistiske spørsmål):
Jeg illustrerte det i tre faser for deg:
- Etterspørselsdefinisjonsfase
- Forhandlingsfase
- Tildelingsfase
Her er det eneste trinnet jeg og organisasjonen min gjennomgår i beste fall:
Fase I – Definisjon av etterspørsel
- Etter den første kontakten mellom etterspørselseieren og anskaffelsesprofesjonen, starter vanligvis avklaringsprosessen. Dette inkluderer flere spørsmål, for eksempel…
… hvem er dine interessenter (ledelse, kunder, andre enheter)?
Dette er ganske viktig. Jeg bruker også dette spørsmålet for å være sikker på at når RfP (Request for Proposal) er startet, bør anskaffelse være det eneste kontaktpunktet for alle diskusjoner med leverandører – ingen sidekommunikasjon som dette svekker den samlede forhandlingsposisjonen
… har du en idé om potensielle leverandører du vil inkludere i etterspørselen / anbudet?
… hva er grensene fra et krav til eiere?
… hva er tidslinjen, hva er det siste punktet vi trenger en signert kontrakt?
og kanskje det viktigste:
… i nøtteskall: Hva er ditt endelige mål? Hva vil du oppnå med dette anbudet (f.eks. Frigjør ressurser, flytter et bestemt tema til neste nivå, finner alternativer osv. Osv.)
- Ut av disse spørsmålene – i en felles innsats – en kravdefinisjon eller enda bedre en etterspørselsspesifikasjon (hva ønsker vi å inngå kontrakt med?) utvikler seg. Dette er kjernen i anbudet!
- under denne diskusjonen kan det oppstå visse avklaringer som blir til en tilbakemeldingssyklus. Innkjøp kan virkelig fungere som en kvalitetsport her, ikke bare for å få sammenlignbare tilbud, men hjelper også til å få klarhet i etterspørselen og bedre oppfylle etterspørselseiernes sluttmål (se ovenfor)
Fase II – forhandling
- når kjernen (se ovenfor) er ferdig, anskaffer anskaffelsen alle arbeidsstrømmene (som lovkrav, kvalitet, IP etc) og preps anbudspakken. Fra min erfaring fungerer dette best, kombinert med en NDA (Non-Disclosure Agreement).
- I større prosjekter informerer jeg potensielle leverandører om ikke bare å signere en NDA, men også en uttalelse for å tilby oss et best mulig forslag og en signatur om at de er forpliktet til oss som kunde. Jeg lot dem til og med signere dette, noe som har en fin psykologisk bivirkning. I tillegg hjelper dette dem med å gjøre salgsteamet klart
- Når vi har startet anbudet (RfP – Request for Proposal), kommuniserer vi også tidslinjen.Dette er ganske viktig fordi dette vanligvis er en ikke-foranderlig milepæl. Det er som «… hvis du vil spille, holder du deg til tidslinjen vår …» Hjelper med å gjøre ting krystallklare for alle involverte parter.
- Under anbudet – vanligvis etter at de hadde dokumentene i en uke – vi gjør en spørsmål og en økt for å svare på alle åpne spørsmål leverandøren måtte ha. Vi ber dem sende spørsmål før økten, slik at vi kan involvere potensielle små og mellomstore bedrifter (Subject Matter Experts).
- I store anbud gjør vi vanligvis en felles spørsmål og svar som har to store fordeler:
- 1. innsatsoptimalisering: vi har 1 møte i stedet for flere med hver leverandør separat
- 2. konkurranseoptimalisering: hvis vi har tre eller flere leverandører å delta, er det alltid en av dem som stiller intelligente spørsmål og skinner, noe som setter andre leverandører under et visst psykologisk press for å også best prestere
- Når vi mottar leverandører tilbyr vi leser gjennom dem, til slutt delt opp i visse arbeidsstrømmer, f.eks. g.
- juridiske vurderinger emner som forpliktelser
- innkjøp gjennomgår reklame
- IT (om nødvendig) gjennomgår tekniske hjørnesteiner osv. osv.
- På samtidig sjekker jeg visse emner i tilbakemeldingen fra leverandørene, for eksempel …
- har de referanser? Kan vi få en referanseanrop?
- samsvarer tilbakemeldingen med potensielle tidligere tilbud (fra andre anbud) til oss?
- Forhandlingene starter basert på tilbakemelding fra evalueringer fra interessenter og etterspørselseiere
- reklame
- juridiske emner
- tilleggstilbud som tilbys osv.
Når vi har klart alt, går vi inn …
Fase III – Tildeling
- i organisasjonen min må hvert strategisk anbud godkjennes av toppledelsen. Derfor orienterer vi dem.
- Ut av denne orienteringen kan det oppstå tilleggskrav og tilbakemeldinger (dette er rett og slett virkeligheten, så det kan hende vi må gjøre noen omarbeid
- Når alle åpne emner er avklart , vi signerer kontraktsdokumentene
- I strategiske anbud har vi vanligvis et tildelingsmøte, hvor begge parter fysisk signerer dokumentene (dette fremmer igjen en leverandørengasjement for en høy ytelse / levering)
- Til slutt beregner vi besparelsene våre og legger dem inn i rapporteringsverktøyene våre
Jeg håper dette hjelper deg med å avklare spørsmålet ditt.
Gi meg beskjed hvis du trenger mer informasjon og jeg oppretter gjerne et blogginnlegg på Blogg – Innkjøpsbloggen for å svare dem nærmere.