Beste antwoord
Ik kom aanstaande woensdag om 13.00 uur langs bij uw kantoor om mijn dossier op te halen. U moet alle originele documenten terugsturen (u mag op eigen kosten kopieën maken voor uw dossier), een elektronische kopie van de processtukken op een flashdrive en een volledige kopie van al het ontdekkingsmateriaal dat u heeft ontvangen (indien mogelijk een elektronische kopie ). Ik verwacht natuurlijk geen kopie van uw dossiernotities of persoonlijke gegevens. Maar als u denkt dat dergelijk materiaal een compleet beeld zou geven van deze vertegenwoordigingsinspanning, voeg dan zeker kopieën toe. Als u denkt dat de totale kosten hoger zullen zijn dan $ [xxx.xx], dient u mij te bellen voordat u verder gaat, zodat we de zaken kunnen bespreken. Maak een factuur voor alle kosten, zodat ik u kan terugbetalen op het moment van ophalen. Als dit tijdsbestek te kort is, bel dan.
Antwoord
Het beleid met betrekking tot het aanvragen van vergoeding voor kantoorkosten kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Door contact op te nemen met de boekhoud- of HR-afdeling kunt u meer informatie krijgen over de vereiste formulieren die u mogelijk moet invullen wanneer u een vergoeding voor kantoorkosten wilt aanvragen.
Als u alleen een manager of supervisor hoeft te e-mailen, zijn er enkele belangrijke stukjes informatie die u zou moeten overwegen toe te voegen aan uw bericht. Maak een lijst van de datum, het onkostenbedrag en de reden voor de onkosten in uw e-mail. Alle bonnen of facturen die u nodig heeft om uw verzoek te ondersteunen, moeten als bijlage worden verzonden, maar u kunt de papieren versie van dit papierwerk ook met de hand aan de baas bezorgen. Het is ook een goed idee om relevante personeelsleden, zoals het hoofd financiën of boekhouding, te kopiëren om er zeker van te zijn dat iedereen op de hoogte is van het verzoek. Behoud een professionele toon in de e-mail en sluit af met een warm bedankje.
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u alleen om vergoeding vraagt voor legitieme zakelijke uitgaven. Dit kunnen kilometers zijn voor elke plek waar u naartoe moest rijden en een terugbetaling voor een hotelkamer die nodig is tijdens zakenreizen . Standaard kantoorbenodigdheden, zoals printerpapier. Notitieboekjes, tonercartridges en nietmachines komen daarentegen mogelijk niet in aanmerking als vergoedbare zakelijke kosten.
Overweeg om een lijst met aanvaardbare zakelijke uitgaven van uw leidinggevende te vragen, zodat u onkostendeclaraties en vergoedingsverzoeken nauwkeurig kunt indienen gedurende de hele duur van uw werk aan een project.
Heeft u “Freelance schrijvers / redacteurs” op Quora? Veel nuttige blogs / inhoud.