Bedste svar
Jeg kommer forbi dit kontor næste onsdag kl. 13 for at hente min fil. Du skal returnere alle originaldokumenter (du kan lave kopier til din fil på din bekostning), en elektronisk kopi af indlæggene på et flashdrev og en komplet kopi af alt opdagelsesmateriale, du har modtaget (en elektronisk kopi, hvis det overhovedet er muligt) ). Jeg forventer naturligvis ikke en kopi af dine sagsnotater eller personlige optegnelser. Men hvis du føler, at sådant materiale ville præsentere et komplet billede af denne repræsentationsindsats, så tag med kopier på alle måder. Hvis du mener, at de samlede omkostninger vil overstige $ [xxx.xx], skal du ringe til mig, inden du fortsætter, så vi kan diskutere tingene. Forbered en faktura for alle omkostninger, så jeg kan tilbagebetale dig på afhentningstidspunktet. Hvis denne tidsramme er for kort, bedes du ringe.
Svar
Politikkerne vedrørende anmodning om refusion for kontorudgifter kan variere fra virksomhed til virksomhed. Nå ud til regnskabs- eller HR-afdelingen kan give dig flere oplysninger om de krævede formularer, som du muligvis skal udfylde, når du søger betaling for kontorudgifter.
Hvis du kun behøver at sende en e-mail til en manager eller vejleder, er der nogle vigtige oplysninger , du bør overveje at føje til din besked. Angiv datoen, udgiftsbeløbet og årsagen til udgiften i din e-mail. Eventuelle kvitteringer eller fakturaer, som du har til at understøtte din anmodning, skal sendes som en vedhæftet fil, selvom du også også kan levere papirkopien af dette papirarbejde til chefen. Det er også en god ide at kopiere relevante medarbejdere, såsom økonomichef eller regnskab, for at sikre, at alle er opmærksomme på anmodningen. Bevar en professionel tone i hele e-mailen og afslut den med en varm takbesked.
Det er vigtigt at sikre, at du kun anmoder om refusion for legitime forretningsudgifter. Disse kan omfatte kilometertal overalt, hvor du muligvis har været nødt til at køre til, og en refusion for et hotelværelse, der er nødvendigt under forretningsrejser . Standard kontorartikler, såsom printerpapir. Notesbøger, tonerpatroner og hæftemaskiner kan på den anden side muligvis ikke kvalificeres som godtgørelige forretningsomkostninger.
Overvej at bede om en liste over acceptable forretningsudgifter fra din vejleder, så du kan indsende udgiftsrapporter og refusionsanmodninger nøjagtigt i hele dit arbejde på et projekt.
Har du tjekket “Freelance Writers / Editors” på Quora? Masser af nyttige blogs / indhold.