Mejor respuesta
Pasaré por su oficina el próximo miércoles a la 1 pm para recuperar mi archivo. Debe devolver todos los documentos originales (puede hacer copias para su archivo a su cargo), una copia electrónica de los alegatos en una unidad flash y una copia completa de todo el material de descubrimiento que haya recibido (una copia electrónica si es posible ). Por supuesto, no espero una copia de las notas de su caso o registros personales. Pero si cree que dicho material presentaría una imagen completa de este esfuerzo de representación, incluya copias por todos los medios. Si cree que los costos totales excederán los $ [xxx.xx], debe llamarme antes de continuar para que podamos discutir las cosas. Prepare una factura por todos los costos para que pueda reembolsarle en el momento de la recogida. Si este período de tiempo es demasiado corto, llame.
Respuesta
Las políticas relativas a la solicitud de reembolso por gastos de oficina pueden variar de una empresa a otra. Comunicarse con el departamento de contabilidad o de recursos humanos puede brindarle más información sobre los formularios requeridos que podría necesitar completar cuando solicite el pago de los gastos de oficina.
Si solo necesita enviar un correo electrónico a un gerente o supervisor, hay algunos piezas clave de información que debería considerar agregar a su mensaje. Enumere la fecha, el monto del gasto y el motivo del gasto en su correo electrónico. Todos los recibos o facturas que tenga para respaldar su solicitud deben enviarse como un archivo adjunto, aunque también puede entregar personalmente la copia impresa de esta documentación al jefe. También es una buena idea copiar a los miembros del personal relevantes, como el jefe de finanzas o contabilidad, para asegurarse de que todos estén al tanto de la solicitud. Mantenga un tono profesional en todo el correo electrónico y finalícelo con un cálido mensaje de agradecimiento.
Es importante asegurarse de que solo solicita el reembolso de gastos comerciales legítimos. Estos pueden incluir el millaje de cualquier lugar al que haya tenido que conducir y un reembolso por una habitación de hotel necesaria durante viajes de negocios . Los suministros de oficina estándar, como papel de impresora, cuadernos, cartuchos de tóner y grapadoras, por otro lado, pueden no calificar como gastos comerciales reembolsables.
Considere pedirle a su supervisor una lista de gastos comerciales aceptables para que pueda enviar informes de gastos y solicitudes de reembolso con precisión a lo largo de su trabajo en un proyecto.
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