Beste svaret
Jeg kommer innom kontoret ditt neste onsdag klokka 13 for å hente filen min. Du skal returnere alle originaldokumenter (du kan lage kopier til filen din for din bekostning), en elektronisk kopi av innleggene på en flash-stasjon og en komplett kopi av alt oppdagelsesmateriell du har mottatt (en elektronisk kopi hvis det er mulig) ). Jeg forventer selvfølgelig ikke en kopi av sakens notater eller personlige poster. Men hvis du føler at slikt materiale ville presentere et fullstendig bilde av denne representasjonsinnsatsen, så ta med kopier for all del. Hvis du tror de totale kostnadene vil overstige $ [xxx.xx], bør du ringe meg før du fortsetter, slik at vi kan diskutere ting. Forbered en faktura for alle kostnader, slik at jeg kan betale deg på tidspunktet for henting. Hvis denne tidsrammen er for kort, kan du ringe.
Svar
Retningslinjene for å be om refusjon for kontorutgifter kan variere fra selskap til selskap. Å nå ut til regnskaps- eller HR-avdelingen kan gi deg mer informasjon om nødvendige skjemaer du kanskje må fylle ut når du søker betaling for kontorutgifter.
Hvis du bare trenger å sende en leder eller veileder via e-post, er det noen viktige opplysninger du bør vurdere å legge til meldingen. Oppgi dato, utgiftsbeløp og årsaken til utgiften i e-posten din. Eventuelle kvitteringer eller fakturaer du har for å støtte forespørselen din, skal sendes som vedlegg, selv om du også kan levere papirkopien til papiret også til sjefen. Det er også en god ide å kopiere relevante medarbeidere, som økonomi- eller regnskapssjef, for å sikre at alle er klar over forespørselen. Oppretthold en profesjonell tone gjennom hele e-posten og avslutt den med en varm takkemelding.
Det er viktig å forsikre deg om at du bare ber om refusjon for legitime forretningsutgifter. Disse kan omfatte kjørelengde hvor som helst du måtte ha kjørt til, og refusjon for et hotellrom som trengs i løpet av forretningsreiser . Standard kontorrekvisita, for eksempel skriverpapir. Notatbøker, tonerkassetter og stiftemaskiner, derimot, kvalifiserer kanskje ikke som refunderbare forretningsutgifter.
Vurder å be om en liste over akseptable forretningsutgifter fra veilederen din, slik at du kan sende inn utgiftsrapporter og refusjonsforespørsler nøyaktig gjennom hele arbeidet ditt på et prosjekt.
Har du sjekket ut «Freelance Writers / Editors» på Quora? Mange nyttige blogger / innhold.