Beste svaret
Kvalifiserte personlige assistenter er uerstattelige eiendeler til ethvert lederkontor.
Tidligere var oppgavene og PAs / EAs evner var begrenset til gatekeeping, dagbokhåndtering og grunnleggende kommunikasjon / korrespondanse.
I disse dager blir personlige assistenter høyre hånd for Executive og i noen tilfeller deres forretningspartnere.
La oss se på listen over ferdigheter som Personal Assistants har på CV-ene sine i disse dager, og vurdere deres bidrag til en organisasjon!
- Diary Management
- Reiseplanlegging & Reiseplandesign
- Sammendrag av forskning og informasjon
- Design av dokumenter og materialer
- Administrasjon av innboks
- Arkivering og sikkerhetskopiering av data
- Kontaktadministrasjon
- Presentasjonsdesign
- Referat tar
- Oppfølging av handlingselement
- Arrangementskoordinering
- Prosjektledelse
- Skriftlig og muntlig kommunikasjon på vegne av th e executive
- Lifestyle management
- Basic bookkeeping
- Office management
- Admin support team leading
- Redigering / korrekturlesing
- PR og nettverk for organisasjon / sjef
- Organisasjon
- Tidsstyring
- Angi produktivitetssystemer for å spare tid for sjefen
Som du ser, er det ganske imponerende sett med ferdigheter som gjør bidraget til organisasjonen uvurderlig!
Den største effekten kommer fra deres evne til å spare tid (derav penger) for sjefen (travel leder) og hjelpe ham / henne med å få jobben gjort ved å ha kontakt med andre avdelinger og følge opp handlingspunkter.
Høres ut som en god grunn til å ansette en, ikke sant?
Svar
Det kommer bare til å bli en anstendig jobb hvis du kan jobbe godt med dem og kan takle de dårlige dagene, så vel som normalt kjedelig humdrum-arbeid når det ikke skjer mye.
Du må være OK med å kjenne inn og ut av hvordan tankene deres fungerer, og svare til e-postene deres osv. så snart de er mottatt.
I utgangspunktet er du den mest pålitelige delen av denne personens team, og alt du gjør mens du jobber med dem, reflekterer over dem.
De stoler på store mengder personopplysninger, deres kontakter, e-post, dagbokavtaler, telefonsamtaler osv., og du må være sikker på at du ikke kommer til å ødelegge ting for dem. For eksempel ved å avsløre et firmanavn når du snakker med en klient av dem, eller hvis du får vite at de har en affære eller noe.
Du vet hvor de er hvert øyeblikk av arbeidsdagen, og noen ganger er det nødvendig med skjønn.
Jeg ble også bedt om å kjøpe gaver til koner og pakke dem inn og ting, av hele kontoret faktisk. Mange mennesker vil vurdere denne typen ting under dem og ville bare utføre arbeidsrelaterte oppgaver, men sannheten er at din jobb er å hjelpe personen, og ofte vil ting rømme fra deres personlige liv. Det er bare dyrets natur.
Jeg ble ofte bedt om å gjøre oppgaver som var langt utenfor mitt ansvarsområde, som å levere hundrevis av julegaver over hele London for hånd i to år, fotografere teamet og gjøre design arbeid.
Jeg ble også bedt om å koordinere og gi tilbakemelding for investorens roadshows, og nå ut til selskapet og til og med investorene selv for å ordne og følge opp møtene.
Dette er ganske utover det som en lederassistent burde være pålagt å gjøre i henhold til stillingsbeskrivelsen.
Et par dumme ting jeg gjorde mens jeg jobbet for en instituttleder for investeringsbank som også var et styremedlem. Han var sjefen min, og selv om jeg var ganske i tråd med ham, kjørte jeg meg opp ved mer enn en anledning.
1. Vi hadde nettopp fått nyheter om en sannsynlig fusjon med en annen bank, så han ba meg om å skrive ut brev til alle kontaktene sine, legge dem i konvolutter og ha dem klare til å sende ut når nyheten er offisiell. Dumme meg fikk imidlertid ikke instruksjonene, og jeg sendte brevene ut.
Posten hadde allerede blitt samlet inn av posttjenesten, så jeg tilbrakte en søvnløs natt med å bekymre meg og få panikk om hva som ville skje med meg og enda viktigere ham hvis de hadde fått bokstavene, men sammenslåingen ikke skjedde. Det ville være en skandale.
2. Jeg hadde brakt TB inn på arbeidsplassen min. Lang historie, og jeg har skrevet andre svar om det. For å utdanne folk og forhindre at sykdommen spredte seg, hadde en helsebesøk blitt hentet inn fra kommunen. Uansett satt han i et møte med administrerende direktør og økonomidirektør for en av hans store kunder. Jeg banket på døren til hvor de møttes og kunngjorde ham, beklager å avbryte, men helsebesøkende er her og møtet begynner.
Det er unødvendig å si at når han var ferdig med møtet, tok meg med inn i et privat rom og ba meg om aldri å skamme ham sånn igjen.Jeg hadde ingen anelse på det tidspunktet og trodde jeg bare var behjelpelig, da det var obligatorisk for alle å delta, men jeg visste ikke hvor ille det ville høres ut, og karakteren hans var i utgangspunktet at han selvfølgelig ikke kunne brydd seg mindre om TB.