Beste Antwort
Ich werde nächsten Mittwoch um 13:00 Uhr in Ihrem Büro vorbeischauen, um meine Akte abzurufen. Sie müssen alle Originaldokumente (Sie können auf Ihre Kosten Kopien für Ihre Datei erstellen), eine elektronische Kopie der Schriftsätze auf einem Flash-Laufwerk und eine vollständige Kopie des gesamten Entdeckungsmaterials, das Sie erhalten haben, zurücksenden (wenn möglich eine elektronische Kopie) ). Ich erwarte natürlich keine Kopie Ihrer Fallnotizen oder persönlichen Unterlagen. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass ein solches Material ein vollständiges Bild dieser Repräsentationsbemühungen liefert, fügen Sie auf jeden Fall Kopien hinzu. Wenn Sie glauben, dass die Gesamtkosten $ [xxx.xx] überschreiten, sollten Sie mich anrufen, bevor Sie fortfahren, damit wir die Dinge besprechen können. Bereiten Sie eine Rechnung für alle Kosten vor, damit ich Sie zum Zeitpunkt der Abholung erstatten kann. Wenn dieser Zeitraum zu kurz ist, rufen Sie bitte an.
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Die Richtlinien für die Erstattung von Bürokosten können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Wenn Sie sich an die Buchhaltungs- oder Personalabteilung wenden, erhalten Sie weitere Informationen zu den erforderlichen Formularen, die Sie möglicherweise ausfüllen müssen, wenn Sie die Zahlung für Bürokosten beantragen.
Wenn Sie nur eine E-Mail an einen Manager oder Vorgesetzten benötigen, gibt es einige wichtige Informationen Sie sollten in Betracht ziehen, Ihre Nachricht zu ergänzen. Geben Sie in Ihrer E-Mail das Datum, den Kostenbetrag und den Grund für den Aufwand an. Alle Belege oder Rechnungen, die Sie zur Unterstützung Ihrer Anfrage benötigen, sollten als Anhang gesendet werden. Sie können die gedruckte Kopie dieser Unterlagen auch dem Chef übergeben. Es ist auch eine gute Idee, relevante Mitarbeiter wie den Leiter des Finanz- oder Rechnungswesens zu kopieren, um sicherzustellen, dass jeder über die Anfrage informiert ist. Behalten Sie einen professionellen Ton in der gesamten E-Mail bei und beenden Sie ihn mit einer herzlichen Dankesnachricht.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie nur eine Erstattung für legitime Geschäftsausgaben beantragen. Dazu gehören möglicherweise Kilometer für Orte, zu denen Sie möglicherweise fahren mussten, und eine Rückerstattung für ein Hotelzimmer, das während Geschäftsreisen . Standard-Büromaterial wie Druckerpapier. Notebooks, Tonerkartuschen und Hefter hingegen gelten möglicherweise nicht als erstattungsfähige Geschäftskosten.
Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach einer Liste akzeptabler Geschäftsausgaben, damit Sie während der gesamten Dauer Ihrer Arbeit an einem Projekt Spesenabrechnungen und Erstattungsanträge genau einreichen können.
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